142. Центральные, окружные и флотские архивы проверяют правильность отбора дел на хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в описи дела, отобранные к уничтожению.
143. Акты на архивные дела, отобранные к уничтожению, утверждаются:
на дела воинской части (организации) - начальником штаба воинской части (начальником организации);
на дела, хранящиеся в окружных и флотских архивах, - начальником штаба, в подчинении которого находится архив;
на дела, хранящиеся в центральных архивах, - начальниками этих архивов.
144. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.
145. Уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения или механической переработки на специализированных бумагоперерабатывающих предприятиях, имеющих лицензию на право переработки документов, составляющих государственную тайну.
Дела с документами, имеющими гриф "особой важности", или с шифртелеграммами уничтожаются только путем сожжения на территории воинской части (организации) или архива.
Уничтожать архивные дела другими способами, а также использовать документы из этих дел для черновиков или хозяйственных нужд запрещается.
Архивные дела уничтожаются вместе с приложениями к ним и внутренними описями документов.
146. Доставка документов к месту переработки производится в крытых автомашинах в сопровождении вооруженной охраны.
Механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии всех членов комиссии.
Оставлять дела без охраны, а также перерабатывать (сжигать) их в присутствии посторонних лиц запрещается.
Закончив переработку (сжигание) дел, все члены комиссии подписывают акт об уничтожении дел.
147. После уничтожения архивных дел на основании актов в инвентарных книгах (номенклатурах дел, книг и журналов), а в штатных архивах - в описях, алфавитных карточках (формы N 3, 4) и в книгах учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 18), производится отметка об уничтожении дел, а общее количество уничтоженных дел списывается по книге учета поступления и выбытия дел (форма N 19).
148. В архивах учет актов на уничтоженные дела ведется по книге учета актов на уничтоженные архивные дела (форма N 20).
149. Акты на уничтоженные архивные дела подшиваются: в архивах - в отдельные дела или дела фондов;
в воинских частях и организациях - в специальные дела с актами на уничтоженные архивные дела.
150. Приемо-сдаточные накладные, по которым дела передаются на переработку на бумагоперерабатывающую фабрику, подшиваются в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива.
Глава VII. Учет документов и описей в архивах
151. Учет документов в архивах является средством обеспечения их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, обеспечивает возможность их адресного поиска.
152. Основными единицами учета являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (дело).
Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе копии документов страхового фонда и копии фонда пользования, а также описи дел.
153. Учет документов в архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в окружных, флотских, центральных и государственных архивах). Это достигается строгой регламентацией системы учетной документации и требований к ее заполнению, единым методическим руководством.
154. Учет документов в окружных и флотских архивах осуществляется централизованно начальником архива или специально выделенным сотрудником, в центральных архивах - специальным подразделением. Кроме централизованного учета, в центральных архивах ведется учет документов в каждом архивохранилище начальниками архивохранилищ и хранителями фондов. Порядок ведения учета, вспомогательные формы учетной документации, порядок внесения изменений в учетные документы архива, а также передача соответствующих учетных документов из архивохранилищ в подразделение централизованного учета устанавливаются приказами начальника архива.
Учетные документы хранятся в архивохранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
155. Учет документов в архивах ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются в каждом архиве руководством архива.
156. Основными учетными документами в архивах являются:
книга учета поступления и выбытия дел (форма N 19) для учета в архиве каждого поступления и выбытия дел;
книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма N 21) для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
книга учета поступления и выбытия описей дел (форма N 22) для учета и нумерации описей дел фондов в архиве*(14);
список фондов (форма N 23) для пофондового и количественного учета фондов (объединенных архивных фондов) и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;
лист фонда (форма N 24) для фиксации изменений в наименовании фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;
опись дел (формы N 5, 6, 7) для поединичного и суммарного учета дел;
опись страхового фонда (форма N 25) для поединичного и суммарного учета единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов;
паспорт архива (форма N 26) для отражения состояния архива на 1 декабря отчетного года.
157. На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда: историческая справка и дополнения к ней, копия характеристики фонда, составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после пересоставления, акты о выделении к уничтожению документов и дел фонда, акты о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, материалы проверок наличия и состояния дел и другие документы.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения дела фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе сформированных дел, то в дело фонда включается справка с перечислением этих документов и их поисковых данных.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.
158. В книгу учета поступления и выбытия дел (форма N 19) записываются последовательно все первичные и повторные поступления и выбытия дел. Каждое поступление или выбытие получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (названия фондов, номера фондов и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие дела являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.
Ежегодно в книге учета поступления и выбытия дел подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел.
159. За единицу хранения и учета страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма.
Учет копий страхового фонда ведется по книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма N 21) и описям страхового фонда (форма N 25).
Запись в книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования производится по мере поступления микрофильмов (электронных носителей информации) вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объема включенных в страховую копию дел или документов, количества страховых копий. По книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования единицам хранения страхового фонда присваиваются порядковые номера.
Постоянным шифром единицы хранения страхового фонда являются название архива, номер описи страхового фонда, номер единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ". Шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на бланке этикетки на верхней крышке большой кинокоробки и бортах упаковки.
160. Список фондов (форма N 23) ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов.
Фонд (объединенный фонд), коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив. Каждому вновь поступающему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления.
Название фондообразователя в списке фондов указывается полностью, без сокращения, в виде официально принятого названия воинской части (организации), которое определяется в соответствии с требованиями, изложенными в главе V настоящего Наставления.