ПАМЯТКА
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ГОДОВОЙ СТАТИСТИЧЕСКОЙ ФОРМЫ N 1
"ПОКАЗАТЕЛИ ОСНОВНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ И РЕЗУЛЬТАТОВ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ" АРХИВА
| Общие требования | Годовая статистическая форма N 1 составляется в 2-х экземплярах, один из которых направляется в вышесто-ящий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела, второй остается в архиве. В Росархив форма направляется в 1-м экземпляре на бумажном носителе и в электронном виде по адресу: arhorg@rusarchives.ru раздельно по государственным имуниципальным архивам. Рекомендуется заполнение формы осуществлять машино- писным способом, при заполнении дробных данных ис- пользовать символ "/" (слэш), исправления не допус- каются. Все сведения по форме N 1, за исключением данных в строке 501, графа 6, даются в тысячах единиц измере-ния с точностью до тысячного знака. Планирование осуществляется только по показателям: строка 101, графы 1 - 5 (включая Дополнение); строка103, графы 1 - 5 (включая Дополнение); строка 201, графы 1, 3 - 7; строка 301, графа 1, выделенные "-".Графа "Примечание" заполняется только при составле- нии отчета. Объяснительная записка к плану/отчету не состав- ляется. Необходимые пояснения даются в текстовой части плана/отчета |
| Строка 101 | Указывается объем планируемых/отреставрированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажнойоснове и видам аудиовизуальных документов). Отчетныепоказатели реставрации документов на бумажной основеопределяются с условием обязательной завершенности работ, например расшитые после реставрации дела при необходимости должны быть переплетены (подшиты). Де-ло учитывается в числе отреставрированных при усло- вии, что реставрацию прошли все нуждающиеся в ней листы данного дела независимо от их числа и сложнос-ти реставрации. В "Дополнении" к строке 101, графа 1, указывается общее количество листов документов, планируемых/от- реставрированных, в т.ч. чертежей, карт, планов и т.п. из расчета: 1 кв. м равен 15 листам. В графе "Примечание" указывается общий объем единиц хранения, нуждающихся в реставрации, по состоянию на31 декабря отчетного года согласно данным учета фи- зического состояния дел. Графа "Примечание" запол- няется также в случае, если реставрация в течение года не планировалась и не проводилась |
| Строка 102 | Указываются суммарные отчетные объемы работ по пе- реплету и подшивке (по результатам реставрации не учитывается), ремонту документов на бумажной основе, дезинфекции, дезинсекции, выполненных как в лабора- ториях, так и непосредственно в архиве, а также по консервационно-профилактической обработке (раздельно по видам) аудиовизуальных документов и страховых ко- пий. Необходимые пояснения даются в тексте отчета. При этом следует иметь в виду, что если подшитые и переплетенные дела вынужденно расшивались при подго- товке их к микрофотокопированию, а затем вновь были переплетены (подшиты), их объем не включается в по- казатель. Исключение составляют дела, качество пе- реплета и подшивки которых обуславливает необходи- мость проведения этой работы вне зависимости от их копирования |
| Строка 103 | Указывается объем планируемых/смикрофильмированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажнойоснове и видам аудиовизуальных документов). При этомследует иметь в виду, что объем единиц хранения, страховые копии на которые изготовлены в рамках реа-лизации международных соглашений, включается в от- четный показатель только после получения полного комплекта (негатив + позитив). В "Дополнении" к строке 103, графа 1, указывается количество кадров негативов, планируемых/отснятых нарулонной пленке, включая негативы микрофиш. В графе "Примечание" указываются дробью: в числителе- объем ед. хр., на которые создан в архиве страхо- вой фонд по состоянию на 31 декабря отчетного года согласно паспортным данным, в знаменателе - общий объем единиц хранения, подлежащих страховому копиро-ванию по состоянию на 31 декабря отчетного года. Графа "Примечание" заполняется также в случае, если создание страхового фонда в течение года не планиро-валось и не проводилось |
| Строки 201- 202 | Указываются количество единиц хранения, планируемых/ принятых на постоянное хранение от организации, дифференцированно по видам документов, отчетные данные о приеме документов от граждан (в условных единицах из расчета: 1 усл. ед. = один объемный документ, альбом, рукопись, микрофильм, CD и т.п. или 20 листов малообъемных документов), а также отчетные данные о приеме документов по личному составу от организаций |
| Строки 201- 202, графа 9 | Указывается количество условных единиц хранения, поступивших из-за рубежа. При этом расчет условных единиц осуществляется так же, как и при приеме доку- ментов личного происхождения. В текстовой части от- чета указывается подробная характеристика полученных документов с разбивкой по видам носителей и их подлинности (копийности) |
| Строка 203 | Указывается количество единиц хранения, внесенных в утвержденные на ЭПК описи, дифференцированно по видам документов |
| Строка 301 | Указывается общее число фондов, сведения о которых планируются/введены в БД "Архивный фонд" при усло- вии, что по каждому из фондов заполнены поля в соот-ветствии с п. 2.6 Временного порядка автоматизиро- ванного государственного учета... (Приказ Росархива от 23.10.2000 N 64). Допускается включение в пока- затель фондов с незаполненными полями "Аннотация" и "Историческая справка". В графе "Примечание" указываются дробью: в числителе- общее количество фондов, включенных в автоматизи- рованную систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, по состоянию на 31 декабря отчетного года, в знаменателе - коли- чество фондов, числящихся в архиве по паспортным данным. Количество введенных/планируемых к вводу описаний переданных, утраченных, присоединенных фондов указывается в текстовой части плана/отчета |
| Строка 302 | Указывается количество единиц хранения, заголовки которых с соответствующими архивными шифрами внесены в базы данных в течение года. Дело, заголовок кото- рого был внесен в несколько БД, учитывается только один раз. В графе "Примечание" указывается общее количество единиц хранения, заголовки которых с соответствую- щими архивными шифрами внесены в тематические БД по состоянию на 31 декабря отчетного года |
| Строка 303 | Указывается дробью: в числителе - уникальные доку- менты, которые в течение года включены в Государст- венный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ, в знаменателе - в региональный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ (если он ведется). В графе "Примечание" (также через дробь) указывается общее количество документов, включенных в данные го- сударственные реестры уникальных документов, по сос- тоянию на 31 декабря отчетного года |
| Строка 401,графа 1 | Указывается суммарное количество всех информационных мероприятий (выставки (головная организация), сбор- ники документов (головная организация), созданные сайты, разделы сайтов, конференции, публикации и статьи в СМИ, экскурсии по архиву и др.), проведен- ных в течение года. В графе "Примечание" указывается количество информа- ционных мероприятий, осуществлявшихся архивом в ка- честве головной организации в рамках выполнения Пла- нов и перечней мероприятий, утвержденных Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, а также в связи с обращениями государст- венных органов и органов местного самоуправления. В текстовой части плана/отчета указывается число мероприятий по каждой из форм использования, вошед- ших в данный показатель |
| Строка 401,графа 2 | Указывается общее количество исполненных запросов физических и юридических лиц, в т.ч. поступивших из- за рубежа, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с зако- нодательством (в т.ч. непрофильные при условии, если даны соответствующие рекомендации по продолжению поиска запрашиваемой информации). В графе "Примечание" указывается дробью: в числителе - количество запросов, исполненных с положительным результатом, в знаменателе - количество запросов, исполненных в установленные законодательством сроки. Исполненными в срок считаются запросы, ответ на ко- торые был подготовлен в течение месяца. При запросе на нескольких лиц учитывается запрос на каждое лицо. В случае если архив запросил дополнительные сведе- ния, после их получения от заявителя запрос учитыва- ется повторно |
| Строка 401,графа 3 | Учитывается количество фактических посещений пользо- вателями читальных залов (общих и для работы с сек- ретными документами) в течение года. В графе "Примечание" указывается общее количество пользователей, работавших в читальных залах |
| Строка 401,графа 4 | Указываются количество посещений за год на основании показаний счетчика посещений (Spylog, Hotlog и т.п.), установленного на главной странице сайта архива или на страничке архива, находящейся на другом сайте (кроме сайта "Архивы России") |
| Строка 401,графа 5 | Указывается суммарное количество: 1) пользователей, работавших в читальных залах ар- хива (общих и для работы с секретными документами); 2) исполненных запросов социально-правового характе- ра (в т.ч. поступивших из-за рубежа); 3) исполненных тематических запросов, в т.ч. направ- ленных через Росархив; 4) исполненных генеалогических запросов (в т.ч. поступивших из-за рубежа); 5) посетителей выставок, при подготовке и проведении которых архив выступал в качестве головной организа- ции; 6) экскурсантов (обзорные и тематические экскурсии); 7) участников встреч с общественностью, конференций, уроков для школьников и студентов, круглых столов; слушателей лекций и докладов, подготовленных сотруд- никами архива. В графе "Примечание" указывается количество испол- ненных тематических запросов |
| Строка 401,графа 6 | Указывается суммарное количество единиц хранения, в т.ч. фонда пользования, выданных: 1) пользователям в читальные залы (общие и для работы с секретными документами) архива; 2) во временное пользование по запросам сторонних организаций; 3) сотрудникам архива в целях проведения плановых и внеплановых работ (за исключением работ по обеспе- чению сохранности документов и их учету). В графе "Примечание" указывается количество выданных единиц хранения фонда пользования |
| Строка 401,графа 7 | Указывается количество единиц хранения, рассекре- ченных Комиссией архива по рассекречиванию архивных документов, межведомственной экспертной комиссией (МЭК), экспертной комиссией органа государственной власти или организации, МВК по защите государствен- ной тайны (частично рассекреченные дела не учиты- ваются). В графе "Примечание" указывается суммарное коли- чество документов, рассекреченных этими комиссиями в качестве тематических подборок. В текстовой части дать пояснения о том, какие комис- сии проводили работу по рассекречиванию архивных документов |
| Строка 501,графа 1 | Под "современными системами" пожарной сигнализации понимаются системы, находящиеся в эксплуатации не более 10 лет. Указывается площадь помещений архива, оснащенных современными системами пожарной сигнализации в течение года. В случае, если в одном здании расположены помещения двух или нескольких архивов, каждый из них включает в показатель объем занимаемых только им площадей. При исчислении площадей необходимо исходить из тре- бований "Инструкции по организации охраны объектов, хранящих культурные ценности, подразделениями вне- ведомственной охраны при органах внутренних дел Российской Федерации" (М., 1998) и норм пожарной безопасности (НПБ 75-98) (Приказ ГУПС МВД России от 04.11.98 N 71). В графе "Примечание" указывается дробью: в числителе - общая площадь помещений архива, оснащенных совре- менными системами пожарной сигнализации, по состоя- нию на 31 декабря отчетного года; в знаменателе - общая площадь помещений архива, оборудованных и тре- бующих оборудования названной системой. Графа "Примечание" заполняется также в случае, если в течение года работы по оснащению архивных площадей указанными системами не проводились |
| Строка 501,графа 2 | Заполняется по аналогии с графой 1 |
| Строка 501,графа 3 | Заполняется по аналогии с графой 1 |
| Строка 501,графа 4 | Указывается суммарная площадь введенных в эксплуата- цию в течение года новых помещений любого производс- твенного назначения, в т.ч. архивохранилищ, рабочих комнат, лабораторных помещений и т.д., и реконструи- рованных архивохранилищ. В данном случае под реконс- трукцией понимается переоборудование под архивохра- нилища помещений, ранее использовавшихся архивными учреждениями для других целей, например две рабочие комнаты архива переоборудованы в архивохранилище |
| Строка 501,графа 5 | Указывается суммарный прирост в течение года протя- женности архивных полок за счет: 1. оснащения стеллажным оборудованием новых и рекон- струированных архивохранилищ; 2. модернизации стеллажного оборудования в действую- щих архивохранилищах. При этом следует иметь в виду, что, если до модерни- зации стеллажного оборудования протяженность полок в архивохранилище составляла 120 пог. м, а после про- ведения работ - 180 пог. м, то в показателе учитыва- ется разница - 60 пог. м. Специализированные архивы, использующие для хранения стеллажи типа "Елочка", прирост протяженности стел- лажных полок рассчитывают в условных пог. м, прини- мая за 1 пог. м количество ячеек, на которых могут быть размещены 70 единиц хранения кинодокументов. В строке "Примечание" указывается общая протяжен- ность архивных полок по состоянию на 31 декабря от- четного года согласно паспортным данным |
| Строка 501,графа 6 | Рассчитывается путем деления количества работников (только руководителей и специалистов по штатному расписанию) на число находящихся в эксплуатации современных компьютеров класса не ниже Pentium. Результат указывается с точностью до одного знака после запятой. В графе "Примечание" указывается наличие в архиве ЛВС (да/нет). Если архив имеет несколько зданий, то "да" указывается при наличии ЛВС хотя бы в одном из них |
| Строка 501,графа 7 | Показатель рассчитывается на основе бухгалтерских отчетов и паспортных данных архива по состоянию на 31 декабря отчетного года без учета библиотечного фонда |