Контроль за исполнением документов в Министерстве осуществляют:
- входящих документов, адресованных руководству Министерства - общий отдел Управления делами;
- приказов, указаний, протоколов совещаний у Министра, протоколов заседаний (решений) коллегии; планов основных организационных мероприятий Министерства - отдел контроля и информации Управления делами;
- писем граждан - организационный отдел Управления делами.
Контроль по существу решения поставленных в документах вопросов осуществляют руководители структурных подразделений Министерства.
Непосредственный контроль за сроками исполнения документов, поступающих в структурные подразделения, осуществляется работником, назначенным руководителем подразделения.
Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в документах, возлагается на исполнителей.
4.2. Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены на основании актов вышестоящих органов государственной власти и управления России, а также центральных отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями.
Документы, подлежащие контролю, исполняются в следующие сроки:
- поручения, содержащиеся в актах Президента Российской Федерации и актах Правительства Российской Федерации - в указанные в них сроки или в срок не более 30 дней;
- поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, а также поручения, содержащиеся в протоколах заседания Правительства Российской Федерации и его Президиума - в указанные в них сроки или в срок не более 30 дней; с пометкой в тексте "срочно" - в 3-дневный срок, с пометкой в тексте "оперативно" - в 10-дневный срок;
- поручения Правительства Российской Федерации по запросам членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы - в течение 10 дней;
- проекты решений Правительства Российской Федерации, иные материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, вносятся Министерством не позднее, чем за 15 дней до даты заседания;
- подготовка заключений по материалам к заседаниям Правительства Российской Федерации - строго в установленный срок с обязательным представлением справки на имя Министра с визами руководителя структурного подразделения, готовившего материал, и курирующего его заместителя Министра;
- запросы депутатов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы - в течение 15 дней;
- обращения депутатов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы - в течение 20 дней;
- проекты федеральных законов - в течение 15 дней;
- поручения, содержащиеся в приказах, указаниях, протоколах заседаний и решениях коллегии Министерства - в указанные в них сроки;
- поручения Министра, первых заместителей Министра и заместителей Министра - в указанные в них сроки;
- письма Министерства иностранных дел Российской Федерации, не требующие согласования с другими ведомствами, - в течение 15 дней; требующие согласования - 30 дней;
- письма предприятий, учреждений, организаций - в течение 30 дней;
- телеграммы, требующие срочного решения - до 2 дней, остальные - в течение 10 дней.
Сроки исполнения писем граждан определены в разделе 13 "Особенности работы с письмами граждан".
Более длительные сроки исполнения могут быть установлены Министром для документов, сложных по характеру исполнения, требующих проработки и согласования с другими организациями.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководством Министерства (руководителями подразделений) в резолюциях или указываются в тексте документа. В случаях, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок.
Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от срока, установленного настоящей Инструкцией, временем исполнения считается индивидуальный срок.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания или утверждения документа (приказы, указания, постановления), решений коллегии - с даты проведения заседания; документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления в Министерство.
Сроки исполнения поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, а также поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседания Правительства Российской Федерации и его Президиума исчисляются в календарных днях с даты подписания поручения или акта.
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Исполнитель документа должен не менее чем за три дня до истечения срока обратиться к лицу, установившему срок, с просьбой о продлении срока, представив обоснование. Изменение срока должно быть также согласовано с организацией, установившей его, если срок установлен в документе.
Решение о продлении срока исполнения поручения Президента Российской Федерации принимает Президент Российской Федерации, а также Руководитель Администрации Президента Российской Федерации и заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации - начальник Главного контрольного управления Президента Российской Федерации. Для этого на имя Президента Российской Федерации должен быть представлен не позднее, чем за 7 дней до истечения срока доклад с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения. В докладе должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения поручения. Главное контрольное управление Президента Российской Федерации информирует исполнителей о принятом решении.
Порядок продления срока исполнения поручений Правительства Российской Федерации аналогичен изложенному выше. Вносимые в необходимых случаях предложения о продлении сроков исполнения поручений должны представляться в Правительство Российской Федерации не позднее, чем за 7 дней до их истечения. Решение по продлению срока исполнения оформляется новым поручением Правительства Российской Федерации, после получения которого срок исполнения продлевается.
Продление срока исполнения запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Российской Федерации предполагает наличие промежуточного ответа автору запроса с аргументированным обоснованием необходимости продления срока.
Изменение срока документируется: проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или ЭВМ. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора.
Отсутствие своевременной информации о необходимости переноса срока исполнения понимается как подтверждение нормального хода исполнения, обеспечивающего выполнение задания в установленный срок.
Запрещается увеличивать срок исполнения, установленный руководством Министерства, или определять его с момента поступления документа в структурное подразделение.
4.3. Организация и технология контроля исполнения
Постановка документов на контроль осуществляется Министром, первыми заместителями Министра, заместителями Министра и начальниками структурных подразделений.
На входящем документе, подлежащем контролю, при регистрации в Управлении делами ставится штамп "Контроль Министра", "Контроль заместителя Министра", "Контроль" и указывается срок исполнения. Затем документы передаются в структурные подразделения Министерства с регистрационными карточками.
На поручения, содержащиеся в распорядительных документах Министерства (приказы, указания, протоколы заседаний (решения) коллегии), в структурных подразделениях в день получения документа по каждому пункту, подлежащему исполнению в данном подразделении, заполняется регистрационно-контрольная карточка с указанием исполнителей и сроков исполнения.
Контрольные карточки в структурных подразделениях группируются в специальной контрольной картотеке или в соответствующем разделе справочной картотеки по срокам исполнения.
Для контролируемых исходящих инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, заводится специальная контрольная карточка или выделяется специальный раздел в справочной картотеке по срокам исполнения. Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на его копии при регистрации (если этот срок не указан в самом тексте документа). Контроль за исполнением инициативного документа осуществляет исполнитель.
В структурных подразделениях Министерства ответственный за ведение контроля исполнения документов обязан:
- ежедневно проверять контрольные карточки в ячейках текущего и двух последующих дней и напоминать исполнителям о приближении срока исполнения;
- выяснять состояние исполнения документов, перечисленных в сводках Управления делами;
- докладывать руководителю подразделения о всех случаях возможных задержек и нарушений сроков исполнения документов;
- фиксировать в контрольной карточке факты напоминаний о приближении или наступлении срока исполнения и необходимые сведения о ходе исполнения;
- передавать информацию о ходе исполнения документов в Управление делами.
Ход исполнения документа и результат его выполнения вводится в базу данных автоматизированной регистрации Управления делами.
Для проверок хода исполнения поручений и документов, поставленных на контроль, общий отдел Управления делами делает еженедельные распечатки с напоминаниями руководителям подразделений о приближении сроков исполнения (предупредительный контроль) и о документах, не выполненных в срок.