Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело структурного подразделения, ответственного за хранение договоров, остальные экземпляры направляются сторонам договора.
Копии договора, заверенные печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, направляются адресатам в соответствии с указателем расчета-рассылки, составленным структурным подразделением - инициатором размещения заказа. Указатель расчета-рассылки помещается в номенклатурное дело структурного подразделения вместе с соответствующим договором.
Договор, размещенный на электронной площадке, подписанный электронной подписью, регистрируется в установленном законодательством Российской Федерации порядке и учитывается в структурном подразделении, определенном актом ФСИН России о порядке размещения государственных заказов для нужд ФСИН России.
5.10. Обработка документов в структурных подразделениях
215. Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями о структурных подразделениях, а также должностными инструкциями и регламентами конкретных работников.
216. К процедурам обработки документов в структурных подразделениях относятся:
получение из управления делами ФСИН России организационно-распорядительных документов, адресованных в структурное подразделение;
регистрация в электронной базе данных (входящие, исходящие и внутренние);
представление документов руководителю структурного подразделения;
своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до работников;
контроль исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения;
подготовка и ведение номенклатуры дел структурного подразделения;
оформление номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т.д.);
отправка документов структурного подразделения.
217. Утратил силу.
218. Устанавливается следующий обязательный перечень учитываемых в электронной базе данных или журналах учета структурного подразделения реквизитов документов:
регистрационный номер ФСИН России;
корреспондент;
наименование документа;
дата документа;
исходящий номер документа;
краткое содержание документа;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор
резолюции, дата подписи резолюции);
отметка об исполнении.
219. В регистрационную карточку документа могут помещаться следующие дополнительные сведения:
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
ход исполнения;
наличие приложений;
перенос сроков исполнения.
5.11. Регистрация телеграмм
220. Все поступившие телеграммы подлежат регистрации в управлении делами ФСИН России в электронной базе данных входящих документов, после чего передаются в структурные подразделения, а при необходимости - директору ФСИН России.
221. Исходящие телеграммы регистрируются в электронной базе данных исходящих документов и хранятся в номенклатурных делах структурных подразделений на общих основаниях.
К порядковому номеру добавляется буквенный индекс "т". Например: N 2-55-01 т.
222. Запрещается передача по ведомственной сети связи ФСИН России документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования".
5.12. Прием, обработка и отправка электронных документов
223. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота ФСИН России. Система электронного документооборота ФСИН России должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации*(3).
224. При получении электронных документов работник управления делами ФСИН России, структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
Получение электронных документов должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом 10-20 минут.
При приеме электронных документов по каналам электрической связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
открыть электронный документ и убедиться в правильности его адресования;
проверить наличие сопроводительного письма, а также всех названных в документе приложений;
при поступлении электронного документа, содержащего нечитаемую информацию, или при отсутствии указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров направляется запрос о повторной передаче информации в адрес отправителя.
Работник управления делами ФСИН России, структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, допущенные к передаче (приему) документов, несут персональную ответственность за соблюдение требований приема-передачи документов по каналам электрической связи.
Абзац восьмой утратил силу.
Запрещается передавать в электронных сообщениях сведения, составляющие государственную тайну, и сведения с пометкой "Для служебного пользования".
После подписания документа запрещается внесение каких-либо изменений в его текст.
При передаче руководству ФСИН России поступивших электронных документов на рассмотрение, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям ФСИН России, а также отправке и хранении электронных документов вместе с ними передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью директора ФСИН России.
Регистрация электронного документа аналогична регистрации отправляемого документа на бумажном носителе с занесением в него номера документа и даты регистрации.
Контроль доставки отправленных электронных документов возлагается на работника управления делами ФСИН России, структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, отправившего электронный документ. Контроль обеспечивается средствами электронной почты.