 | |
| 981 × 592 пикс. Открыть в новом окне | Порядок сторон не имеет значения. |
2. Если сторон больше двух, то поиск осуществляется по любой паре лиц в договоре, например, если стороны 3, то будут обработаны пары: 1-2, 1-3, 2-3, 2-1, 3-1, 3-2.
3. Дата спецификации должна быть больше или равна 01.12.2009.
4. Если в 1С в спецификации уже заполнен договор, и он не совпадает с договором в Lotus, из которого создают спецификацию, то такие документы не будут попадать в список (рисунок 111).
 | |
| 1015 × 626 пикс. Открыть в новом окне | Случай с заполненным договором. |
Для создания спецификации Lotus к новому договору в статусе «Обсуждается» поле «Договор» в заготовленной спецификации в 1С должно быть пустым.
5. Дополнительно проверяется корректность отражения спецификации на портале для организаций с включенным режимом «Спецификация только по проекту» (см. раздел Контроль отраженной на сайте суммы по проектам покупателя/продавца).
6. Полученный список отсортирован по дате, по возрастанию (рисунок 112).
 | |
| 600 × 307 пикс. Открыть в новом окне | Список отсортирован по дате, по возрастанию. |
В случае отсутствия спецификаций в 1С появится сообщение, представленное на рисунке 113.
 | |
| 268 × 171 пикс. Открыть в новом окне | Информационное сообщение в Lotus. |
Следующее действие – выбор спецификации из списка спецификаций, после которого в Lotus будет создан документ «Спецификация к договору» (рисунок 114).
 | |
| 799 × 361 пикс. Открыть в новом окне | Выбор спецификации из списка спецификаций в Lotus. |
При выборе спецификации, в которой одна из сторон проходит процедуру реорганизации, возможно появление ошибки (рисунок 115). В этом случае необходимо изменить наименование организации в соответствии с рекомендациями, указанными в СТО МИ администратора «Каталог лиц» раздел «Регистрация сведений о создании, реорганизации, прекращении деятельности юридического лица».
 | |
| 492 × 174 пикс. Открыть в новом окне | Ошибка при выборе спецификации, связанная с некорректным наименованием организации. |
После создания документа спецификации в Lotus повторный выбор этой же спецификации будет недоступен.
В 1С спецификация переходит в состояние «Обсуждается», и блокируется от изменений.
Для прикрепления дополнительной спецификации в Лотус к уже действующему договору необходимо, чтобы реквизит «Договор» в 1С был заполнен и совпадал с договором в Lotus, к которому прикрепляется спецификация, иначе документ не попадет в список (рисунок 116).
 | |
| 959 × 533 пикс. Открыть в новом окне | |
Если по одной из сторон спецификации в 1С включен режим «Спецификация только по проекту» (см. раздел Режим «Спецификация только по проекту»), то для данной стороны (поставщика или покупателя) обязательно предварительное указание проекта в спецификации на стороне 1С (рисунки 117 и 118).
 | |
| 883 × 423 пикс. Открыть в новом окне | |
 | |
| 775 × 323 пикс. Открыть в новом окне | |
В противном случае на стороне Lotus спецификация не будет найдена (рисунок 119).
 | |
| 1037 × 786 пикс. Открыть в новом окне | |
Не указывать проект допускается для спецификаций с печатной формой «Прайс» (рисунок 120).
 | |
| 1052 × 707 пикс. Открыть в новом окне | |
В данном случае исключением являются застройщики, у которых включен режим «Управление инвестиционными проектами в строительстве» и спец. режим «Спецификация только по проекту», так как по всем спецификациям обязательно указание проекта.
Со стороны сторонних контрагентов проект не указывается.
Для ИПБЮЛ в случае одновременного отсутствия проектов и ведения учета в ИС рекомендовано отключение режима «Спецификация только по проекту» через обращение по линии 1С.
Если по одной из сторон спецификации включен спец. режим «Спецификация только по проекту» (см. раздел Режим «Спецификация только по проекту»), то указание проекта в спецификации на стороне 1С становится обязательным для всех печатный форм спецификаций, в том числе «Прайс», без этого условия недоступно прикрепление к договору в СЭД (рисунок 121).
 | |
| 1044 × 753 пикс. Открыть в новом окне | |
Согласование и статус спецификаций
Спецификация договора в Lotus имеет следующие статусы:
- Обсуждается – устанавливается при создании спецификации в СЭД Lotus Notes,
- Действующая – если вариант печатной формы отличен от «Прайс», то данный статус устанавливается пользователем ИС (ДОУ) вручную или автоматически для связанной спецификации при переводе договора в статус «Действует». Если спецификация находится в статусе «Открыта для изменения», то её нельзя перевести в статус «Действует» (см. раздел «Статусы спецификаций»),
- Прекратила действие – не действует, устанавливается автоматически, если договор переведен в статус «Расторгнут»,
- Исполнена – устанавливается вручную контролером ответственного менеджера,
- Приостановлена – устанавливается автоматически, если договор переведен в статус «Приостановлен»,
- Открыта для изменений – статус редактирования табличных частей в 1С (см. Изменение спецификаций в 1С после создания документа спецификации в Lotus),
- Согласована – согласована и подписана ЭЦП в СЭД Lotus Notes.
Созданная спецификация имеет статус «Обсуждается». Изменение ее статуса недоступно до завершения согласования. Согласование спецификации полностью аналогично согласованию договора / служебной записки и других подобных документов (вкладка «Согласование» в карточке спецификации). После согласования спецификации открывается возможность перевести ее в «Действующие». Данная операция выполняется через кнопку «Обработать» в панели действий в карточке спецификации (действие «Перевести в действующие»). Кнопка представлена на рисунке 122.
 | |
| 468 × 79 пикс. Открыть в новом окне | Кнопка "Обработать". |
Действующая спецификация, в свою очередь, может быть переведена в другие статусы аналогичным способом.
Общая схема смены статусов в СЭД Lotus Notes представлена на рисунке 123.
 | |
| 971 × 735 пикс. Открыть в новом окне | Смена статусов спецификаций в СЭД Lotus Notes |
Описание работы с договорами (статусы договоров) представлено в СТО МИ пользователя по работе с ПО «Договоры».
Изменение спецификаций в 1С после создания документа спецификации в Lotus
Если спецификация согласована в Lotus, то ее нельзя перевести в режим «Открыта для изменения» в 1С.
При необходимости спецификацию нужно отцепить от договора.
Если необходимо удалить спецификацию в Lotus и отцепить спецификацию в 1С от договора в Lotus, то нужно воспользоваться кнопкой «Синхронизация 1С» – Разорвать связь (отправить запрос), либо обратиться в Техподдержку.
Если спецификация еще не согласована в Lotus, для того, чтобы ее изменить в 1С (установить статус «Открыта для изменения»), нужно нажать кнопку «Разрешить/запретить редактирование спецификации в 1С» на панели действий, представлена на рисунке 124.
 | |
| 334 × 120 пикс. Открыть в новом окне | |
Результатом данного действия будет:
1. Перевод спецификации в статус «Открыта для изменения».
2. Снятие с согласования.
3. Разрешение редактирования спецификации в 1С (перевод в статус «Открыта для изменения»).