С1 - индекс секретариата председателя суда,
434 - порядковый номер по поступлении,
05.03.96 - дата регистрации.
4.5. На документ заполняются два экземпляра регистрационно-контрольных карточек (приложение 26), в которые вносятся следующие реквизиты: входящий регистрационный номер, присваиваемый в канцелярии, дата поступления, наименование корреспондента, исходящие номера и дата поступившего документа, вид документа (письмо, запрос, информация, указание, распоряжение, нормативный акт, разъяснение) и его краткое содержание, а также другие данные.
4.6. Зарегистрированные документы передаются по назначению в день их регистрации, в крайнем случае - при поздней доставке, необходимости подбора материалов, большого объема корреспонденции - не позднее следующего дня, а срочная корреспонденция - незамедлительно под расписку в регистрационно-контрольной карточке сотрудника, принимающего документы (секретаря, инспектора, специалиста, помощника председателя суда, заместителя председателя).
Первый экземпляр регистрационно-контрольной карточки остается в контрольно-справочной картотеке канцелярии, второй экземпляр приобщается к документу для последующих отметок о его прохождении и исполнении в подразделениях.
4.7. Секретарь (помощник) председателя суда (его заместителя) или иной уполномоченный на то работник вносит информацию в картотеку (журнал, компьютер) по поступающим документам и передает их председателю суда (его заместителю).
Секретарь (помощник) заносит в карточку (журнал, компьютер) резолюцию (указание) председателя суда (его заместителя) с поручением об исполнении документа и в тот же день передает документ под расписку в канцелярию.
4.8. Сотрудники канцелярии вносят в регистрационно-контрольную карточку фамилию и инициалы назначенного исполнителя (исполнителей), резолюцию (указание) председателя суда (его заместителя) о действиях по исполнению документа, сроке его исполнения. Документ в тот же день (или не позднее следующего) передается под расписку в карточке сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, в котором работает назначенный исполнитель. Соответствующая информация по документу вносится в картотеку (компьютер).
4.9. Ответственный за делопроизводство передает поступившие документы руководителю подразделения. Указание руководителя о дальнейшем порядке рассмотрения или разрешения документа записывается в регистрационно-контрольную карточку. Документ передается через ответственного за делопроизводство непосредственному исполнителю под расписку в карточке.
Соответствующая информация о движении документа в тот же день вносится в картотеку (компьютер) и сообщается в канцелярию. Регистрационно-контрольная карточка помещается в раздел картотеки "На контроле".
4.10. По завершении работы над документом ответственный за делопроизводство в структурном подразделении заполняет оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки, информацию об исполнении вносит в журнал (компьютер) и сообщает об этом в канцелярию.
4.11. Периодически, не реже двух раз в месяц, ответственный за делопроизводство докладывает в форме сводки (справки) руководителю структурного подразделения о соблюдении сроков исполнения документов сотрудниками.
4.12. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения суда в другое производится только по указанию (с согласия) руководителя, поручившего рассмотреть документы, и оформляется через канцелярию. На регистрационной карточке проставляются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ, а также дата передачи.
4.13. При составлении и оформлении документов сотрудники арбитражного суда должны руководствоваться следующими основными требованиями:
а) документ печатается на бланке установленной формы; при переписке между подразделениями суда бланки не используются;
б) для оформления сопроводительных писем, запросов и в некоторых других случаях могут применяться бланки с трафаретной заготовкой печатного текста;
в) к документам объемом более одной страницы следует составлять краткие заголовки;
г) служебный документ должен быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие его содержания;
д) отправляемому из суда документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса секретариата руководителя, подписавшего документ (например С1), индекса подразделения, его подготовившего (К2), порядкового номера и даты подписания документа: С1-К2-254 05.05.96.
На оборотной стороне последнего листа первого и второго экземпляров исходящего документа в левом нижнем углу указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (кроме процессуальных документов).
Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой;
е) в реквизитах исходящего документа-ответа указываются номер и дата документа, на который дается ответ;
ж) служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями; в состав подписи входит: полное наименование должности лица, подписывающего документ (если документ исполнен не на бланке руководства), личная подпись и ее машинописная расшифровка.
4.14. Исполненные документы (или их проекты) представляются руководителю подразделения для визирования и доклада (подписи) руководству суда. Визы проставляются на копиях, остающихся в суде.
4.15. Документы, отправляемые за подписью руководства суда, регистрируются в канцелярии.
Одна из копий документа хранится в деле канцелярии, соответствующем номенклатуре, другая - в подразделении исполнителя.
4.16. Копии документов, отправленных за подписью руководителей структурных подразделений, хранятся в структурных подразделениях.
4.17. На исполненном документе (его копии либо копии ответа) руководитель подразделения делает отметку: "Исполнено. Снять с контроля. В дело N _______, всего _____ листов", ставит свою подпись и дату.
4.18. Ответственные за делопроизводство в подразделениях оформляют документы и приложения к ним, вносят информацию об исполнении и отправке документов в регистрационно-контрольную карточку (компьютер) и передают подготовленную корреспонденцию в канцелярию на отправку.
4.19. Порядок и срок хранения материалов по исполненным документам обеспечивается в соответствии с номенклатурой дел, пересматриваемой ежегодно и утверждаемой председателем суда.
5. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
5.1. Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами с грифом "Для служебного пользования".
5.2. Судебным делам, к которым приобщаются документы с грифом "Для служебного пользования", также присваивается этот гриф.
5.3. Гриф "Для служебного пользования" ставится на отдельных судебных делах и документах нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в средствах массовой информации, а также требующие ограничения круга знакомящихся с ними лиц.
5.4. Дела и документы с грифом "Для служебного пользования":
учитываются в регистрационно-контрольных карточках, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме документов с грифом "Для служебного пользования" разрешается вести их учет совместно с другой несекретной корреспонденцией. В этом случае к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСП";
передаются работникам подразделений суда под расписку; пересылаются сторонним организациям заказной почтой;
тиражируются только через копировально-множительное бюро с письменного разрешения руководства подразделения и начальника канцелярии. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах.
5.5. Необходимость проставления грифа "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.
5.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
5.7. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного пользования", которые утратили практическое значение и не имеют исторической ценности, производится в подразделениях суда по акту.
6. Организация личного приема и порядок рассмотрения обращений граждан
6.1. Личный прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию арбитражных судов, осуществляется председателем суда, его заместителями, руководителями структурных подразделений и судьями в соответствии с утвержденным графиком, который вывешивается в вестибюле суда или в приемной.
В арбитражных судах, где созданы приемные, прием осуществляется также сотрудниками приемной.
Работники, осуществляющие прием, не вправе давать гражданам юридические консультации.
6.2. Учет граждан, обратившихся на прием, ведется в специальных журналах. В журналах отмечаются дата приема, фамилия, имя, отчество гражданина, существо вопроса и результат его рассмотрения.
Если обращение не было окончательно разрешено на личном приеме у руководства, оно через канцелярию передается в судебную коллегию или структурное подразделение, которым поручается его разрешение.
6.3. Работа с обращениями, письмами, жалобами и заявлениями 3 граждан осуществляется в строгом соответствии с действующим законодательством. Обращения граждан принимаются к рассмотрению арбитражными судами Российской Федерации по всем вопросам, входящим в их компетенцию.