- приемка возвращаемой из специальной лаборатории документации;
- учет материалов страхового фонда документации;
- разработка сметы предстоящих расходов и предложений по финансированию работы группы;
- организация учета затрат на создание страхового фонда документации;
- представление отчетности в вышестоящие инстанции о ходе выполнения планов подготовки и поставки документации на обработку в специальные лаборатории.
3. Структура и состав группы
3.1. Группа СФД формируется из руководящего состава и ведущих специалистов объекта в составе руководителя, заместителей руководителя, секретаря и членов группы.
3.2. Руководителем группы СФД назначается заместитель руководителя объекта ____________________ (называется штатная должность). Он несет персональную ответственность за выполнение возложенных на группу задач.
3.3. Заместителем руководителя группы назначается __________________ (указывается должность по штатному расписанию).
На него возлагается руководство работой той части группы, которая обеспечивает создание ________________ (указывается вид СФД).
3.4. Секретарем группы назначается ____________________ (указывается должность по штатному расписанию). Секретарь работает под руководством руководителя группы.
3.5. Членами группы назначаются руководители и ведущие специалисты функциональных подразделений администрации предприятия и производственного персонала.
Члены группы организационно объединяются в подгруппы по видам СФД.
Подгруппы специалистов подчинены соответствующим заместителям руководителя группы либо непосредственно руководителю.
Специалисты, не входящие в подгруппы, подчиняются непосредственно руководителю группы СФД и выполняют задачи, вытекающие из их функциональной предназначенности по занимаемой должности (вопросы режима, экономики и т.п.).
3.6. Обязанности заместителям руководителя и руководителям подгрупп специалистов, а также специалистам, подчиненным непосредственно руководителю группы, устанавливает и, при необходимости, уточняет руководитель группы СФД. Обязанности специалистам, входящим в состав подгрупп, устанавливают руководители этих подгрупп.
3.7. В состав группы на постоянной или временной основе могут включаться специалисты сторонних организаций.
3.8. Персональный состав группы утверждается руководителем предприятия по представлению руководителя группы.
3.9 Специалисты, включенные в состав группы СФД, а также временно привлекаемые к работе по созданию СФД на объект, от своих прямых обязанностей по занимаемым должностям не освобождаются.
4. Права и обязанности группы СФД
4.1. Группе СФД предоставляется право:
- готовить проекты распорядительных документов по вопросам планирования, подготовки и поставки документов на обработку для создания СФД;
- вести переписку по вопросам комплектования и подготовки документации для создания страхового фонда;
- в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям предприятия по вопросам отбора документов для создания страхового фонда;
- привлекать, при необходимости, по согласованию с руководителем предприятия и руководителями функциональных подразделений соответствующих специалистов для временной работы в составе группы;
- запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия письменные объяснения о причинах отсутствия документов, их утраты, порчи или необоснованного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения;
- заслушивать на заседаниях группы СФД руководителей структурных подразделений предприятия и исполнителей о ходе отбора документов, качестве и сроках их подготовки для обработки в специальной лаборатории;
- представлять руководителю предприятия предложения о поощрении отдельных работников за активную работу по созданию страхового фонда документации;
- представительствовать по поручению руководителя предприятия в совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых вышестоящими организациями в системе ТСФД города Москвы.
4.2. Группа СФД несет ответственность за:
- своевременное и качественное выполнение возложенных на нее задач и функций;
- соблюдение установленных правил обращения с документами;
- соблюдение требований о сохранении государственной и коммерческой тайны;
- обеспечение эффективного расходования выделяемых материальных и денежных средств.
Ответственность работников группы СФД устанавливается должностными инструкциями.
5. Взаимоотношения (служебные связи)
5.1. Группа СФД осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими подразделениями предприятия, а также иными организациями, участвующими в создании, сохранения# и использования# страхового фонда документации.
Группа СФД взаимодействует с подразделениями предприятия по вопросам:
- получения информации для определения перечней и объема документации каждого вида СФД, подлежащей обработке для создания СФД;
- получения информации и необходимости внесения изменений в страховые копии документов;
- предоставления информации о стандартах и нормативах, принятых в страховом фонде документации;
- предоставления заключений по документам, не соответствующим требованиям стандартов и требующим доработки или восстановления.
Приложение 2
к распоряжению первого заместителя
Мэра Москвы в Правительстве Москвы
от 26 декабря 2006 г. N 278-РЗМ
Рассмотрено и одобрено на заседании
рабочей группы Межведомственного
координационного совета
по территориальному страховому фонду