Генеральному директору
объединения "Агропром"
Иванову И.И.
8.9. При адресовании документа нескольким должностным лицам их должности указываются во множественном числе и обобщенно.
Например:
Председателям арбитражных судов
субъектов Российской Федерации
При адресовании документа в несколько однородных организаций их наименования следует указывать обобщенно.
Например:
Федеральные арбитражные
суды округов
8.10. Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в соответствии с почтовыми правилами.
Например:
Редакция "Вестника Высшего
Арбитражного Суда Российской
Федерации"
101000, Москва, Малый
Харитоньевский переулок, д. 12
8.11. Исходящий документ не должен содержать более четырех адресатов; личная подпись ставится на каждом документе.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
8.12. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
При наличии нескольких приложений каждое из них нумеруется.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
На приложениях к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия документа, его даты и номера. Например. Приложение к приказу председателя Федерального арбитражного суда Центрального округа от "___" _________ 199__ г. N ____
8.13. Подготовка исходящих документов включает работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), размножению и отправке.
При подготовке документа исполнитель обязан проверить его содержание, отредактировать, правильно оформить, получить необходимые визы. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
8.14. Документы, подписанные председателем арбитражного суда или по его поручению заместителем и адресованные в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, законодательные органы, министерства и ведомства, регистрируются в канцелярии. На оборотной стороне документа указываются фамилия и инициалы исполнителя, его телефон.
Одна копия отправляемого документа подшивается канцелярией в дело в соответствии с номенклатурой, другая хранится в подразделении-исполнителе.
8.15. Документы, подписанные руководством арбитражного суда и адресованные в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации и органы государственной власти, как правило, отправляются заказной почтой.
8.16. Другие виды исходящих документов, подписанные руководителями суда или структурных подразделений, оформляются ответственными за делопроизводство, регистрируются в компьютере и журнале исходящей корреспонденции и передаются для отправки в канцелярию законвертованными, с написанными на конвертах адресами.
8.17. Если документ подлежит рассылке нескольким адресатам, то исполнитель или ответственный за делопроизводство представляет в канцелярию необходимое количество экземпляров документа и список рассылки с указанием адресов.
8.18. Исходящую заказную корреспонденцию канцелярия принимает на отправку по реестру и под расписку. В почтовое отделение исходящая заказная корреспонденция отправляется по списку (приложение 28), который хранится в канцелярии.
Канцелярия принимает документы на отправку в течение всего рабочего дня.
8.19. Корреспонденция, исходящая из арбитражного суда, отправляется только через канцелярию.
9. Справочно-информационная работа
9.1. Справочно-информационная служба (там, где она создана) входит в состав канцелярии и подчиняется непосредственно начальнику канцелярии.
9.2. Основными задачами справочно-информационной службы являются: предоставление информации и справок о движении судебных дел и заявлений в арбитражном суде с использованием данных автоматизированной системы делопроизводства, регистрационно-контрольной картотеки и информации, поступающей из судебных коллегий и структурных подразделений.
Справочно-информационная служба руководствуется в своей деятельности приказами, распоряжениями председателя арбитражного суда, настоящей Инструкцией.
9.3. Справочно-информационная служба работает во взаимодействии с соответствующими сотрудниками судебных коллегий и структурных подразделений арбитражного суда.
9.4. Информация и справки выдаются при наличии полных данных об исходящем номере и дате документа, номере дела, сведений об истце и ответчике (сторонах).
9.5. Сотрудники справочно-информационной службы представляют информацию о судебных делах, заявлениях и жалобах на любом этапе их прохождения (рассмотрения) сторонам или их представителям по устным (телефонным) и письменным запросам в течение всего рабочего дня и, если позволяет штатная численность работников суда, без перерыва на обед (с заменой на это время сотрудника справочной службы).
9.6. Сотрудники справочно-информационной службы имеют право сообщать представителям сторон следующую информацию: входящий регистрационный номер дела (документа), дату регистрации, содержание вопроса (категория спора), наименование судебной коллегии (судебного состава) или структурного подразделения, в котором находится на рассмотрении дело (заявление), дату принятого по делу (заявлению) решения, постановления. В крайнем случае, если в справочную службу не поступила информация о результатах рассмотрения дела (заявления), может быть дан телефон сотрудника, ответственного за делопроизводство в коллегии (судебном составе).
Сведения о непосредственных исполнителях и судьях и их телефоны не сообщаются.
9.7. В случаях несвоевременного или неполного сообщения в справочно-информационную службу сведений о движении и результатах рассмотрения заявлений и дел, об этом докладывается руководству канцелярии или арбитражного суда для принятия мер.