2.2. Первый заместитель главы территориального исполнительного органа - еженедельно, по понедельникам.

2.3. Заместители главы территориального исполнительного органа - ежемесячно, по планам работы - с руководителями курируемых отделов и служб по рассмотрению вопросов финансирования, выполнения городского заказа, целевых программ, текущим вопросам.

2.4. В соответствии с планами работы территориального исполнительного органа или по мере необходимости - с руководителями предприятий, организаций и учреждений.

3. Руководители отделов и служб территориального исполнительного органа для решения конкретных вопросов по направлениям своей деятельности проводят совещания, семинары, встречи с руководителями подведомственных служб, предприятий и организаций.

4. Повестку дня совещания, семинара, встречи, список приглашенных участников, обеспечение их явки и регистрацию обеспечивает отдел или служба территориального управления, проводящая данное мероприятие или организационный отдел.

5. В каждом отделе и службе территориального исполнительного органа должен быть определен сотрудник, на которого возлагается обязанность по ведению делопроизводства, осуществлению контроля за исполнением плана работы, принятых на совещаниях решений.

6. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство в отделе (службе), которая организует проведение совещания, или сотрудник организационного отдела по ходу совещания ведет протокол совещания, который должен быть оформлен не позднее следующего рабочего дня.

Протокол подписывается должностным лицом, председательствующим на совещании.

7. Общие требования к оформлению протокола совещания:

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

7.1. В вводной части текста указывается дата, время, место проведения совещания, состав участников, фамилия и должность председательствующего, повестка дня.

7.2. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых соответствует пунктам повестки дня. По каждому разделу указывается кого слушали, кто выступил, содержание выступления и принятое решение или поручение руководителя территориального управления с определением ответственного за исполнение и срок реализации.

Раздел "Выступили" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.

В разделе "Присутствовали" при количестве присутствующих свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество, список присутствующих прилагается к протоколу.

Копии протоколов или выписки из них направляются исполнителям для организации работы по выполнению принятых решений или поручений руководителей территориального исполнительного органа.

8. В отделах и службах территориального исполнительного органа еженедельно проводятся совещания, на которых рассматривается ход выполнения плана работы, определяются задачи работников отдела (службы) по основным направлениям деятельности.

Сотрудник, ответственный за делопроизводство в отделе (службе), ведет протокол совещания.

9. Подготовка и проведение заседаний коллегиальных органов осуществляются отделами и службами территориального исполнительного органа по принадлежности обсуждаемого вопроса, организационно-техническое обеспечение заседаний осуществляет организационный отдел.

Для проведения заседания коллегиального органа руководитель отдела, ответственный за подготовку вопроса, должен подготовить следующие документы:

- доклад, отчет или информацию;

- проект решения по обсуждаемому вопросу;

- справочные, информационные, аналитические материалы;

- список лиц, приглашаемых для участия в заседании;

- перечень вопросов, требующих обсуждения с участниками заседания;

- предложения по выступающим лицам.

9.1. Заседания коллегиального органа проводятся в соответствии с ежеквартальным планом работы территориального исполнительного органа и могут быть очередными или внеочередными. В плане указывается время проведения, повестка дня заседания, ответственные за подготовку лица.

9.2. Заместитель главы территориального исполнительного органа - куратор, координирующий и контролирующий деятельность отдела, ответственного за подготовку вопроса для обсуждения на заседании коллегиального органа, заблаговременно проводит совещание с лицами, ответственными и участвующими в подготовке данного вопроса, на котором вырабатывается план подготовки.

9.3. Руководитель отдела территориального исполнительного органа, ответственный за подготовку вопроса, представляет не позднее чем за неделю заместителю главы территориального исполнительного органа - куратору на согласование доклад (отчет или информацию), проект решения, необходимые справочные, информационные и аналитические материалы, предложения по составу лиц, приглашаемых для участия в заседании, перечень вопросов, требующих обсуждения с участниками заседания, предложения по выступающим лицам.

После согласования данные материалы с визой куратора передаются в организационный отдел.

9.4. Руководитель организационного отдела:

9.4.1. Представляет главе территориального исполнительного органа оформленные необходимым образом повестку дня заседания коллегиального органа, список приглашенных для участия в заседании лиц, список выступающих, проект решения, подготовленные материалы.

9.4.2. Обеспечивает оповещение лиц, приглашенных на заседание коллегиального органа, их регистрацию, осуществляет организационно-техническое обеспечение проведения заседания.

9.4.3. Ведет по ходу заседания протокол, а затем не позднее чем в 5-дневный срок с учетом замечаний и предложений, высказанных в процессе обсуждения вопроса на заседании, осуществляет совместно с руководителем отдела или службы территориального исполнительного органа, ответственным за подготовку вопроса, доработку проекта решения. Протокол заседания оформляется в соответствии с общими требованиями, определенными пунктом 7 данного раздела Методики, копии протокола рассылаются ответственным исполнителям.

9.5. Подготовка докладов, отчетов, справок, информационных и аналитических материалов осуществляется в соответствии с пунктом 7 раздела II и приложением N 4 к Методике.

9.6. Решения и поручения, содержащиеся в протоколе заседания, обязательны для исполнения. Контроль за их реализацией осуществляет руководитель отдела территориального исполнительного органа, ответственный за подготовку рассмотрения вопроса на заседании коллегиального органа.

III. Контроль и проверка исполнения
организационных актов территориального
исполнительного органа

Контроль и проверка исполнения заключается в выявлении отклонений от реализуемой полной функции государственного управления по предметам ведения территориального исполнительного органа. Характер отклонений, показывающий уровень качества управления, является предметом дополнительной методической и организационной работы.

1. Контролю подлежит исполнение организационных актов территориального исполнительного органа - решений, письменных поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегиальных органов, совещаний проводимых в территориальном исполнительного органа.

2. Организационные акты территориального исполнительного органа оформляются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

3. Контроль за исполнением и организацию исполнения организационных актов осуществляет руководитель территориального исполнительного органа или отдела (службы), кому поручено исполнение решения или поручения.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное первым или определенное руководителем, давшим поручение.

4. Общий контроль за исполнением организационных актов, содержащихся в протоколах заседаний коллегиальных органов, совещаний, проводимых главой территориального исполнительного органа или его заместителями, осуществляет организационный отдел.

5. Руководители отделов (служб) назначают ответственных по контролю - исполнителей, которые обеспечивают сбор, обработку и подготовку информации о ходе и результатах исполнения решения или поручения.

В отделах (службах) территориального исполнительного органа обеспечивается необходимый учет находящихся у них на контроле организационных актов, кроме того, на контроль ставятся также данные руководителем отдела (службы) поручения по исполнению служебных документов, правовых актов.

6. При необходимости учет и контроль фактического исполнения организационных актов может осуществляться сотрудником, ответственным в территориальном исполнительного органа за осуществление контроля за исполнением распорядительных документов.

7. Решения и поручения, содержащиеся в организационных актах с конкретными сроками исполнения, должны исполняться в установленные сроки, без указания конкретных сроков - в течение одного месяца.

8. В исключительных случаях при невыполнении или неполном выполнении по объективным причинам решений или поручений, содержащихся в организационных актах, решение о переносе сроков принимают глава территориального исполнительного органа или его заместители.

9. Снятие с контроля исполненных организационных актов производится после полного исполнения и проверки качества исполнения лицом, ответственным за их исполнение.

Образец протокола