Заполнение карт производится в соответствии с инструкцией, утвержденной Приказом Министерства здравоохранения СССР N 1161 от 29.12.77 г.
Карты хранятся в специальной картотеке у каждого участкового врача-фтизиатра по группам диспансерного учета и в их пределах по срокам назначенной явки (по месяцам - для контингентов, находящихся под наблюдением, и по дням - для больных, получающих амбулаторное лечение в период проведения курса лечения).
Контрольные карты диспансерного наблюдения используются в оперативных целях, обеспечивая контроль за своевременным проведением обследования и лечения (основных курсов, противорецидивного, профилактического) контингентов, состоящих на учете, и как статистический документ, обеспечивающий составление отчета о контингентах больных туберкулезом (отчет-вкладыш N 4).
Карты лиц, снятых в течение года с учета, независимо от причины снятия хранятся до конца года и составления годового отчета в действующей картотеке за особым разделителем, после чего передаются в архив учреждения. Срок хранения - 5 лет после снятия с диспансерного учета. Вопрос о дальнейшем хранении решается экспертной комиссией.
Карта подлежащего периодическому осмотру (форма N 046/у)
Карта является оперативно-учетным документом, используемым для учета контингентов, подлежащих периодическим осмотрам, контроля за правильностью проведения и оформления осмотров, в соответствии с указаниями приказов N 400 от 30.05.69 г., N 1129 от 2.11.79 г. и N 1000 от 23.09.81 г. и методическими письмами по осмотрам других декретированных контингентов.
Карта заполняется на всех лиц, подлежащих осмотру в данном лечебно-профилактическом учреждении на основании списков, полученных от предприятий (учреждений). В паспортной части карты указывается фамилия, адрес, место работы, профессия, возраст лица, подлежащего периодическому осмотру, определяется порядок проведения осмотров - кратность их проведения, набор специалистов, участвующих в осмотре, специальные методы исследования, которые необходимо проводить при осмотре.
В специально отведенных строках указывается основание для периодического медицинского осмотра: профвредность, работа в пищевом, коммунальном, детском учреждении и др.
В разделе "Результаты периодических медицинских осмотров, записывается дата осмотра, перечисляются специалисты, проводившие медосмотры, проведенные исследования, указываются диагнозы выявленных заболеваний, отмечается назначение того или иного мероприятия.
Карты подлежащих периодическим осмотрам хранятся в централизованной картотеке в кабинете профосмотров или у врача, ответственного за проведение осмотров, по предприятиям (учреждениям) или декретированным группам населения.
Картотека карт подлежащих периодическим осмотрам позволяет проводить разработки по интересующим признакам (по полу, возрасту, контингентам, периодам наблюдения) и обеспечивает заполнение таблицы "Осмотры контингентов населения, подлежащих периодическим осмотрам", в отчете лечебно-профилактического учреждения по ф. N 1
Карта профилактически осмотренного с целью выявления (форма N 047/у)
Карта профилактически осмотренного служит для регистрации осмотров, проводимых с целью раннего выявления отдельных форм и групп заболеваний (злокачественных новообразований, эндокринных заболеваний, глаукомы и т.д.). Ведется во всех лечебно-профилактических учреждениях, проводящих целевые осмотры населения, используется для записи лиц, обратившихся для профилактического осмотра, взамен списка лиц, подлежащих целевому медицинскому осмотру.
Карты не заполняются на лиц, подлежащих периодическим осмотрам, т.к. целевые осмотры этих контингентов проводятся одновременно с периодическим осмотром (присоединяются к нему) и регистрируются в карте, подлежащего периодическому осмотру (ф. N 046/у).
Карты хранятся в картотеке по видам осмотров и в их пределах по алфавиту, что позволяет собирать карты на одно лицо, с целью отсева возможных дубликатов.
По окончании года карты используются для составления таблицы 6Б, в разделе II отчета лечебно-профилактического учреждения (ф. N 1).
Список лиц, подлежащих целевому медицинскому осмотру (форма N 048/у)
Списки лиц, подлежащих целевому медицинскому осмотру могут заполняться вместо карт, профилактически осмотренных в мелких лечебно-профилактических учреждениях, где нецелесообразно создание специальных картотек осмотренных.
Списки лиц, подлежащих осмотру, составляются администрацией предприятия (учреждения), которая должна заполнить первые 5 граф формы, списки передаются в лечебно-профилактические учреждения, проводящие осмотр. Все последующие записи делаются при осмотре.
Списки, как и карты профилактически осмотренного, используются для составления таблицы 6Б раздела II, отчета лечебно-профилактического учреждения (ф. N 1).
Подсчет числа осмотренных проводится по графе 6. В подсчет включаются только лица, осмотренные первично в данном календарном году.
Формы списка используются также для записи лиц, обратившихся индивидуально для профилактического осмотра. В этом случае все записи производятся в лечебно-профилактическом учреждении.
Журнал учета профилактических осмотров полости рта (форма N 049/у)
Журнал служит для регистрации профилактических осмотров полости рта всех возрастных профессиональных групп населения, преимущественно декретированных, диспансерных групп, а также организованного детского населения (дошкольников и школьников). Является основным учетным документом, в котором регистрируется проводимая врачами-стоматологами и зубными врачами профилактическая работа среди населения.
Журнал заполняется в лечебно-профилактических учреждениях всех профилей, в том числе в стоматологических кабинетах школ и промпредприятий, здравпунктов.
Рабочая часть журнала состоит из 7 граф, по каждой строке против фамилии осмотренного отмечаются условными обозначениями (словом "да" или значком "+") здоровые лица, не нуждающиеся в санации, и ранее санированные.
В графе "нуждаются в санации" указывается объем предстоящей работы, для чего используется зубная формула и условные обозначения.
В графе "санировано" отмечаются лица, которым полностью закончена санация с указанием количества наложенных пломб (оно должно быть не менее, чем число пораженных зубов, показанное в предыдущей графе).
На основании записей в журнале заполняются соответствующие графы формы N 039-2/у "Дневник учета работы врача-стоматолога".
Карта профилактических флюорографических обследований (форма N 052/у)
Карта ведется всеми лечебно-профилактическими учреждениями, имеющими флюорографы (стационарные или передвижные) и проводящими профилактические осмотры населения с целью выявления больных туберкулезом.
Карта используется для записи результатов флюорографических обследований и является основным регистрационным документом при создании картотеки лиц, подлежащих осмотрам с целью раннего выявления больных туберкулезом.
Особое внимание необходимо обращать на заполнение следующих пунктов:
1) В первой строке отмечаются лица, длительный срок (3 и более года) не осматривавшиеся флюорографически (разница между датой заведения карты и датой первого обследования или разница между датами последнего и предыдущего обследования), и представляющие группу повышенного риска заболевания.
2) В правой стороне карты вписываются хронические заболевания, которыми страдает лицо, подлежащее осмотру, и путем подчеркивания указывается группа населения к которой он относится.
3) Графа 5 таблицы служит для записи заключительного диагноза по результатам двух чтений флюорограммы.
4) На обороте карты в нижней ее части помещена таблица для записи даты, метода и результатов рентгенологического дообследования (рентгеноскопии или рентгенографии, томографии). Обменным документом для заполнения этого раздела служит "направление на консультацию и во вспомогательные отделения" (ф. N 028/у).
Карты хранятся в картотеке флюорографического кабинета по группам населения и внутри групп по датам (месяцам) следующей флюорографии.
Карта профилактических прививок (форма N 063/у)
Карта ведется во всех лечебно-профилактических учреждениях, дошкольных учреждениях и школах, в которых осуществляются профилактические прививки детям.
Карта профилактических прививок заполняется на каждого новорожденного и на каждого вновь поступающего под наблюдение поликлиники или ФАП. Карты хранятся в специальной картотеке поликлиники (ФАП). Прививочные карты в картотеке раскладываются по месяцам следующей прививки, что обеспечивает ежемесячный учет детей, подлежащих активной иммунизации.
Прививочные карты организованных детей и школьников при составлении плана прививок на месяц учитываются в плане прививок детского дошкольного учреждения (или школы), которое они посещают. При наличии централизованной картотеки медицинские сестры учебно-воспитательных учреждений получают ежемесячные списки детей, подлежащих вакцинации, а в конце месяца отчитываются о работе; данные записываются в карту профилактических прививок. При отсутствии прививочной централизованной картотеки прививки планируются самостоятельно медицинскими работниками поликлиники, дошкольного учреждения, школы.
В случае выезда ребенка из города (района) на руки выдается справка о проведенных прививках.
Карта профилактических прививок остается в лечебно-профилактическом учреждении или на фельдшерско-акушерском пункте, где хранится в течение 5 лет в архиве учреждения.
Данные карт о числе и видах проведенных прививок используются для составления отчета о профилактических прививках (ф. N 86-леч).
Журнал учета профилактических прививок (форма N 064/у)
Журнал учета профилактических прививок предназначен для ежемесячного учета всех проведенных лечебно-профилактическим учреждением прививок. Эта форма используется для учета прививок взрослому населению и учащимся-подросткам (ПТУ, ТУ, техникум, вуз).
В графе "Примечание" следует указывать сведения об аллергологических пробах, проведенных перед прививкой и патологических реакциях на прививку.
В зависимости от количества проводимых прививок на каждый их вид заводится отдельный журнал или выделяется несколько листов в журнале.
Данные журнала используются для составления отчета о профилактических прививках (ф. N 86-леч.).