с грифами "совершенно секретно" и "секретно" - с полистным просчетом;
несекретные - путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в заверительной надписи и выборочно с полистным просчетом по усмотрению начальников центральных архивов.
89. Выявленные при приеме дел в архиве дефекты (повторяется нумерация листов, лист залит чернилами и др.) отмечаются в штампе (форма N 8), который проставляется на листе с заверительной надписью.
90. На выявленные в ходе сдачи и приема недостающие дела, а также документы и отдельные листы составляются акты в двух экземплярах, которые подписываются приемщиком и сдатчиком и утверждаются начальником архива.
Акты составляются в произвольной форме и подшиваются: на недостающие дела - в дела фондов, на недостающие документы и листы - в дела, в которых обнаружена недостача документов (листов). Вторые экземпляры актов высылаются в адрес соответствующих начальников для принятия мер.
В конце описи лицом, ответственным за сдачу документов, делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел, литерные номера, номера не поступивших на хранение или выбывших на законном основании дел, а также недостающие в делах документы (листы) и другие особенности. Новая итоговая запись скрепляется гербовой печатью или печатью "Для пакетов".
Против недостающих дел (листов) в описи делается отметка о причине отсутствия их, проставляются номер и дата акта о недостаче.
Если из дела изъят документ и на его место вшита надлежащим образом оформленная справка-заместитель, то количество листов в деле и описи не исправляется.
91. На дела, пораженные плесневым грибком, насекомыми или имеющие другие физические дефекты, составляется акт в двух экземплярах за подписью приемщика и сдатчика с указанием количества и степени поражения дел. Один экземпляр акта остается в архиве и подшивается в дело фонда, а другой высылается в адрес соответствующего начальника штаба (организации) для принятия мер.
Пораженные дела подвергаются дезинфекции и дезинсекции, а затем укладываются отдельно от других дел в целях карантинизации на срок до трех месяцев, после чего вновь подвергаются осмотру. По результатам осмотра принимается решение о порядке дальнейшего хранения указанных дел.
92. На обложке каждого принятого дела ставится и заполняется соответствующий штамп (формы N 9, 10). В описи против наименований дел указывается номер коробки (пачки), в которую они уложены.
93. По окончании приема дел лицо, принимающее дела, расписывается в проставляемых на описях специальных штампах (формы N 11, 12, 13), указывая цифрами и прописью количество принятых дел и описей. На описях, из которых вычеркнуты недостающие дела, кроме приемщика в штампах расписывается и сдатчик.
Один экземпляр описей на принятые дела, заверенный гербовой печатью архива-приемщика, высылается в адрес сдатчика (воинской части, организации).
94. Прием и передача документов внутри архивов производятся на основании инструкций, утверждаемых в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых они находятся, а в центральных архивах - начальниками этих архивов.
95. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. Перевозки документов производятся в крытых автомашинах в сопровождении сотрудников архива.
При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковываются в водозащитный материал и помещаются в ящики (контейнеры).
Для внутриархивных перемещений из одного здания в другое могут использоваться любые транспортные средства (автомашины, мотороллеры, тележки, конные повозки).
Глава V. Классификация документов в архивах
А. Классификация документов в пределах архива
96. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов (объединенных архивных фондов, фондов личного происхождения, архивных коллекций).
Весь комплекс документов, образующийся в деятельности одного фондообразователя (управления дивизии, воинской части, корабля, организации, военного суда и др.), составляет его документальный фонд.
Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, военное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.
97. Воинская часть (организация), образующая в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.
Основными признаками, присущими фондробразователю, являются:
наличие приказа (директивы) на формирование (переформирование) данной воинской части (организации) с указанием номера штата;
наличие у воинской части (организации) наименования (действительного или условного);
организационная и хозяйственная самостоятельность, наличие собственного делопроизводства, гербовой печати и углового штампа, а также права издания собственных приказов.
98. Фондообразователями в некоторых случаях могут являться воинские части и организации, не имеющие какого-либо или нескольких из указанных в пункте 97 настоящего Наставления признаков (например, управления авиационных дивизий и авиационные полки, которые состоят на всех видах довольствия в частях авиационного обеспечения).
99. Документы воинских частей и организаций, сформированных с признаками, указанными в пунктах 97 и 98 настоящего Наставления, составляют самостоятельные архивные фонды.
100. Документы воинской части (соединения), сформированной под номером или названием, под которым раньше существовала другая воинская часть (соединение), образуют новый архивный фонд. Например, документы управления 5 мотострелковой дивизии первого формирования составляют один архивный фонд, а документы управления 5 мотострелковой дивизии второго формирования составляют другой архивный фонд.
101. Переформирование воинской части (соединения) в более крупную или более мелкую воинскую часть (соединение) является причиной создания из ее документов новых архивных фондов. Например, документы управления 12 мотострелковой дивизии и документы 7 мотострелкового полка, на базе которого сформировано управление этой дивизии, составляют самостоятельные архивные фонды.
102. Документы воинской части (соединения) одного рода войск, преобразованной в воинскую часть (соединение) другого рода войск с переменой или без перемены действительного (условного) наименования, а также документы воинской части (соединения), сформированной на базе ранее существовавших воинских частей (соединений), составляют новые архивные фонды. Например, документы 25 мотострелковой дивизии, преобразованной из 13 танковой дивизии, составляют самостоятельный архивный фонд.
103. Переименование или преобразование воинской части (соединения) в одном и том же роде войск без смены общевойскового номера или со сменой его, введение новой структуры, не вызвавшей изменения первоначальных функций воинской части (соединения), не являются основаниями для разделения ее документов на разные фонды. Например, переименование 5 мотострелковой дивизии в 17 мотострелковую дивизию, преобразование 32 мотострелковой дивизии в 29 гвардейскую мотострелковую дивизию.
104. Расширение или сужение масштаба деятельности и объема прав в результате преобразования (переименования, переформирования), не вызвавшего изменения положения воинской части (соединения), органа военного управления с изменением или без изменения выполняемых функций, не является причиной создания новых архивных фондов. Например, документы авиационной воинской части (соединения) одного рода авиации, преобразованной в авиационную воинскую часть (соединение) другого рода авиации, составляют один архивный фонд.
105. Награждение объединений, соединений, воинских частей и организаций орденами и присвоение им почетных наименований не является основанием возникновения нового фондообразователя.
106. Работа по фондированию документов осуществляется:
в делопроизводстве воинской части (организации) - в процессе формирования дел на основе номенклатуры и отбора документов для передачи на хранение в архивы;
в окружных и флотских архивах - при отборе документов для передачи в центральные архивы;
в центральных архивах - при описании документов, переработке описей, исправлении ошибок фондирования и при отборе документов для передачи на государственное хранение.
107. Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующей воинской части (организации) и проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документов того или иного фондообразователя.
108. При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:
входящие документы относятся к фонду той воинской части (организации), которой они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности воинской части (организации), по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение;
копии исходящих документов относятся к фонду той воинской части (организации), которая является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов;
документы внутреннего обращения относятся к фонду той воинской части (организации), которой они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию воинской части (организации), которое указано в документе, по подписям авторов.
109. Документы воинской части (организации) и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются вместе.
110. Дела, которые велись последовательно в двух и более воинских частях (организациях), включаются в состав архивного фонда той воинской части (организации), в которой они были закончены делопроизводством.
111. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.
112. Каждому архивному фонду воинской части (организации) присваиваются официальное название соответствующего фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности и номер.
Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит.
113. Хронологическими границами архивного фонда являются: