6.4. К рассмотрению не принимаются обращения без подписи (анонимные), содержащие оскорбительные выражения (они подшиваются в наряд), а также не поддающиеся прочтению (последние возвращаются заявителям).
6.5. Обращения граждан регистрируются канцелярией в регистрационно-контрольной карточке (приложение 26) либо в журнале или в компьютере.
В картотеку (компьютер) заносятся фамилия, имя и отчество заявителя, регион, откуда поступило обращение, входящий номер, дата регистрации, краткое содержание вопроса с обязательным указанием арбитражного суда, иной организации, действия которых оспаривает заявитель.
6.6. Входящий номер состоит из индекса подразделения, в которое направляется обращение для разрешения, и порядкового номера. Коллективные обращения регистрируются с пометкой "Коллективное" на фамилию первого заявителя, которому и направляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей.
6.7. После регистрации, в зависимости от содержания и важности поставленных вопросов, обращения передаются на рассмотрение в соответствующий секретариат руководства или структурное подразделение ответственному за делопроизводство под расписку.
Канцелярия ведет централизованный учет поступивших обращений граждан, осуществляет контроль за их исполнением, представляет руководству необходимые сведения и справки.
6.8. Ответственность за организацию рассмотрения обращений или их разрешения по существу, за соблюдение сроков исполнения, а также за состояние делопроизводства по ним в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений.
6.9. Председателю суда и его заместителям докладываются обращения, поступившие из высших федеральных государственных органов, от депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, а также обращения с жалобами на действия сотрудников аппарата суда, о серьезных нарушениях законности и чрезвычайных ситуациях.
6.10. Порядок приема сторон, представителей юридических лиц определяется руководством арбитражного суда.
6.11. Все данные о прохождении и рассмотрении обращений вносятся в регистрационно-контрольные карточки или компьютер. Об исполнении обращений ответственный за делопроизводство докладывает руководителю подразделения.
6.12. Обращение снимается с контроля руководителем подразделения или его заместителем, а в соответствующих случаях руководством арбитражного суда.
7. Подготовка инициативных и распорядительных документов
7.1. Инициативные предложения по совершенствованию законодательства и иных правовых актов, проекты документов, разработанные по поручению руководства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, направляются в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость в таком документе.
7.2. На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма указываются наименование структурного подразделения, фамилия и телефон исполнителя, подготовившего проект документа.
7.3. Запросы, ответы и т.д. печатаются на листах формата А4 (210 х 297 мм) через полтора межстрочных интервала в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в канцелярии, третий - в структурном подразделении-исполнителе.
7.4. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается судебных органов.
Распорядительная часть начинается словом "Приказываю".
В распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
7.5. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в его тексте.
В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо или подразделение и его руководитель, на которых возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
7.6. Проект приказа представляется на визы руководителям структурных подразделений, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.
Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности регистрируются и хранятся отдельно от приказов по кадровым вопросам.
Приказы по кадровым вопросам по окончании календарного года подлежат полному оформлению и передаче на постоянное хранение в архив суда.
7.7. Проекты распоряжений разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе.
Распоряжения издаются в целях разрешения оперативных вопросов по отдельным направлениям деятельности арбитражного суда.
Распоряжения оформляются в таком же порядке, как и приказы, только распорядительная часть начинается словом "Предлагаю".
Распоряжение может быть подписано председателем суда или его заместителем.
7.8. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решения на совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол может вестись и при проведении собраний.
Протоколы нумеруются по порядку в пределах календарного года и подшиваются в отдельное дело.
Протокол подписывается председательствующим на совещании, конференции, заседании или собрании и лицом, ведущим протокол.
7.9. Телеграмма составляется согласно образцу (приложение 27) и передается для отправки в канцелярию. Телеграмма печатается в трех экземплярах: первый передается в почтовое отделение или телетайпную, второй с отметкой канцелярии о времени ее отправки возвращается в соответствующее структурное подразделение, третий остается в канцелярии.
Текст телеграммы составляется кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений. Знаки препинания - зпт., тчк., двтч., квч., тире - употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.
Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений.
Перед адресом указывается категория телеграммы: "Правительственная", "Молния", "Срочная".
Телеграммы подписываются только председателем суда или его заместителями. Председатель суда вправе определить категорию простых телеграмм, которые могут подписываться руководителями структурных подразделений, их заместителями и судьями.
Адрес отправителя печатается без сокращений, но со знаками препинания и под чертой в конце текста телеграммы.
Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью "Исправленному верить" и заверены лицом, подписавшим телеграмму.
8. Оформление реквизитов документов
8.1. Посередине верхнего поля бланков судебных и распорядительных документов арбитражного суда (определение, решение, постановление, приказ, распоряжение) помещается изображение Государственного герба Российской Федерации.
Наименование суда указывается в точном соответствии с законом "Об арбитражных судах в Российской Федерации".
8.2. Датой принятия документа является дата его подписания; для документа, принятого коллегиальным органом, - дата принятия решения; для документа, подлежащего утверждению, - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документа, составленного совместно несколькими организациями, датой принятия является дата его подписания последним участником.
8.3. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны указываться арабскими цифрами в следующей последовательности - число, месяц, год. Например: 03.02.96. В тексте документа, содержащего ссылку на судебный акт или сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты: 03 февраля 1996 года.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
При подписании документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена в проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом). Не допускается дописывание в документе слова "за" или проставление косой черты перед наименованием должности.
8.4. При необходимости проводится согласование документа с подразделениями и должностными лицами аппарата арбитражного суда или с другими заинтересованными организациями.