- А3 297 х 420 мм;
- для документов, объемом более 15 строк машинописного текста -
- А4 210 х 297 мм;
- для сопроводительных писем и др. документов объемом до 15 строк
машинописного текста (вместе с подписью)
- А5 148 х 210 мм;
- для бланков резолюций и поручений руководства Министерства
- А6 105 х 148 мм
Бланки документов должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. При изготовлении бланков используется черная краска.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: 20 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 10 - нижнее.
Бланки документов Министерства разрабатываются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
В Министерстве установлены следующие виды бланков документов:
- бланк Министра;
- бланк Главного государственного санитарного врача;
- бланк заместителя Главного государственного санитарного врача;
- общий бланк Министерства;
- бланк письма Министерства;
- бланки конкретных видов документов - приказа, указания, постановления Главного государственного санитарного врача, постановления заместителя Главного государственного санитарного врача, решения коллегии.
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов кроме письма.
Бланки, перечисленные выше, (кроме бланков решения коллегии) изготавливаются с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки).
Структурные подразделения Министерства могут иметь бланки для писем в том случае, если это закреплено в положении о подразделении (Государственный герб Российской Федерации на них не воспроизводится).
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка, на стандартных листах бумаги формата А4.
Для заявлений, объяснительных записок, докладных записок, справок и т.п. используется стандартный лист бумаги, на котором в установленном месте прописными буквами впечатывается вид документа. Указание вида должно быть на каждом документе за исключением письма.
Все виды бланков заказываются Управлением делами только в типографии. Употребление ксерокопий гербовых бланков и бланков произвольной формы не допускается. Гербовые бланки, изготовленные с помощью компьютера или ксерокса, не имеют юридической силы.
6.2. Учет и хранение бланков
Гербовые бланки Министерства подлежат учету. При изготовлении бланков в типографии производится их поэкземплярная нумерация на оборотной стороне листа.
Учет гербовых бланков Министерства ведется раздельно по видам бланков в журналах учета.
Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков назначаются приказом Министерства.
Гербовые бланки выдаются по заявкам, подписанным руководителями структурных подразделений. При выдаче бланков в журнале учета записывается:
- наименование номерного бланка;
- количество экземпляров;
- номера бланков;
- наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Бланки для составления необходимых документов выдаются строго по назначению только сотрудникам Министерства.
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в журналах учета бланков.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет Управление делами.
Журналы учета бланков включают в номенклатуру дел.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководством Министерства. О проведенных проверках делают отметки в журналах учета бланков после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководства Министерства.
7. Оформление обязательных реквизитов документов
Организационно-распорядительные документы имеют строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Обязательными реквизитами документов всех систем являются наименование организации-автора документа; код организации-автора документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); заголовок к тексту; код формы документа; дата документа; индекс; текст; визы; подпись; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Полный перечень реквизитов документов приведен в приложении 6.
7.1. Наименование организации - автора документа
Наименование Министерства должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о нем - Министерство здравоохранения Российской Федерации (Минздрав России). Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование структурного подразделения Министерства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования Министерства.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее Министерство: Министр, Главный государственный санитарный врач Российской Федерации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует располагать, в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга, их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.