Документы, адресованные структурным подразделениям Министерства, раскладываются по ячейкам и передаются по назначению с 10 до 12 часов и с 15 до 17 часов.
Письма граждан передаются в организационный отдел Управления делами.
Документы, поступившие из-за рубежа и иностранных представительств в России, а также на иностранных языках передаются в Управление международного сотрудничества.
Документы для подразделений Министерства, находящихся в здании на Вадковском пер., передаются секретарю Управления делами до 12 часов для дальнейшей передачи курьеру.
2.3. Рассмотрение документов
Документы на имя Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра и в адрес Министерства передаются в общий отдел Управления делами, где они сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с Перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение 1). Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по назначению.
Документы, адресованные Министру, первым заместителям Министра, заместителям Министра, Министерству после регистрации не позднее 12 часов передаются руководству Управления делами для предварительного рассмотрения.
Документы, доставленные спецсвязью, регистрируются и передаются руководству Управления делами в первую очередь.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Министром, первыми заместителями Министра, заместителями Министра и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основе установленного в Министерстве распределения обязанностей между Министром и заместителями Министра по руководству подразделениями Министерства, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения структурных подразделений.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом или соответствующей справкой (отметкой).
После регистрации в общем отделе Управления делами руководством Управления передаются для доклада Министру документы, поступившие от:
- Администрации Президента Российской Федерации;
- Правительства Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации;
- Федерального Собрания Российской Федерации;
- руководителей (и их первых заместителей) министерств, ведомств и федеральных служб;
- руководителей субъектов Российской Федерации;
- другие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности Министерства, в зависимости от степени значимости вопроса.
Документы на имя заместителей Министра регистрируются в Управлении делами и передаются на рассмотрение заместителям Министра через секретарей не позднее 14 час.
Результаты предварительного рассмотрения документов отражаются в резолюциях (п.7.8.)
После рассмотрения документов Министром, первыми заместителями Министра и заместителями Министра документы возвращаются в общий отдел Управления делами для перенесения текста резолюции в электронную карточку и постановки на контроль. При этом, если срок исполнения документа (поручения) не зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует типовой срок (п.4.2.)
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в Министерство или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Документы, исполняемые несколькими структурными подразделениями передаются им поочередно или одновременно в копиях, если срок исполнения ограничен. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством Министерства.
2.4. Обработка и отправка исходящей корреспонденции
Обработка и отправка документов осуществляется централизованно в Управлении делами в соответствии с Почтовыми правилами.
Документы, предназначенные для отправки, принимаются Управлением делами полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).
Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдачу в отделение связи. Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
Документы, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации, Федеральное Собрание, а также в структурные подразделения Министерства, расположенные по адресу: Вадковский пер., д.18/20, передаются через Управление делами курьеру.
2.5. Передача документов внутри Министерства
Сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, два раза в день забирают почту из Управления делами. Срочная корреспонденция по сообщению общего отдела Управления делами получается адресатом немедленно.
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Управление делами контролирует ход ознакомления с документами и их перемещение. Документы должны передаваться от одного исполнителя другому с учетом срока исполнения документов.
Прием и передача документов на всех этапах прохождения осуществляется без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке или ЭВМ кому передан документ. При этом документы, прошедшие регистрацию в Управлении делами, передаются в другие структурные подразделения только через него или с обязательным уведомлением о передаче.
Каждый работник Министерства непосредственно отвечает за сохранность документов, находящихся у него на исполнении.
В случае увольнения, ухода в отпуск, отъезда в командировку или болезни исполнители по указанию руководителя подразделения передают документы другому исполнителю с обязательной отметкой об этом в регистрационной карточке.
Документы с поручениями руководства Министерства, имеющие штамп "подлежит возврату", вместе с копиями ответов и материалами по исполнению должны быть возвращены в общий отдел Управления делами. Наличие упоминаемых в документах приложений обязательно.
Нормативно-распорядительные документы, присланные из вышестоящих органов (законы Российской Федерации, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации и другие), подлежат обязательному возврату в Управление делами.
Документы с поручениями руководства Министерства, направленные в структурные подразделения, после их исполнения за подписью руководства подразделения остаются в данном подразделении и формируются в соответствующие дела.
Подшивать в дела неисполненные документы и документы, не имеющие отметки об исполнении, запрещается.
2.6. Внутренние документы
Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах самого Министерства. Внутренние документы оперативного характера оформляются не на бланках.
Разрешение различных вопросов между структурными подразделениями Министерства, как правило, осуществляется путем личного общения или по телефону. Только в исключительных случаях допускается переписка между ними.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов.
Проекты распорядительных документов после подготовки и подписания регистрируются и передаются для исполнения или ознакомления в структурные подразделения, а при необходимости - за пределы Министерства.
Протоколы, приказы, указания, содержащие поручения отдельным должностным лицам или подразделениям, передаются адресатам в виде копий или выписок.
Докладные записки на имя руководства Министерства или структурного подразделения, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в соответствующие структурные подразделения или помещаются в соответствующие дела.