логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки.
Все тексты служебных писем, представляемых на подпись директору ФСИН России (лицу, временно исполняющему его обязанности), подлежат обязательному редактированию в управлении делами ФСИН России.
з) Приложение.
Реквизит "Приложение" отделяется от текста служебного письма 2 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается с абзаца, без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.
Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
При отсутствии в тексте служебного письма наименования прилагаемых документов они обязательно указываются в реквизите "Приложение", затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Проект федерального закона " "
на 7 л. в 2 экз.
2. Пояснительная записка к проекту на 3 л.
В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. только в первый адрес.
В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается:
Приложение: программа в 3 экз.
Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Минфина России от 05.03.2006 N 02-03-04/25 с приложениями к нему, всего на 5 л.
и) Согласование.
Согласование служебных писем за подписью директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, с курирующими первым заместителем (заместителями) директора ФСИН России осуществляется исполнителем.
Служебные письма, содержащие ссылки на нормативные правовые акты либо разъяснение положений нормативных правовых актов, методические рекомендации, представляемые на подпись директору ФСИН России (лицу, временно исполняющему его обязанности) или первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России, в обязательном порядке подлежат согласованию с правовым управлением ФСИН России.
к) Подпись.
Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке ФСИН России, полное - в иных случаях), специальное звание, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается следующим образом:
Начальник управления кадров
специальное звание Подпись И.О. Фамилия
В служебных письмах, оформленных на бланках директора ФСИН России, в реквизите "Подпись" должность не указывается.
В случае, если у адресата имеется воинское или специальное звание, то используется бланк письма ФСИН России и в реквизите "Подпись" указывается:
"Директор
генерал-полковник внутренней службы".
Специальное звание (классный чин) в подписи указывается только тем адресатам, у которых они также имеются.
Несколько подписей лиц с одинаковыми должностями располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала.
Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей.
Служебные письма на бланках директора ФСИН России подписывает только директор ФСИН России.
Служебные письма, поступающие в адрес центрального аппарата ФСИН России, подписываются только руководителями территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, или лицами, временно исполняющими их обязанности.
Если должностное лицо, реквизиты подписи которого заготовлены на проекте служебного письма, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего служебное письмо, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "Врио"). Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
В соответствии с положением о структурном подразделении руководитель структурного подразделения имеет право вести переписку со структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти, другими организациями, структурными подразделениями, территориальными органами ФСИН России, учреждениями, непосредственно подчиненными ФСИН России, по вопросам, входящим в компетенцию структурного подразделения.
л) Служебное письмо, подготовленное в один адрес, готовится в 2-х экземплярах, визы собираются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра. Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, исходящий регистрационный номер структурного подразделения (с подписью директора ФСИН России) внизу на оборотной стороне последнего листа. В случае направления служебного письма по электрической связи документ готовится по аналогии с обзорным письмом - в одном экземпляре, визы собираются на обороте последнего листа, фамилия исполнителя и его телефон указываются на лицевой стороне.
м) Обзорные письма, направляемые в территориальные органы ФСИН России, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, готовятся в одном экземпляре, с указанием на лицевой стороне последнего листа после реквизита "Подпись", фамилии исполнителя и его номера телефона, включая внутренний; визы собираются на обороте последнего листа. В подписи в обязательном порядке указывается специальное звание (классный чин) должностного лица.
Общая формулировка для обзорных писем:
Начальникам территориальных органов
ФСИН России
Начальникам учреждений, непосредственно
подчиненных ФСИН России
н) К служебным письмам могут прилагаться приложения в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица готовится более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
о) Служебные письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства (гарантийные письма), заверяются печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которая ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
п) В служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности". В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".
132. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать с наименованием структурного подразделения.
4.10. Записка (служебная, докладная)
133. Служебная записка является внутренним документом, она реализует в пределах ФСИН России отношения субординации структурных подразделений с руководством ФСИН России и координации между структурными подразделениями.
В служебной записке в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц ФСИН России.
Служебная записка оформляется на бумажном носителе без реквизитов бланка.
Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения - адресанта.