СТО УП «Порядок организации и проведения аккредитации контрагента на право заключать Договоры в ИС» стр. 3

  1. Документы
  2. Кодексы РФ
Рисунок 4. Схема подпроцесса 5 «Аннулирование аккредитации контрагента»
6.8. Описание подпроцесса 5 «Аннулирование аккредитации контрагента» приведено в таблице 4:
Таблица 4 Аннулирование аккредитации контрагента
№
Наименование операции /
Исполнитель /
Сроки выполнения /
Описание операции
1. Направление Запроса об аннулировании аккредитации контрагента

Инициатор

срок исполнения:
не регламентировано		 1. Если в ходе работы с контрагентом произошли случаи, описанные в п. 6.3. настоящего СТО, Инициатор принимает решение о запуске процедуры аннулирования аккредитации контрагента.
2. При получении от контрагента информации о сокращении вида деятельности, Инициатор также может предложить частичное аннулирование аккредитации контрагента по сокращенным видам ресурсов.
3. Инициатор составляет в СЭД служебное письмо с предложением об аннулировании аккредитации контрагента с указанием обоснованных аргументов (либо с приложением письма от контрагента).
4. Инициатор направляет письмо своему руководителю (далее - ЕИО Инициатора).
2. Рассмотрение возможности аннулирования аккредитации контрагента

ЕИО Инициатора

срок исполнения:
в течение 3-х рабочих дней
1. ЕИО Инициатора изучает аргументы Инициатора и рассматривает возможность аннулирования аккредитации контрагента, затем указывает свое мнение в виде комментария к соответствующему письму в СЭД.
 
3. Направление визы с решением ЕИО Инициатора на согласование Сотруднику офиса

Менеджер

срок исполнения:
в течение 1-го рабочего дня
1. Инициатор направляет письмо в СЭД с предложением об аннулировании аккредитации контрагента с визой ЕИО Инициатора на согласование Сотруднику офиса.
4. Принятие решения об аннулировании аккредитации контрагента

Сотрудник офиса

срок исполнения:
в течение 3-х рабочих дней
1. Сотрудник офиса изучает аргументы Инициатора об аннулировании аккредитации контрагента, а также мнение ЕИО Инициатора по данному вопросу, и выражает свое согласие/несогласие с ними.
2. В случае согласия Сотрудника офиса с предложением об аннулировании аккредитации контрагента, он принимает решение об аннулировании аккредитации контрагентов осуществляется переход к операции 05.
3. В случае несогласия Сотрудника офиса с предложением об аннулировании аккредитации контрагента, Сотрудник офиса сообщает Инициатору свой отказ в аннулировании аккредитации; далее осуществляется завершение процесса.
4. В случае если при решении вопроса об аннулировании аккредитации контрагента возникли спорные моменты, требующие вмешательства высшего руководства, Менеджер инициирует вынесение вопроса об аннулировании аккредитации контрагента на рассмотрение Совета Директоров / Бенефициара; далее осуществляется переход к подпроцессу 7 «Решение спорных вопросов по аккредитации контрагентов».
5. Внесение в Каталог лиц отметки об аннулировании аккредитации контрагента

Сотрудник офиса

срок исполнения:
в течение 1-го рабочего дня
1. Сотрудник офиса, руководствуясь СТО СМК МИ 70.22.17 Инструкция пользователя Каталога лиц, меняет в Каталоге лиц статус контрагента на «Не аккредитовано» и в примечании указывает дату и причину аннулирования аккредитации.
2. Сотрудник офиса посредством рассылки в СЭД уведомляет Менеджеров об аннулировании аккредитации контрагента.
3. Сотрудник офиса вносит данные о новом статусе контрагента в аналитическую форму СТО ФД «Аккредитация контрагентов», отражающую информацию о ходе работы по аккредитации контрагентов; далее осуществляется завершение процесса.

7. Обновление информации об аккредитованном контрагенте в Каталоге лиц

7.1. Схема подпроцесса 6 «Обновление информации об аккредитованном контрагенте в Каталоге лиц» приведена на рисунке 5:
 
Рисунок 5. Схема подпроцесса 6 «Обновление информации об аккредитованном контрагенте в Каталоге лиц»
7.2. Описание подпроцесса 6 «Обновление информации об аккредитованном контрагенте в Каталоге лиц» приведено в таблице 5:
Таблица 5 Обновление информации об аккредитованном контрагенте в Каталоге лиц
№
Наименование операции /
Исполнитель /
Сроки выполнения /
Описание операции
1. Получение информации об изменениях, произошедших у аккредитованного контрагента

Менеджер

срок исполнения:
не регламентировано
1. Менеджер получает от контрагента (в виде сообщения или письма) или из других источников информацию об изменении каких-либо данных контрагента, но основе которых была получена прошлая аккредитации (кроме расширения перечня ТРУ):
- о смене адреса производственных / офисных помещений;
- о смене руководителя;
- об изменении системы налогообложения;
- об изменении организационно-правовой формы;
- об изменении размера уставного капитала;
- об актуализации доверенности представителя контрагента;
- об изменении численности персонала;
- об изменении банковских реквизитов и т.п.
2. Анализ влияния произошедших у контрагента изменений на аккредитацию контрагента

Менеджер

срок исполнения:
в течение 1-го рабочего дня
1. Менеджер оценивает влияние произошедших у контрагента изменений на аккредитацию контрагента.
2. В случае если произошедшие изменения не оказывают влияния на аккредитацию или их влияние не существенное, Менеджер принимает решение об обновлении данных контрагента в Каталоге лиц; далее осуществляется переход к операции 03.
3. В случае если изменения существенные, Менеджер принимает решение о переаккредитации контрагента, осуществляется переход к разделу 5 «Проведение вторичной аккредитации контрагента».
3. Сбор актуальных документов

Менеджер

срок исполнения:
в разумные сроки
1. Менеджер запрашивает у контрагента копии соответствующих актуализированных документов с новыми данными для обновления информации в Каталоге лиц:
- заверенные печатью и подписью руководителя копии учредительных документов;
- копии документов, подтверждающих полномочия представителей контрагента (копию Решения по передаче полномочий ЕИО, копию Решения о избрании руководителя, копию Доверенности представителя и т.п.);
- копию Уведомления ИФНС о возможности применения выбранной системы налогообложения;
- актуальный «Список работников Подрядчика / Субподрядчика» (и дополнительно, если контрагент аккредитован на выполнение СМР – Справку СЗВ-М);
- карточку контрагента.
2. В случае изменения адреса производственных помещений / офиса контрагента либо смены руководителя контрагента Менеджер выезжает к контрагенту для изготовления фотографий производственных помещений / нового офиса контрагента / нового руководителя контрагента с паспортом.
4. Составление Заявки на обновление информации о контрагенте в Каталоге лиц

Менеджер

срок исполнения:
в течение 1-го рабочего дня
1. Менеджер, руководствуясь требованиями СТО СМК 71.12.20 «Управление каталогом лиц», формирует (в виде письма в СЭД) Заявку на обновление информации в Каталоге лиц, прикладывает актуальные документы контрагента для размещения в Каталоге лиц и направляет Заявку Администратору Каталога лиц.
5. Внесение изменений в Каталог лиц

Администратор Каталога лиц

срок исполнения:
в течение 3-х рабочих дней
1. Администратор Каталога лиц, руководствуясь требованиями СТО СМК 71.12.20 «Управление каталогом лиц», размещает в Каталоге лиц актуальные документы контрагента; осуществляется завершение процесса.

8. Решение спорных вопросов по аккредитации контрагентов

8.1. При возникновении спорной ситуации по аккредитации контрагента (например, когда решение ЕИО Заказчика / Управляющего проектом не совпадает с решением Сотрудника офиса), возможно привлечение Совета Директоров / Бенефициара для принятия окончательного решения.
8.2. Схема подпроцесса 7 «Решение спорных вопросов по аккредитации контрагента» приведена на рисунке 6:
 
Рисунок 6. Схема подпроцесса 7 «Решение спорных вопросов по аккредитации контрагента»
8.3. Описание подпроцесса 7 «Решение спорных вопросов по аккредитации контрагента» приведено в таблице 6:
Таблица 6 Решение спорных вопросов по аккредитации контрагента
№
Наименование операции /
Исполнитель /
Сроки выполнения /
Описание операции
1. Обращение к Совету Директоров / Бенефициару за решением спорного вопроса по аккредитации контрагента

Менеджер

срок исполнения:
в течение 3-х рабочих дней
1. При возникновении спорной ситуации по аккредитации контрагента, Менеджер обращается к членам Совета Директоров / Бенефициару посредством письма СЭД, в котором излагает сложившуюся ситуацию, прикладывает необходимые документы, а также дает ссылки на обсуждения вопроса в СЭД. А именно:
- при отказе контрагенту в аккредитации или при возникновении другой спорной ситуации по итогам проведения проверки контрагента для первичной / вторичной аккредитации – Менеджер прикладывает «Отчет о результатах проверки контрагента», с визами ЕИО Заказчика / Управляющего проектом и Сотрудника офиса;
- при возникновении спорной ситуации при аннулировании аккредитации контрагента, Менеджер прикладывает служебное письмо с предложением об аннулировании аккредитации контрагента с указанием обоснованных аргументов, с визами ЕИО Заказчика / Управляющего проектом и Сотрудника офиса.
2. Перед обращением к Совету Директоров / Бенефициару Менеджер может провести дополнительные мероприятия по решению ситуации. Например, мероприятия, направленные на реабилитацию контрагента. По итогам мероприятий Менеджер прилагает к письму в СЭД уточненные, дополненные данные.
2. Принятие окончательного решения по спорному вопросу в рамках аккредитации контрагента

Совет Директоров / Бенефициар

срок исполнения:
в течение 3-х рабочих дней
1. Члены Совета Директоров / Бенефициар:
- рассматривают письмо Менеджера с описанием спорной ситуации по аккредитации контрагента и приложенные к письму документы;
- изучают сложившую ситуацию;
- изучают мнения ЕИО Заказчика / Управляющего проектом и Сотрудника офиса;
- принимают окончательное решение по описанному спорному вопросу.
2. Члены Совета Директоров / Бенефициар указывают свое решение и обоснование такого решения в виде комментария к письму Менеджера в СЭД, и направляют его Менеджеру.
3. Направление Сотруднику офиса поручения о внесении в информации в Каталог лиц

Менеджер

срок исполнения:
в течение 1-го рабочего дня		 1. В зависимости от решений Совета Директоров / Бенефициара Менеджер (в виде комментария к письму в СЭД) направляет Сотруднику офиса соответствующее поручение о внесении информации в Каталог лиц:
- при принятии Советом Директоров / Бенефициаром решения об аккредитации контрагента - Поручение о внесении в Каталог лиц информации о новом аккредитованном контрагенте (с приложением Отчета о результатах проверки контрагента и иных материалов по контрагенту); либо – при наличии информации о контрагенте в Каталоге лиц – Поручение о внесении в Каталог лиц отметки об аккредитации контрагента;
- при принятии Советом Директоров / Бенефициаром решения об отказе в аккредитации контрагента - Поручение о внесении в Каталог лиц отметки об отказе в аккредитации контрагента с обязательным указанием причины отказа;
- при принятии Советом Директоров / Бенефициаром решения об аннулировании аккредитации контрагента – Поручение о внесении в Каталог лиц отметки об аннулировании аккредитации;
- при принятии Советом Директоров / Бенефициаром решения об отказе в аннулировании аккредитации контрагента – информационное письмо о продолжении действия аккредитации контрагента.
4. Внесение информации о контрагенте в Каталог лиц

Сотрудник офиса

срок исполнения:
в течение 1-го рабочего дня
1. Сотрудник офиса, на основе письма Менеджера в СЭД и руководствуясь СТО СМК МИ 70.22.17 Инструкция пользователя Каталога лиц, вносит в Каталоге лиц необходимую информацию:
1.1. В случае решения об аккредитации контрагента:
- при отсутствии информации о контрагенте в Каталоге лиц, Сотрудник офиса вносит в Каталог лиц информацию о новом контрагенте, а также сохраняет в архиве в Каталоге лиц документы, на основании которых принималось решение об аккредитации контрагента.
- при наличии в Каталоге лиц информации о данном контрагента, Сотрудник офиса указывает в Каталоге лиц статус контрагента «Аккредитовано» и в примечании делает отметку «Аккредитовано с проверкой»;
1.2. В случае решения об отказе контрагенту в аккредитации и при наличии информации о контрагенте в Каталоге лиц Сотрудник офиса указывает в Каталоге лиц статус контрагента «Не аккредитовано» с указанием причины отказа;
1.3. В случае решения об аннулировании аккредитации контрагента, Сотрудник офиса меняет в Каталоге лиц статус контрагента на «Не аккредитовано» и в примечании указывает причину аннулирования аккредитации.
2. Сотрудник офиса вносит данные о новом контрагенте / о новом статусе контрагента в аналитическую форму СТО ФД «Аккредитация контрагентов», отражающую информацию о ходе работы по аккредитации контрагентов; далее осуществляется завершение процесса.

Служебная информация

НАИМЕНОВАНИЕ ПУНКТА
СОДЕРЖАНИЕ
Утверждающее лицо Председатель Совета Директоров ООО «Эфекс системс» Крикун А.А.
Эксперты Управляющий ООО «Эфекс системс» Сомсиков Д.Г.
Бизнес-архитектор Хуснуллина Н.Г.
Руководитель управления по работе с застройщиками Алексеев П.А.
Ведущий координатор Растяпин А.А.
Руководитель отдела аналитики, развития ИТ-сервисов и защиты информации ООО «Экспертиза» Дунаева О.Г.
Разработал Методолог отдела развития проектного управления Пашнина Н.Н.
Дата введения в действие (дата и номер Решения) ЭфС -5/49 от 21.02.2019г.
Организация – разработчик документа ООО «Эфекс системс»

Приложение 1. Виды аккредитации контрагентов

к СТО УП «Порядок организации и проведения аккредитации контрагента на право заключать договоры в ИС»
Виды аккредитации контрагентов
№
Ситуация
Вид аккредитации
Действия Менеджера
Предоставляемые Менеджером документы
1. Требуется аккредитовать нового контрагента. Первичная аккредитация 1. Провести полноценную проверку контрагента.
2. Собрать полный комплект документов.
3. Составить Отчет о результатах проверки контрагента.		 1. Копии учредительных документов контрагентов.
2. Копии документов, подтверждающих полномочия представителей контрагента (копия Решения по передаче полномочий ЕИО, копия Решения о избрании руководителя, копия Доверенности)).
3. Копии ИНН и ОГРН (ОГРНИП) контрагента.
4. Отчеты сервиса «СПАРК».
5. Фотографии офиса, производственных помещений, руководителя контрагента с паспортом.
6. Копии дилерских соглашений на ТРУ (если контрагент – посредник).
7. «Список работников Подрядчика/Субподрядчика» (если контрагент аккредитован на выполнение СМР - дополнительно предоставляется Справка СЗВ-М).
8. Сертификаты обучения работников.
9. Договоры на лицензии.
10. Копия Уведомления ИФНС о возможности применения выбранной системы налогообложения.
11. Другие документы на усмотрение Менеджера (например, документы, подтверждающие права контрагента на имущество / производственные мощности (Свидетельства о праве собственности / Договоры аренды)).
12. Отчет о результатах проверки контрагента.
2. Контрагенту отказано в аккредитации, но Менеджер настаивает на его аккредитации. Вторичная аккредитация (повторная после отказа) 1. Провести дополнительную проверку контрагента.
2. Собрать недостающие документы / внести уточнения в имеющиеся документы.
3. Собрать дополнительные документы для реабилитации контрагента.
4. Дополнить Отчет о результатах проверки контрагента.		 1. Недостающие документы из перечня документов в п.1.
2. Дополнительные документы для реабилитации контрагента.
3. Отчет о результатах проверки контрагента.
3. Требуется продлить аккредитацию по истечению срока аккредитации. Вторичная аккредитация (продление) 1. По выписке из ЕГРЮЛ проверить наличие / отсутствие изменений данных контрагента.
2. При наличии изменений - собрать актуализированные документы; сделать актуальные фотографии.
3. Составить Отчет о результатах проверки контрагента.		 1. Актуализированные документы из перечня документов в п.1.
2. Отчет о результатах проверки контрагента.
4. Контрагент нарушил условия Договора. Аннулирование аккредитации 1. Собрать документы-доказательства нарушения контрагентом условий Договора. 1. Документы-доказательства нарушения контрагентом условий Договора.
5. После аннулирования аккредитации возникла необходимость в новой аккредитации контрагента. Вторичная аккредитация (повторная после аннулирования аккредитации) 1. По выписке из ЕГРЮЛ проверить наличие / отсутствие изменений данных контрагента.
2. При наличии изменений - собрать актуализированные документы; сделать актуальные фотографии.
3. Провести дополнительную проверку контрагента.
4. Собрать дополнительные документы для реабилитации контрагента.
5. Составить Отчет о результатах проверки контрагента.		 1. Актуализированные документы из перечня документов в п.1.
2. Дополнительные документы для реабилитации контрагента.
3. Отчет о результатах проверки контрагента.
6. В течение срока аккредитации контрагент сообщил о произошедших у него существенных изменениях (смена адреса производственных помещений; смена руководителя; изменение системы налогообложения и т.п.). Вторичная аккредитация (переаккредитация) 1. Получить актуализированные документы.
2. Обеспечить размещение документов в Каталоге лиц.
3. Составить Отчет о результатах проверки контрагента.		 1. Копии учредительных документов.
2. Копии документов, подтверждающих полномочия представителей контрагента.
3. Фотографии нового руководителя с паспортом.
4. Фотографии нового производственного / офисного помещения контрагента.
5. Отчеты «СПАРК».
6. Копия Уведомления ИФНС о возможности применения выбранной системы налогообложения.
7. Отчет о результатах проверки контрагента.
7. В течение срока аккредитации контрагент сообщил о расширении перечня ТРУ. Вторичная аккредитация (аккредитация по отдельному ТРУ) 1. Провести оценку ресурсов для поставки нового ТРУ.
2. Собрать документы по новому ТРУ.
3. Проверить актуальность ранее предоставленной информации и, при необходимости, получить актуализированные документы.
4. Составить Отчет о результатах проверки контрагента (по новому ресурсу).		 1. Фотографии нового производственного помещения, нового оборудования (если контрагент – производитель).
2. Копия дилерского соглашения на ТРУ (если контрагент – посредник).
3. «Список работников Подрядчика / Субподрядчика».
4. Допуск СРО (при необходимости).
5. Сертификаты обучения работников.
6. Договоры на новые лицензии.
7. Другие актуализированные документы, указанные в п.1 (при необходимости).
8. Отчет о результатах проверки контрагента (по новому ресурсу).
8. В течение срока аккредитации контрагент сообщил об изменении данных, не влияющих на аккредитацию (изменение размера уставного капитала; изменение банковских реквизитов; изменение Доверенностей представителей контрагента; изменение численности персонала и т.п.). Обновление информации в каталоге лиц 1. Получить актуализированные документы.
2. Обеспечить размещение документов в Каталоге лиц.		 1. Копии учредительных документов.
2. Копии документов, подтверждающих полномочия представителей контрагента.
3. Карточка предприятия.
4. «Список работников Подрядчика / Субподрядчика».