Приказ Минздрава РФ от 30 октября 1998 г. N 320 "О введении в действие Инструкции по делопроизводству в аппарате Министерства здравоохранения Российской Федерации"
В целях внедрения Государственного стандарта Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и организации единого порядка работы с документами в центральном аппарате Министерства здравоохранения Российской Федерации приказываю:
1. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в аппарате Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее - Инструкция) с 1 января 1999 г. (приложение 1).
2. Возложить персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции на руководителей структурных подразделений Минздрава России.
3. Управлению делами Минздрава России:
3.1. До 15 ноября 1998 г. размножить Инструкцию в количестве, необходимом для обеспечения ею всех работников центрального аппарата Минздрава России;
3.2. С 1 по 31 декабря 1998 г. провести семинары для работников структурных подразделений Минздрава России по вопросам работы с документами;
3.3. В первом полугодии 1999 г. обеспечить проведение регулярных занятий для работников структурных подразделений Минздрава России по изучению положений Инструкции в соответствии с планом (приложение 2).
4. Руководителям структурных подразделений Минздрава России:
4.1. В месячный срок ознакомить с настоящей Инструкцией всех работников своих подразделений и обеспечить надлежащий порядок работы с документами;
4.2. До 15 ноября 1998 г. назначить лиц, ответственных за ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов, и представить информацию в Управление делами.
5. Считать утратившими силу приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 23 декабря 1992 г. N 341 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации" и указание Министерства здравоохранения Российской Федерации от 16 июля 1997 г. N 430-у "О совершенствовании работы с документами в центральном аппарате Министерства".
6. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.
| Министр | В.И. Стародубов |
Приложение 1
Инструкция по делопроизводству в аппарате Министерства здравоохранения Российской Федерации (утв. приказом Минздрава РФ от 30 октября 1998 г. N 320)
1. Общие положения
Инструкция по делопроизводству в аппарате Министерства здравоохранения Российской Федерации (далее - Инструкция) подготовлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, 1992), в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (М., 1991) и Государственного стандарта на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ Р 6.30-97).
Документы Минздрава России являются собственностью государства, включаются в состав его имущества, и вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России (Росархива), Положением о Министерстве здравоохранения Российской Федерации.
Делопроизводство в Минздраве России организовано и ведется на основе настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов, не противоречащих ей.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Минздраве России: порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
Порядок работы с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и другими, независимо от их носителей Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Министерства единой системы делопроизводства методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на Управление делами.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Министерства или структурных подразделений центрального аппарата.
Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в документационном обеспечении деятельности Министерства и его структурных подразделений, определяются должностными инструкциями.
Указания Управления делами по вопросам делопроизводства являются обязательными для сотрудников Министерства.
Общее методическое руководство по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела осуществляет Росархив.
2. Организация документооборота
2.1. Общие правила организации документооборота
Движение документов в Министерстве с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот Министерства.
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
- прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;
- каждое перемещение документа должно быть оправданным: следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, необусловленные деловой необходимостью;
- в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов должно быть максимальное единообразие.
2.2. Порядок обработки входящей корреспонденции
Документы, поступающие в Министерство, проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется Управлением делами.
Документы, доставляемые спецсвязью, принимаются общим отделом Управления делами, а после окончания рабочего дня, в выходные и праздничные дни - в приемной Министра.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются. При этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие указанных в документах приложений.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.
Конверты с письмами, поступившими в адрес структурных подразделений, а также с пометкой "лично", передаются по назначению без вскрытия.
Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа, а также при поступлении личных или платных документов. Сохраняются и прилагаются конверты к письмам, полученным от граждан.
Посылки и бандероли с наложенным платежом выкупаются только с разрешения финансово-хозяйственного отдела Управления делами.
Корреспонденция, поступившая в Министерство, разбирается на документы, адресованные Министру, первым заместителям Министра, заместителям Министра, Министерству (без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения), структурным подразделениям до 10 часов.
Документы, адресованные Министру, первым заместителям Министра, заместителям Министра, Министерству, раскладываются в папки для передачи в Управление делами.