12.15. Учет выдаваемых исполнительных листов ведется в специальном журнале (приложение 46) лицом, ответственным за хранение гербовой печати арбитражного суда.
12.16. Исполнительный лист должен быть заполнен четко и грамотно, без помарок и исправлений. Содержание исполнительного листа должно соответствовать требованиям статьи 200 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.
12.17. Исполнительный лист высылается взыскателю заказным письмом либо, при личной явке взыскателя в суд, выдается ему под расписку в журнале учета выдачи исполнительных листов.
12.18. Журналы учета бланков и исполнительных листов должны быть прошиты, листы пронумерованы, количество листов заверено подписью председателя суда и печатью суда на оборотной стороне последнего листа журнала.
12.19. В случае утери работником бланков или исполнительных листов он обязан незамедлительно сообщить об этом ответственному лицу, которое в свою очередь обязано известить об этом председателя арбитражного суда и сделать отметки в графах 18 - 23 журнала учета бланков.
12.20. Уничтожение испорченных бланков, а также списание утерянных бланков или исполнительных листов производится по акту специальной комиссии, возглавляемой заместителем председателя арбитражного суда. При этом в журналах учета делаются соответствующие отметки.
12.21. Контроль за соблюдением порядка учета и хранения печатей, штампов, бланков и исполнительных листов осуществляет председатель суда.
13. Контроль и проверка исполнения документов и поручений
13.1. Контролю и проверке исполнения в арбитражном суде подлежат:
приказы, распоряжения и поручения Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
распоряжения и поручения заместителей Председателя Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
приказы, распоряжения и поручения руководства арбитражного суда;
планы работы Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и арбитражного суда;
соблюдение процессуальных сроков рассмотрения принятых к производству исковых заявлений, апелляционных и кассационных жалоб.
13.2. Порядок организации контроля и проверки исполнения перечисленных в пункте 13.1. документов определяется председателем арбитражного суда.
Обеспечение контроля в зависимости от штатной численности арбитражного суда может быть возложено на контрольно-инспекторскую группу, канцелярию или должностное лицо 4 приказом по арбитражному суду.
Ответственность за организацию контроля и состояние исполнительской дисциплины внутри структурных подразделений возлагается на их руководителей.
13.3. Контроль за исполнением документов и поручений включает: доведение до исполнителей документа или поручения, проверку хода его выполнения, информирование об этом руководства, а также снятие с контроля исполненного документа или поручения.
13.4. Контроль за прохождением и исполнением документов осуществляется с использованием компьютера или по регистрационно-контрольным карточкам.
13.5. Поручения, имеющие резолюцию "Срочно", исполняются в трехдневный срок, если иной срок не установлен руководством арбитражного суда.
Срок исполнения внутренних документов исчисляется в календарных днях с даты их подписания (утверждения), а поступивших в арбитражный суд из других организаций - с даты их поступления. Если срок исполнения документа приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается первый следующий за ним рабочий день.
13.6. Если исполнение документа или поручения руководства арбитражного суда возложено на несколько подразделений (лиц), ответственным за исполнение является подразделение (лицо), указанное первым.
Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые материалы в установленный срок.
13.7. Контрольный орган не позднее чем за пять дней до окончания срока исполнения документа (поручения) предупреждает об этом исполнителя.
При необходимости продлить исполнение поручения исполнитель за пять дней до истечения срока представляет руководителю, давшему поручение, мотивированное ходатайство о его продлении с обоснованием нового срока исполнения.
Сведения об изменении срока вносятся в компьютер (регистрационно-контрольную карточку) и передаются в контрольный орган.
13.8. Документ (поручение) передается на исполнение в подразделение из контрольного органа со вторым экземпляром регистрационно-контрольной карточки.
Ответственный за делопроизводство знакомит исполнителя с поручением и тот расписывается в карточке за получение документа или ознакомление с поручением.
13.9. При направлении поручений или запросов арбитражного суда в другие организации и учреждения на копии поручения или запроса и на карточке к нему делается отметка "Контроль". Копия поручения (запроса) хранится в отдельном наряде.
13.10. Документы и поручения снимаются с контроля только после их окончательного исполнения.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для признания документа исполненным.
13.11. Решения об окончательном исполнении документов и поручений принимаются руководителем подразделения или его заместителем, а в соответствующих случаях - руководством арбитражного суда.
13.12. Исполнение заданий и поручений регистрируется вводом соответствующей информации в компьютер, а также отметкой и подписью руководителя структурного подразделения или его заместителя в регистрационно-контрольной карточке. Об этом ставится в известность и контрольный орган.
14. Контроль за ведением делопроизводства
14.1. Канцелярия арбитражного суда периодически (не реже двух раз в год) осуществляет проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях аппарата.
Для проверки состояния делопроизводства, наряду с работниками канцелярии и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, могут привлекаться и другие специалисты.
Итоги проверки отражаются в справке, которая представляется на рассмотрение руководству арбитражного суда.
14.2. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях периодически проверяют условия хранения документов у исполнителей, контролируют правильность их оформления и о результатах информируют руководителей структурных подразделений.
Канцелярия арбитражного суда и службы делопроизводства в подразделениях ведут учет документооборота (как правило, по итогам года). При необходимости готовятся предложения по совершенствованию работы с документами и улучшению делопроизводства.
15. Прием и передача служебной информации по каналу факсимильной связи
15.1. Служебная информация, полученная по каналу факсимильной связи, не рассматривается в качестве процессуального документа и не относится к официальным документам.
Передача процессуальных документов по каналу факсимильной связи не допускается.
15.2. Прием и передачу информации по каналу факсимильной связи осуществляет, как правило, канцелярия арбитражного суда.
15.3. По каналу факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", "Не для печати", а также рукописные материалы.
15.4. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналу факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
15.5. Объем передаваемой информации не должен превышать двух страниц машинописного текста, напечатанного через полтора интервала.
15.6. Предназначенный для передачи текст печатается на писчей бумаге черным цветом.
Неправильно оформленные материалы возвращаются исполнителю.
15.7. Информация, предназначенная для передачи, подлежит обязательному учету по заявкам (приложение 35), которые подписываются руководителями структурных подразделений и передаются в канцелярию для исполнения.
В канцелярии проставляются порядковый номер, дата и время отправки информации.