- приказы о направлении работников учреждений здравоохранения на работу по контракту за границей (готовятся Управлением кадровой политики) с добавлением к порядковому номеру индекса "л";
- приказы о командировках сотрудников центрального аппарата Министерства по Российской Федерации (готовятся Управлением делами на основании представлений структурных подразделений) с добавлением к порядковому номеру индекса "к";
- приказы о краткосрочных заграничных командировках сотрудников центрального аппарата Министерства (готовятся Управлением международного сотрудничества) с добавлением к порядковому номеру индекса "к";
- указания (готовятся структурными подразделениями Министерства) с добавлением к порядковому номеру индекса "у";
- постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации (готовятся Департаментом госсанэпиднадзора);
- инструкции, утвержденные Министром, первыми заместителями Министра, заместителями Министра.
В Управлении кадровой политики регистрируются:
- приказы по личному составу сотрудников центрального аппарата Министерства (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность, поощрение, взыскание) (готовятся Управлением кадровой политики на основании представлений структурных подразделений) с добавлением к порядковому номеру индекса "л/а";
- приказы о предоставлении отпусков сотрудникам центрального аппарата Министерства (готовятся Управлением кадровой политики) с добавлением к порядковому номеру индекса "о".
В Департаменте государственного санитарно-эпидемиологического надзора регистрируются:
- постановления заместителя Главного государственного врача Российской Федерации.
3.4. Регистрация внутренних документов
Регистрация внутренних документов (докладные записки, справки, сводки, и др.) осуществляется на единых регистрационных карточках по месту их подготовки. Состав регистрационного номера этих документов аналогичен исходящему регистрационному номеру.
Протоколы заседаний коллегии Министерства регистрируются секретарем коллегии порядковыми номерами.
Подписанные экземпляры протоколов совещаний у руководства Министерства учитываются в Управлении делами.
Протоколы совещаний у руководства структурного подразделения учитываются делопроизводственной службой подразделения и нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Поручения Министра, оформленные на бланках, регистрируются в информационно-аналитическом отделе Управления делами порядковыми номерами в пределах календарного года.
Инициативные докладные записки на имя Министра, первых заместителей Министра и заместителей Министра регистрируются в общем отделе Управления делами. Поручения по этим документам переносятся в автоматизированную базу данных и ставятся на контроль.
3.5. Регистрация договоров, соглашений, контрактов
3.5.1. Договоры и контракты, заключенные от имени Министерства и подписанные Министром, первыми заместителями Министра и заместителями Министра регистрируются в Управлении делами порядковыми номерами в данной группе документов с добавлением буквенного индекса "д".
3.5.2. Соглашения о научно-практическом сотрудничестве в области здравоохранения с субъектами Российской Федерации и т.п., подписанные Министром здравоохранения, регистрируются в Управлении делами. Регистрационный номер соглашения состоит из регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших документ, и проставляется через косую черту в порядке указания авторов.
3.5.3. Протоколы о намерениях по сотрудничеству в области здравоохранения, подписанные от имени Минздрава России Министром, первыми заместителями Министра, заместителями Министра регистрируются в Управлении делами порядковыми номерами в данной группе документов.
3.6. Построение поисковых систем
Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров регистрационных карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
При передаче документов на архивное хранение передаются и поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка регистрации данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.
Поисковые системы обеспечивают доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, работникам Министерства, гражданам государственным органам и общественным организациям.
4. Организация контроля исполнения документов
4.1. Система контроля исполнения
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.
Контроль исполнения документов, а также зафиксированных в них или данных по ним поручений, включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа или поручения до исполнителя, проверку хода его выполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов, формирование информационно-аналитического массива и информирование руководства.
Контроль исполнения документов строится на базе автоматизированных банков данных и регистрационных картотек.
Обязательному особому контролю исполнения подлежат:
- законы, постановления Федерального Собрания;
- указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации;
- постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации;
- протоколы заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума;
- запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания;
- письма и документы из министерств и ведомств на имя руководства Министерства, требующие ответа Министра или заместителей Министра;
- письма граждан, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, от депутатов;
- другие документы по указанию руководства Министерства.
За исполнением остальных документов устанавливается общий контроль.
Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение поручений, содержащихся в документах, возлагается на заместителей Министра, руководителей структурных подразделений и Управление делами.
Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов и еженедельное рассмотрение на совещаниях состояния исполнительской дисциплины.
Руководители структурных подразделений являются ответственными исполнителями поручений по контрольным документам. В отдельных случаях по протоколам заседаний (решениям) коллегии ответственными исполнителями могут быть заместители Министра.
Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное исполнение поручений и качество подготавливаемого документа.
Непосредственными исполнителями поручений по документам являются начальники отделов и специалисты структурных подразделений Министерства, которые отвечают за фактическое исполнение документов в установленные сроки.
Контроль за исполнением документов осуществляется с момента рассмотрения их Министром, заместителями Министра или руководителями структурных подразделений.