Руководители подразделений обязаны лично рассматривая указанные сводки и принимать необходимые меры для своевременного исполнения документов.
4.4. Организация исполнения
При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Обработка и передача документов непосредственным исполнителям должна осуществляться в день поступления документа в подразделение или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы должны передаваться немедленно.
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование со всеми соисполнителями, представление на подписание (утверждение) руководству Министерства или руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.
Документы по вопросам, относящимся к компетенции аппарата Министерства, не должны пересылаться на исполнение в подведомственные организации и учреждения.
Запрещается направлять на исполнение в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из вышестоящих органов.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель составляет список на рассылку.
При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о датах поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Министерство и к исполнителю), промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки делаются на свободных от текста местах.
В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими подразделениями совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в качестве исполнителя в резолюции или документе первым. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления с документом (в течение двух дней) всех исполнителей для принятия совместного решения, которое докладываются руководителю. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
При исполнении документов несколькими исполнителями с документа могут сниматься копии. Подлинник документа передается основному исполнителю (п.2.3.).
4.5. Организация контроля исполнения распорядительных и других документов, издаваемых Министерством
Автоматизированный контроль за соблюдением сроков исполнения приказов, указаний, протоколов совещаний у Министра, первых заместителей Министра и заместителей Министра, протоколов заседаний (решений) коллегии, планов основных организационных мероприятий Министерства возлагается на отдел контроля и информации Управления делами.
Ответственность за выполнение распорядительных документов Министерства по существу поставленных в них вопросов возлагается, как правило, на заместителей Министра, о чем делается запись в тексте соответствующего распорядительного документа (приказа, указания, протокола заседания (решения) коллегии) с указанием конкретной даты выполнения задания.
Оперативный контроль за соблюдением сроков исполнения конкретных порученческих пунктов распорядительных документов Министерства возлагается на руководителей структурных подразделений, ответственных за контроль, и исполнителей, которые несут персональную ответственность за своевременность исполнения.
В случаях, когда в распорядительных документах задания даются руководителям органов и учреждений здравоохранения и санитарно-эпидемиологической службы, контроль за их выполнением возлагается на соответствующие структурные подразделения, в компетенцию которых входят указанные вопросы.
Для проверок хода и сроков исполнения распорядительных и других документов, издаваемых Министерством, находящихся на контроле, Управление делами еженедельно готовит напоминания руководителям структурных подразделений и сводки о документах, не исполненных в срок.
Руководители структурных подразделений обязаны еженедельно и ежемесячно информировать Управление делами о состоянии выполнения контрольных заданий и поручений.
Специалисты, ответственные за контроль в структурных подразделениях, обязаны еженедельно информировать Управление делами о состоянии исполнения отдельных документов или контрольных пунктов.
4.6. Снятие документов с контроля
После исполнения документы снимаются с контроля. На документах лицом, снявшим их с контроля, делается отметка: "В дело; подпись и дата".
Документ считается исполненным и снимается с контроля только после полного решения всех поставленных в нем вопросов и уведомления об этом всех заинтересованных организаций и лиц.
Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.
Документы, представленные на подпись руководству Министерства и возвращенные на доработку, не считаются исполненными в срок.
Исполненные входящие контрольные документы представляются в общий отдел Управления делами вместе с копией ответа или другими документами, свидетельствующими об исполнении.
Основанием для снятия с контроля поручений руководства Министерства является справка о выполнении поручения. Справка подписывается руководителем структурного подразделения с указанием даты и представляется в отдел контроля и информации Управления делами.
Для снятия с контроля распорядительных документов Министерства на имя заместителя Министра, на которого возложен контроль, представляется краткая докладная записка (справка) о проделанной работе конкретно по каждому контрольному пункту за подписью руководителя структурного подразделения или копия исполненного документа. Документ снимается с контроля Управлением делами в соответствии с резолюцией заместителя Министра.
Документ снимается с контроля, если он признан утратившим силу.
Руководители структурных подразделений обязаны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения.
Данные о состоянии исполнительской дисциплины докладываются на аппаратных совещаниях у руководства Министерства.
5. Состав управленческих документов Министерства
Деятельность Министерства обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.
Состав документационной базы определяется компетенцией Министерства, кругом управленческих функций; порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия); объемом и характером взаимосвязей с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией, Министерство издает следующие правовые акты: приказы, указания, инструкции, правила, положения, постановления Главного государственного санитарного врача.
Приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам деятельности Министерства. Указания издаются по оперативным вопросам.
По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных органов и общественных организаций, принимаются совместные распорядительные документы.
Нормативно-распорядительные документы вышестоящих органов доводятся до сведения подведомственных учреждений посредством:
- издания самостоятельных распорядительных документов (приказов), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам Министерства и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;
- издания информационного письма за подписью руководства Министерства, если нормативный правовой акт вышестоящего органа имеет обязательное значение, но в нем нет порученческих пунктов, во исполнение которых Минздрав России предпринял бы конкретные действия.
В пределах своей компетенции Министерство направляет письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами.
Постановления, приказы, инструкции и письма министерств и ведомств, имеющие обязательное значение и не имеющие порученческих пунктов, доводятся до подведомственной сети информационными письмами, подписанными руководством структурного подразделения.
При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.
В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, процессов работы с документами.
6. Оформление управленческих документов
Составление и оформление документов необходимо осуществлять с соблюдением ряда правил, которые обеспечивают им юридическую силу и способствуют оперативному и качественному исполнению документов.
6.1. Бланки документов
Для составления документов используются бланки следующих стандартных размеров (ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы):
- для материалов, содержащих таблицы с большим числом граф