В состав ЭК арбитражного суда в обязательном порядке включаются заведующий архивом, судьи и лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. Председателем ЭК назначается заместитель председателя арбитражного суда.
18.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив суда в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", и т.п.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 38).
19. Оформление дел для передачи на архивное хранение
19.1. Судебные дела подлежат оформлению по завершении их рассмотрения, остальные дела - по истечении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива арбитражного суда.
19.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат судебные дела, дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи (приложение 39); составление внутренней описи документов дела (приложение 40); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме судебных дел, подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизации документов, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов с заверительной надписью и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
19.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение 41).
По завершении рассмотрения судебных дел и по истечении года для других видов дел в заголовке на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
20. Составление описей дел
20.1. На завершенные судебные дела и дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи (приложение 42). На другие дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
20.2. В каждом структурном подразделении на судебные дела и на дела постоянного срока хранения составляются описи. По этим описям документы сдаются в архив суда. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для сводной описи, которую готовит архив суда и по которой сдаются дела на государственное хранение.
20.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой для номенклатуры дел схемой систематизации; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом суда; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
20.4. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
21. Оперативное хранение документов и дел, выдача копий документов
21.1. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и арбитражных дел.
Дела должны храниться в рабочих комнатах и располагаться в запирающихся шкафах, обеспечивающих их сохранность и невозможность доступа к документам посторонних лиц. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.
На корешках обложек дел указываются регистрационные номера или индексы по номенклатуре.
21.2. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководства арбитражного суда по заявкам (приложение 43). На выданное дело заводится карточка - заместитель дела (приложение 44).
Изъятие подлинных документов из судебных дел и дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства либо одного из судей арбитражного суда. При этом в деле должны оставаться заверенная копия документа и основание на выдачу подлинника.
21.3. Копии документов выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений, их заместителей, а также судей.
21.4. При выдаче из дела копии, если документ исполнен на бланке, полностью воспроизводятся реквизиты бланка (бланк арбитражного суда, номер, дата и т.д.).
Если выдается копия документа, исходящего от арбитражного суда, она оформляется на бланке суда.
В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия".
21.5. При свидетельствовании верности копии документа внизу после полного воиспроизведения текста пишутся слова "Копия верна", указываются полностью должность, фамилия уполномоченного на то должностного лица, которое ставит свою подпись и дату.
При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам рядом с подписью должностного лица на свободном от текста месте проставляется печать канцелярии или суда (в зависимости от значимости документа).
21.6. На обороте остающегося в деле документа отмечается, когда и кому выдана копия.
21.7. Копии документов могут быть выданы сторонам и другим лицам, участвующим в деле, на основании мотивированного письменного заявления.
22. Передача дел на архивное хранение
22.1. Для хранения документов, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
22.2. В своей деятельности архив арбитражного суда руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями руководства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, нормативными и методическими документами Государственной архивной службы России, других организаций Государственной архивной службы России, положением об архиве.
22.3. Архив арбитражного суда хранит документы суда, организаций-предшественников и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем суда.
22.4. В архив передаются судебные дела после их рассмотрения в соответствии со сроками, установленными Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.
22.5. Передача дел в архив осуществляется по составленному работником архива графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником канцелярии арбитражного суда.
Прием каждого дела производится работником архива суда в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против номера каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Каждый экземпляр описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения утверждается руководителем структурного подразделения.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
22.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Приложение 1
к п. 2.5
____________________________________________________________________
(полное наименование арбитражного суда)
Акт
об отсутствии документов или других
вложений в почтовых отправлениях
"__________"______ 19 ____ г.
Работники арбитражного суда ________________________________________