Наименование вида документа, составленного или изданного Министерством, регламентируется Положением о Министерстве и должно соответствовать видам документов, предусмотренных Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. В письме наименование вида документа не указывают. Наименование вида документа (приказ, докладная записка, отчет и т.д.) обуславливает особенности изложения содержания и построения текста.
7.3. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 года следует оформлять 05.01.2000.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.
В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 15 апреля 1997 г. (образец написания дат и чисел приведен в приложении 7).
7.4. Регистрационный номер документа
Требования к оформлению регистрационных номеров изложены в разделе 3. "Регистрация документов и построение справочного аппарата".
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).
7.5. Ссылка на номер и дату
Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Она помещается в специально отведенном для этого верхнем углу левого поля документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
7.6. Адресование документа
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Министерство юстиции
Российской Федерации
или
Государственная Дума
Российской Федерации
Комитет по труду и социальной
поддержке
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом документе.
При этом наименование должности адресата и фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Исполнительному директору
Федерального фонда
обязательного медицинского
страхования
А.М.Таранову
или
Аппарат Правительства
Российский Федерации
Начальнику Департамента
социального развития
Е.Ш.Гонтмахеру
или
Государственная Дума
Российской Федерации
Председателю Комитета
по охране здоровья
Н.Ф.Герасименко
или
Министерство финансов
Российской Федерации
Управление делами
Начальнику общего отдела
А.И.Петрову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям органов