15.8. После передачи информации сотрудник канцелярии возвращает подлинник материала исполнителю с отметкой о времени отправки.
15.9. Факсограммы, поступившие по каналу факсимильной связи, подлежат обязательному учету канцелярией в журнале установленной формы (приложение 36).
15.10. Принятые в канцелярии факсограммы незамедлительно передаются адресатам под расписку: секретарям руководства арбитражного суда либо в структурные подразделения ответственным за делопроизводство.
Факсограммы на иностранных языках передаются под расписку в секретариат председателя суда.
16. Составление номенклатуры дел
16.1. Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в арбитражных судах Российской Федерации, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел составляется в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1988) и "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" (М., 1989) 5.
16.2. Номенклатура дел арбитражного суда на предстоящий календарный год (приложение 37) составляется службой делопроизводства суда при методической помощи работника архива суда в последнем квартале предшествующего года на основании номенклатуры дел структурных подразделений, представленных их руководителями.
Сводная номенклатура дел арбитражного суда согласуется с экспертной комиссией (ЭК) арбитражного суда и экспертной проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа Государственной архивной службы России.
16.3. Согласованная с архивным органом номенклатура дел утверждается председателем арбитражного суда не позднее декабря предшествующего года, вводится в действие с 1 января следующего календарного года, является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии.
16.4. После утверждения номенклатуры дел арбитражного суда структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
16.5. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения.
16.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой и штатным расписанием арбитражного суда, положениями о структурных подразделениях, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел арбитражного суда за прошлые годы.
16.7. Названиями разделов номенклатуры дел арбитражного суда являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
16.8. Графы номенклатуры дел арбитражного суда и структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются буквами и арабскими цифрами. Например: К1-05 (К1 - индекс коллегии по рассмотрению споров, возникающих из гражданских и иных правоотношений; 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре).
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов дела и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовках дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Графа 3 заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.
При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым перечнем документов, срок их хранения устанавливается ЭК суда и ЭПК соответствующего органа Государственной архивной службы России.
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию.
16.9. При наличии вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в компьютере для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.
17. Формирование дел
17.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в арбитражном суде формируются децентрализованно, то есть в структурных подразделениях.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства при методической помощи архива арбитражного суда.
17.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел, судебных дел; раздельно группировать документы постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно превышать 250 листов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
17.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяют руководители структурного подразделения. На документе проставляются: отметка "В дело N ", дата, подпись руководителя структурного подразделения.
17.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.
Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.
Обращения граждан по вопросам работы арбитражного суда (предложения, заявления и жалобы) и все документы по рассмотрению и разрешению обращений группируются отдельно от других документов.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.
18. Экспертиза ценности документов
18.1. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.
18.2. Экспертиза ценности документов арбитражного суда проводится в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Государственной архивной службой России.
18.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в арбитражном суде создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях с привлечением специалистов архива арбитражного суда. Окончательное решение принимает ЭК арбитражного суда.
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждает председатель арбитражного суда.