Учет объема документооборота в Министерстве включает в себя подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.
Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также анализ различных аспектов управленческой деятельности.
Подсчет количеств документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
Подсчет количества входящих и исходящих документов, поступивших на имя Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра, в адрес Министерства, докладных записок руководству Министерства, писем граждан осуществляется Управлением делами.
При проведении учета документов раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения.
Раздельно учитывается количество входящих, исходящих и внутренних документов, а также писем граждан.
Подсчет документооборота проводится по структурным подразделениям и по Министерству в целом.
В структурном подразделении учет документов следует производить по видам документов и по корреспондентам.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 2). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж.
Результаты учета объема документооборота обобщаются Управлением делами и представляются руководству Министерства для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
3. Регистрация документов и построение справочного аппарата
3.1. Общие правила регистрации
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические и др.), как создаваемые внутри Министерства (приказы, указания, протоколы, докладные записки, письма и др.), так и поступающие из других организаций и от физических лиц.
При помощи регистрации сведения о документах поступают в поисковую систему.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в Министерстве только один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы Министерства по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, инструкции, письма граждан и т.д. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится децентрализованно в местах создания и исполнения документов, но регистрацию основных групп документов производит Управление делами.
Документы регистрируются при помощи средств вычислительной техники, машинописного или рукописного заполнения карточек единого образца (приложения 3, 4) и в журналах. Сведения, внесенные в карточку, должны обеспечить учет, справочно-информационный поиск, контроль исполнения и анализ документов.
Для удобства регистрации, облегчения поиска документов руководству Министерства и каждому структурному подразделению, а также группам корреспондентов присваивается условный индекс.
Классификатор индексов руководства и структурных подразделений строится в соответствии со структурой Министерства. Он разрабатывается на начало календарного года и доводится Управлением делами до сведения каждого структурного подразделения Министерства.
Классификатор корреспондентов представляет собой перечень органов власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, с которыми Министерство связано в своей деятельности (приложение 5).
3.2. Регистрация входящих и исходящих документов
3.2.1. Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа; дата поступления; индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и номер документа-ответа); номер дела.
Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами.
Правила заполнения основных реквизитов регистрационной карточки указаны в приложении 4.
Регистрационный номер и дата поступления документа проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
Входящий номер документов, подлежащих регистрации в общем отделе Управления делами, состоит из индекса руководства Министерства (Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра), на чье имя поступил документ, или индекса Министерства, если в документе не указан конкретный адресат; через тире - индекса корреспондента (раздела картотеки); через косую черту - порядкового номера документа, например: 01-6/234 (01 - индекс Министра, 6 - индекс корреспондента (раздел картотеки), 234 - порядковый номер).
Входящий номер для документов, регистрируемых в структурных подразделениях Министерства, состоит из индекса структурного подразделения; через тире - индекса корреспондента (раздела картотеки); через косую черту - порядкового номера. Например: 10-2/154, где 10 - индекс структурного подразделения; 2 - индекс корреспондента (раздел картотеки); 154 - порядковый номер.
На все виды нормативно-распорядительных документов (приказы, протоколы и решения коллегии, инструкции, указания и т.п.) в структурных подразделениях Министерства должны заполняться регистрационно-контрольные карточки (без присвоения входящих номеров).
При поступлении этих документов в структурное подразделение в карточке указывается наименование документа, его дата и номер, дата поступления в структурное подразделение и далее заполняются все графы карточки.
Документы-ответы самостоятельно не регистрируются, отметки об их поступлении делаются на оборотной стороне регистрационных карточек инициативных исходящих документов.
При регистрации документов в общем отделе Управления делами (карточки с красной полосой) для подразделений-исполнителей распечатывается одна карточка. Эти документы повторно в структурных подразделениях не регистрируются, их дальнейшее движение отражается в карточке, приложенной к документу. В структурных подразделениях карточки заполняются в количестве экземпляров, необходимых для создания справочных и контрольных картотек*(1).
При наличии ссылки на ранее поступившие документы работник, регистрирующий документ, указывает на карточке номера этих документов и дел, в которые они подшиты, фамилию исполнителя.
На документах, подлежащих возврату в Управление делами, ставится штамп "подлежит возврату".
В регистрационно-контрольной карте на ЭВМ отмечается движение документа с момента поступления до его помещения в дело после исполнения.
3.2.2. Исходящий номер документов, подлежащих регистрации в общем отделе Управления делами, состоит из индекса руководства Министерства (Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра), подписавших документ, индекса корреспондента (раздела картотеки); порядкового номера; индекса структурного подразделения, подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, например 01-6/234-10-12 (01 - индекс Министра, 6 - индекс корреспондента (раздел картотеки), 114 - порядковый номер, 10 - индекс структурного подразделения, 12 - номер дела по номенклатуре).
На инициативный документ в структурных подразделениях заполняется отдельная регистрационная карточка, которая помещается в справочную картотеку в раздел "Исходящие документы" соответствующей группы корреспондентов. При регистрации номер документа состоит из индекса структурного подразделения; через тире - номера корреспондента (раздела картотеки); через косую черту - порядкового номера по картотеке данной группы корреспондентов и через тире - номера дела, в котором находится копия этого документа; например 10-8/42-12.
Исходящим номером документа-ответа является входящий номер документа, на который дается ответ, и через тире указывается номер дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия ответа. В регистрационной карточке делается лишь отметка об исполнении документа.
Порядковый номер документа в элементах регистрационного индекса всегда проставляется за косой чертой.
3.3. Регистрация нормативно-распорядительных документов
Регистрация приказов, указаний, постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации и заместителя Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, инструкций, протоколов заседаний и решений коллегии ведется в журнальной форме и ЭВМ.
В Управлении делами регистрируются:
- приказы по основной деятельности, в том числе о внесении изменений в структуру и штатное расписание центрального аппарата Министерства;
- приказы по личному составу руководителей учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения (готовятся Управлением кадровой политики на основании представлений структурных подразделений) с добавлением к порядковому номеру индекса "л";
- приказы по аттестации врачей и провизоров учреждений здравоохранения федерального подчинения (готовятся Управлением кадровой политики) с добавлением к порядковому номеру индекса "л";
- приказы по аттестации медицинских работников санаторно-курортных учреждений (готовятся Отделом санаторно-курортной помощи) с добавлением к порядковому номеру индекса "л";
- приказы о награждении нагрудным знаком "Почетный донор Российской Федерации" (готовятся Департаментом организации медицинской помощи населению) с добавлением к порядковому номеру индекса "л";
- приказы о награждении работников здравоохранения ведомственными наградами, почетными грамотами, об объявлении благодарности и т.п. (готовятся Управлением кадровой политики) с добавлением к порядковому номеру индекса "л";