Ответственность за исполнение планов работы отделов и служб территориального исполнительного органа возлагается на начальников отделов и служб.

II. Организация работы отделов и служб
территориального исполнительного органа

Организация работы отделов и служб территориального исполнительного органа заключается в заблаговременной подготовке и проведении всех необходимых работ и мероприятий по реализации полной функции государственного управления по предметам ведения территориального исполнительного органа.

1. Организация работы отделов и служб территориального исполнительного органа строится на основании Регламента работы территориального исполнительного органа, Положения об отделе (службе) и плана работы.

2. Организация работы включает:

- организацию, проведение и участие в совещаниях, заседаниях, встречах, мероприятиях;

- обеспечение подготовки и исполнения правовых и организационных актов, контроля за их исполнением, решение профессиональных вопросов по направлению деятельности;

- ведение делопроизводства (оформление протоколов совещаний, заседаний, встреч, ведение номенклатуры дел);

- работу с письмами, заявлениями, обращениями вышестоящих органов, предприятий и организаций, депутатов различных уровней, граждан, организацию устного приема;

- порядок подачи информации в исполнительно-распоряительных документах;

- подготовку отчетов, справок, аналитических записок по направлениям деятельности отдела (службы).

3. Организация и проведение совещаний, заседаний, встреч осуществляется в соответствии с порядком, определенным в разделе 1 настоящего документа.

4. Обеспечение подготовки и исполнения правовых и организационных актов, контроля за их исполнением строится в соответствии с Регламентом работы территориального исполнительного органа, Инструкцией о делопроизводстве.

Решение профессиональных вопросов определено Положением об отделе (службе) территориального исполнительного органа, задачами, решениями и поручениями руководителей территориального исполнительного органа.

5. Для четкой организации делопроизводства в отделе (службе) необходимо определить номенклатуру дел - систематизированный перечень дел, документов, справочного материала, формируемых в процессе работы, а также порядок их систематизации, оформления и хранения.

5.1. Ведение делопроизводства должно входить в должностные обязанности одного из сотрудников отдела.

5.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- в дела помещать документы по виду и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

- документы постоянного и временного хранения подшиваются в разные дела;

- группировать в дела документы одного календарного года;

- не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- на обложке дел (папок) должны указываться названия документов, подшитых в данное дело согласно номенклатуре дел.

5.3. Ответственность за сохранность документов и дел в отделе (службе) несут руководители соответствующего отдела (службы) и сотрудники, ответственные за делопроизводство.

5.4. Порядок работы в отделах (службах) с письмами, заявлениями, обращениями граждан, предприятий, организаций, депутатов различных уровней, организация устного приема, определен Регламентом работы территориального исполнительного органа.

Проведение данной работы должно входить в обязанности одного из сотрудников отдела.

Ежемесячно по графику, утвержденному главой территориального исполнительного органа, руководитель отдела (службы) проводит в микрорайонах встречи и приемы жителей, представителей общественных организаций, депутатов муниципальных советов.

6. Подготовка исполнительно-распорядительных документов строится с учетом общих требований к составлению и оформлению ИРД, а также требований к грамматическому и орфографическому оформлению документов.

Общие требования включают в себя:

- использование утвержденных бланков;

- правильное указание даты, номера документа, адресования, согласования, подписания и утверждения документа, проставление печати, оформление копий и выписок.

Требования к грамматическому и орфографическому оформлению определяются необходимостью грамотного изложения информации в документах.

Требования к составлению и оформлению ИРД определены Регламентом работы территориального исполнительного органа и Инструкцией по делопроизводству.

7. В соответствии с распоряжениями и поручениями главы территориального исполнительного органа, его заместителей, а также по производственной необходимости отделы (службы) территориального исполнительного органа подготавливают отчеты, справки, аналитические записки по направлениям своей деятельности.

Отчет, справка, записка - это информационный документ, который должен содержать следующие реквизиты: наименование отдела (может быть не указано отдельным реквизитом, а включено в реквизит "подпись"), название вида документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений (при необходимости), подпись.

Текст документа состоит из:

- констатации каких-либо фактов;

- характеристики существующего положения с анализом состояния дел по конкретному направлению деятельности;

- выводы по существу излагаемых вопросов, предложения по их решению.

Текст информационного документа может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, иметь пояснения.

Дата (период времени), к которому относятся приводимые в документе сведения, включается в заголовок к тексту, либо помещается в начале текста: "По состоянию на..." или "За период с ...".

Документ подписывается руководителем отдела (службы).

Перед составлением отчета, справки, записки необходимо изучить имеющийся по данному вопросу материал, в том числе других отделов (служб), проанализировать его, а затем приступить к написанию документа.

8. Руководители отделов (служб) территориального исполнительного органа готовят ежемесячно до 1 числа каждого месяца отчеты о проделанной работе и направляют их в отдел экономики, промышленной политики и торговли для составления сводного отчета территориального исполнительного органа об итогах деятельности за месяц, который до 5 числа ежемесячно направляется в секретариат Канцелярии Администрации Санкт-Петербурга.

9. Ответственность за организацию работы в отделах (службе) несет руководитель отдела (службы).

10. Общий контроль за организацией работы отделов и служб территориального исполнительного органа осуществляет организационный отдел и общий отдел по своим направлениям деятельности.

2.1. Подготовка и проведение совещаний, заседаний
коллегиальных органов, комиссий территориального
исполнительного органа

1. Порядок организации работы территориального исполнительного органа, его отделов и служб определяется Регламентом работы территориального исполнительного органа и направлен на исполнение возложенных на них обязанностей по предметам ведения территориального исполнительного органа.

2. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности отделов и служб глава территориального исполнительного органа, его заместители проводят в соответствии с планами работы совещания с руководителями отделов и служб территориального управления, предприятий, организаций и учреждений:

2.1. Глава территориального исполнительного органа - еженедельно, по понедельникам.