рассмотрение описей дел и актов на дела, отобранные для уничтожения;
рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
подготовка и внесение на рассмотрение экспортно-проверочных комиссий центральных архивов предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отборе их на хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.).
На экспертные комиссии штабов военных округов, группы войск, флотов и флотилий, кроме того, возлагается экспертиза ценности и проверка полноты состава документов, оставляемых на дальнейшее хранение в фондах окружных и флотских архивов. В состав комиссий на правах их членов назначаются сотрудники архивов.
125. Экспертные комиссии органов военного управления, воинских частей и организаций создаются приказами соответствующих командиров (начальников) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
126. Деятельность экспертно-проверочных (экспертных) комиссий определяется положениями о них, оформляется протоколами и решениями. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются начальником штаба воинской части (начальником организации, начальником центрального архива).
Б. Методика проведения экспертизы ценности документов
127. В воинских частях и организациях экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно экспертной комиссией при методической помощи сотрудников архивов.
Подготовку к экспертизе ценности документов необходимо начинать с изучения истории фондообразователя и фонда, а также состава и содержания документов.
Перед экспертизой ценности документов больших, сложных фондов или групп фондов составляется рабочая инструкция, в которой определяются особенности работы применительно к специфике профильных для фонда документов. В инструкции определяются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами.
128. При экспертизе ценности изучение документов начинается с фондов вышестоящей воинской части (организации), затем изучаются документы фондов подчиненных воинских частей и организаций, определяется наличие дублетных или поглощенных документов. При этом устанавливается, где основные экземпляры таких документов должны быть оставлены на хранение. Каждое дело просматривается сотрудником, производящим экспертизу, полистно. Не допускается определение научной и практической ценности документов, а также их отбор для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков в описях и на обложках дел.
129. При проведении экспертизы ценности документов учитываются характер повторения их информации в других документах (внутрифондовое, межфондовое повторение), вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение.
130. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.
131. При решении вопроса о целесообразности дальнейшего хранения отдельных категорий документов необходимо учитывать следующее:
приказы, директивы и другие документы, отражающие формирование, преобразование, деятельность и расформирование данной воинской части (организации), остаются в ее делах на постоянное хранение независимо от установленных для них сроков хранения;
копии или выписки из документов, подлинники которых подлежат хранению, могут быть отобраны для уничтожения только при наличии самих подлинников;
количество экземпляров одного документа, оставляемых на постоянное хранение, устанавливается экспертной комиссией, исходя из степени научной и практической ценности этого документа, интенсивности его использования, а также физического состояния подлинника и копий;
газеты, листовки, обращения, брошюры и информационные документы (обзоры, бюллетени, сводки и т.п.) могут храниться в фонде их издателя в двух и более экземплярах;
копии оперативных и боевых документов (оперативные директивы, боевые приказы и распоряжения, боевые донесения, оперативные сводки, журналы боевых действий, отчеты о боевых действиях и т.п.), а также копии организационно-распорядительной документации за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов и за время участия войск в боевых действиях, в вооруженных конфликтах, действия войск в условиях чрезвычайного положения уничтожению не подлежат независимо от количества экземпляров этого документа, имеющихся в фонде воинской части (организации);
сводные документы планово-отчетного характера с истекшими сроками хранения, содержание которых не вошло в другие сводные документы за более длительный период, уничтожению не подлежат. Например, при отсутствии годовых отчетов, подлежащих постоянному хранению, оставляются на хранение квартальные отчеты, а при отсутствии и квартальных - месячные отчеты;
документы справочного характера по учету личного состава могут быть уничтожены только при наличии в фонде воинской части (организации) основных документов, предусмотренных приказами Министра обороны Российской Федерации.
Документы с истекшими сроками хранения не подлежат уничтожению, если:
резолюции и пометы на них имеют историческую, научную или практическую ценность;
документы использованы в научных целях или в исторических трудах (исследованиях), о чем имеется отметка в листе использования.
Если в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения оставшихся документов временного хранения определяются по перечням документов со сроками их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. При отборе дел, книг и журналов для уничтожения необходимо руководствоваться перечнями документов со сроками их хранения*(13).
132. Приговоры, решения, определения и постановления, изымаемые из подлежащих уничтожению уголовных и гражданских дел, оформляются в дело в порядке, указанном в пунктах 50-53 настоящего Наставления.
133. По каждой группе однородных фондов военных судов (бригад, дивизий, корпусов, армий, военных округов, флотов и др.) оставляется на постоянное хранение не менее чем в трех фондах каждой группы полный комплект уголовных и гражданских дел, в том числе и подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
Перечень военных судов, документы которых подлежат хранению в полном комплекте, рассылается Главным управлением обеспечения деятельности военных судов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации по согласованию с ЦА МО.
134. При проведении экспертизы ценности документов используются перечни документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, нормативные правовые акты, изданные по данному вопросу специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, а также методические рекомендации центральных архивов.
В. Оформление результатов экспертизы ценности документов
135. По результатам экспертизы ценности документов в воинских частях и организациях составляются описи в соответствии с требованиями пунктов 57-72 настоящего Наставления и акты на уничтожение дел (форма N 14).
136. Акты на уничтожение дел, имеющих гриф секретности, составляются по действительному наименованию воинской части (организации) с присвоением им грифа "секретно". Акты на уничтожение несекретных дел могут составляться по условному наименованию воинской части (организации) без грифа секретности.
При включении в акты дел, из которых изъяты документы по справкам-заместителям, в актах указываются номера и наименования изъятых документов и места их нахождения.
137. Акты в архивах составляются по каждому фонду отдельно, а дела однородных групп фондов от соединения и ниже могут вноситься в один акт. При включении в акт дел нескольких воинских частей и организаций в начале указывается групповое наименование их (механизированные полки, отдельные полки связи, отдельные артиллерийские дивизионы и т.п.), а номера и наименования воинских частей и организаций помещаются в возрастающем порядке перед перечислением в акте их дел.
Когда уничтожению подлежат не все дела, включенные в описи, акт (форма N 15) составляется с перечислением наименований уничтожаемых дел.
Если уничтожению подлежат все дела, включенные в описи, акт (форма N 16) составляется без перечисления наименований уничтожаемых дел. В этих случаях к акту прикладываются описи, дела по которым подлежат уничтожению. В описях в соответствующих графах должны быть проставлены сроки хранения и номера статей действующего перечня.
Акты в архивах составляются по действительному наименованию воинских частей и организаций или по номеру фонда.
Акты на уничтожение дел воинских частей и организаций за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, расформированных в послевоенный период воинских частей и организаций, а также воинских частей и организаций, не имеющих условных наименований, составляются без грифа секретности. В несекретном порядке составляются акты по номеру фонда без указания действительных наименований воинских частей и организаций.
Актам на дела, отобранные для уничтожения, в которых наименования дел составляют государственную тайну, присваивается соответствующий гриф секретности.
Акты, в которые включаются дела существующих воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименования, а также акты, к которым прикладываются секретные описи, составляются с грифом "секретно".
Дела с грифом секретности и несекретные включаются в отдельные акты.
138. На архивные дела, подлежащие уничтожению в связи с наличием неустранимых повреждений, составляется акт (форма N 17) по каждому фонду в отдельности.
139. Наименования (заголовки) дел в акте должны соответствовать их наименованиям (заголовкам) в описи.
Если наименование (заголовок) дела по описи не соответствует характеру подшитых в него документов, в акте помимо наименования дела по описи ниже в скобках пишется новое наименование, соответствующее содержанию подшитых в дело документов.
Однородные по содержанию дела в акт вносятся под общим для этих дел заголовком. Помещаемые ниже повторяющиеся одинаковые наименования (заголовки) дел обозначаются словами "То же".
В графу акта "Основание к уничтожению", кроме номеров соответствующих статей по перечням, могут вноситься уточнения экспертной комиссии, поясняющие дополнительные мотивы отбора дел на уничтожение (копийность, наличие данных в других документах и т.п.).
140. Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2006 г.
141. Акт на уничтожение дел составляется, как правило, на дела всей воинской части (организации). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.