При отправке электронного документа обязательно указываются следующие реквизиты: адресат, дата документа, регистрационный номер документа, фамилия, инициалы и рабочий телефон работника, отправившего электронный документ.
После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470) заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.13. Регистрация документов, поступивших по факсимильной связи
225. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения юридической силы, за исключением документов об освобождении из-под стражи подозреваемых, обвиняемых, осужденных, поступивших из Верховного Суда Российской Федерации, подтвержденных телеграммой категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ".
Документы в адрес учреждений и органов УИС передаются по факсимильным аппаратам.
226. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа. Поэтому обязательна последующая досылка оригинала документа по почте или с нарочным.
Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация является официальным документом, если получена или направлена по абонентскому пункту электронной связи узлов связи ведомственной сети связи ФСИН России либо подтверждена телеграммой категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ".
Ответственность за содержание передаваемого по факсимильной связи документа возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.
227. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью;
фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного работником, подписавшим факсограмму;
подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.
По факсимильной связи запрещается передавать документы, написанные с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанные или написанные на красной, серой бумаге, а также напечатанные шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.
На оригинале документа, переданного по факсимильной связи, или принятой факсограммы указываются дата и время передачи (приема), наименование корреспондента (кто направил или кто принял) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью исполнителя.
Принятая факсограмма докладывается директору ФСИН России (лицу, временно исполняющему его обязанности) в день ее приема, срочная - немедленно и с поручением передается исполнителю под роспись, о чем делается отметка в соответствующем журнале учета.
228. При раздельном учете поступающие (отправляемые) факсограммы регистрируются в журнале учета принятых (переданных) факсограмм.
5.14. Учет и анализ объемов документооборота
229. Учет объемов документооборота в ФСИН России ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
230. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в ФСИН России и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управлением делами ФСИН России и представляются директору ФСИН России (лицу, временно исполняющему его обязанности) в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
231. Под объемом документооборота в ФСИН России понимается количество документов, поступивших в ФСИН России и созданных ею за определенный период времени (квартал, полугодие, год).
232. Учет количества документов за определенный период времени (квартал, полугодие, год) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
Общий объем документооборота подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным данным, структурным подразделениям (местам регистрации документов) и представляется по итогам года в управление делами ФСИН России.
233. При определении объема документооборота отдельно подсчитывается количество поступающих и создающихся в ФСИН России документов.
234. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
235. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
236. Сведения об объеме документооборота структурными подразделениями готовятся по установленной форме (приложение N 17).
237. Сведения о документообороте представляются структурными подразделениями в управление делами ФСИН России ежеквартально, к 3 числу месяца, следующего за отчетным периодом.
5.15. Тиражирование документов
238. Поступающие на тиражирование документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3.
239. На тиражирование передаются первые экземпляры (подлинники) документов.
240. На тиражированных документах на оборотной стороне последнего листа обязательно делается запись: "Дополнительно размножено и разослано___экз.".
241. Тиражирование документов без визы начальника управления делами ФСИН России запрещается.
242. Основанием для копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа (наряда).
243. Необходимость тиражирования документов и целесообразность количества копий определяются руководителем структурного подразделения. Подписанный им заказ (наряд) на производство копировально-множительных работ визируется в управлении делами ФСИН России, затем вместе с документом передается исполнителем для тиражирования.
244. Тиражирование документов производится в порядке очередности их поступления.
245. В первоочередном порядке тиражируются документы за подписью директора ФСИН России (к совещаниям, заседаниям коллегии, проекты нормативных правовых актов и т.п.), его заместителей и срочные. Срочность определяется директором ФСИН России, его заместителями и начальником управления делами ФСИН России.
246. Не производится тиражирование книг, различных справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудно читаемым текстом и мелким шрифтом.
247. Поступающие заказы на выполнение копировально-множительных работ регистрируются в журнале учета заказов.
248. Тиражированные документы передаются исполнителю под роспись.
249. Контроль за изготовлением копий документов возлагается на управление делами ФСИН России. Не допускается изготовление копий, превышающих количество, указанное в заказе (наряде).
VI. Контроль исполнения документов
250. Контроль исполнения документов (далее - контроль) - совокупность осуществляемых управлением делами ФСИН России и структурными подразделениями процедур по обеспечению своевременного и качественного исполнения поступающих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности ФСИН России.
К указанным процедурам относятся: определение основного исполнителя документа, учет и постановка документа на контроль, своевременное доведение контрольного документа до исполнителя, снятие документа с контроля.
251. Контролю, осуществляемому управлением делами ФСИН России, в обязательном порядке подлежит исполнение поручений директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) и его заместителей, данных для обеспечения выполнения федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Председателя и Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, запросов, поступивших от аппарата и членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, от Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, от Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребенка, представлений, протестов и обращений Генеральной прокуратуры Российской Федерации, обращений федеральных органов исполнительной власти, решений коллегии ФСИН России, протоколов заседаний коллегии ФСИН России, протоколов совещаний у директора ФСИН России, предложений, заявлений, жалоб граждан и обращений организаций, а также других запросов, писем и обращений.
252. Постановку документов на контроль осуществляет управление делами ФСИН России при их предварительном рассмотрении с нанесением оттиска красного (синего) цвета штампа "ФСИН России. Контроль" в правом верхнем углу документа.