Согласование оформляется путем визирования проекта документа соответствующим должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка: "замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
8.5. Визы проставляются на экземплярах, остающихся в арбитражном суде, на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа. Проекты приказов, распоряжений, указаний визируются на первом экземпляре на нижнем поле оборотной стороны последнего листа документа.
8.6. Внешнее согласование с другими заинтересованными организациями оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Например:
Согласовано
Заместитель Председателя
Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации
____________________________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
05.01.96
Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:
Согласовано
Протокол заседания
(наименование коллегиального
органа)
05.01.96 N 8
Согласовано
Письмо Минюста России
30.12.95 N 02-15/1247-Т
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
8.7. Особым способом введения документа в действие является его утверждение.
Документы могут утверждаться руководством арбитражного суда, межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Грифы утверждения оформляются следующим образом:
Утверждаю
Председатель Арбитражного суда
г. Москвы
___________________________
(личная подпись, инициалы,
фамилия) __________________
(дата)
8.8. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.
Например:
Высший Арбитражный Суд
Российской Федерации
Организационно-контрольное
управление
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
Например:
Высший Арбитражный Суд
Российской Федерации
Организационно-контрольное
управление
Главному консультанту
Смирновой Е.Б.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например: