6.2.4. Специалист по работе с клиентами РИЦ при обращении Собственника выдает ему бланк Заявления согласно предмету заявления. При приеме Заявления от собственника Специалист по работе с клиентами РИЦ не вправе требовать от последнего непредусмотренные в Приложении В настоящего СТО документы и информацию.
В течение времени заполнения Собственником Заявления специалист по работе с клиентами РИЦ заполняет форму Задания на выполнение работ (Приложение В к СТО СМК 82.20.10 Диспетчерское обслуживание собственников жилых и нежилых помещений). В отметках заявителя указывается: «С условиями оказания услуг согласен, по факту оказания услуг оплату гарантирую».
Специалист по работе с клиентами по факту заполнения Задания на выполнение работ предоставляет его на подпись Собственнику.
6.2.5. Описание планируемых мероприятий (работ) указывается собственником в Заявлении в соответствии с обозначенным перечнем мероприятий (работ) (Приложение Б1,Б2) или в случае отсутствия необходимого варианта путем заполнения графы «другое» с добавлением необходимых пояснений (местоположение, размеры и т.д.).
6.2.6. Проект переустройства/перепланировки должен быть предоставлен в электронном виде (на электронных носителях) для использования в информационной системе (далее – ИС). Вся прочая документация от собственника может быть представлена как в письменном так и в электронном виде. В случае отсутствия у собственника возможности предоставить документацию в электронном виде, она должна быть предоставлена на бумажном носителе в формате А4. При этом все документы должны быть читаемы, распознаваемы.
6.2.7. В случае отсутствия у собственника на момент оформления Заявления всей необходимой документации (согласно Приложению В) специалист по работе с клиентами уведомляет собственника о необходимости для регистрации заявки предоставить полный пакет документов. До момента предоставления собственником полного пакета документов Заявка в работу не принимается.
6.2.8. В случае отсутствия у собственника заключенного договора по форме СТД СМК 266-2010 Договор управления многоквартирным домом (c изменениями № 3) или СТД СМК 019-2011 Договор о предоставлении услуг пользователю нежилого помещения (с изменениями №1) либо наличия у собственника задолженности по оплате за жилищно-коммунальные услуги специалист по работе с клиентами уведомляет собственника о необходимости заключить договор и/или погасить образовавшуюся задолженность. В противном случае Заявка в работу не принимается.
6.2.9. Прием Заявлений, а также необходимой документации от собственника производится через РИЦ согласно графику работы расчетно-информационного отдела РИЦ.
6.2.10. Прием Заявления и документов от собственника производит специалист по работе с клиентами . В случае если Проект не может быть предоставлен в электронном виде или не может быть отсканирован (формат превышает А4) он должен быть принят у Собственника в печатном виде на основании Акта приема-передачи документации (Приложение Е). Один экземпляр Акта остается у специалиста по работе с клиентами , второй экземпляр предоставляется собственнику и является подтверждением принятия Проекта.
6.2.11. При необходимости по требованию собственника специалист по работе с клиентами РИЦ снимает копию с Заявления на котором делает отметку с номером и датой регистрации входящего документа и передает собственнику.
6.3. Заведение заявки в базу «Диспетчерская ЖКХ»
6.3.1. Заведение заявки в базу данных «Заявки»/«Диспетчерская ЖКХ» осуществляется специалистом по работе с клиентами РИЦ. Заведение заявки должно происходить на основании предоставления собственником полного пакета документов согласно Приложения В.
6.3.2. Специалист по работе с клиентами РИЦ по факту получения всей необходимой документации от собственника сканирует ее на цветном сканере с целью подтверждения оригиналов печатей, подписей. Заявление и Проект сканируются отдельно от прочих документов, им присваивается соответствующее наименование «заявление», «проект». Прочие документы сканируются в один файл, которому присваивается наименование «документация».
6.3.3. Специалист по работе с клиентами РИЦ создает новую заявку в базе данных LotusNotes Заявки/Диспетчерская ЖКХ
6.3.3.1. В заявке на выдачу ТУ/Заключений указываются:
– ФИО собственника,
– адрес объекта,
– наименование Управляющей компании, обслуживающей здание,
– номер вводного устройства в помещении собственника /если помещение изначально нежилое/,
– предоставление копии паспорта собственника (с фотографией и пропиской),
– предоставление копии документа подтверждающего право собственности помещения,
– категория заявки – платная заявка,
– дата регистрации заявления,
– ген.подрядная организация,
– подрядная организация
– согласно классификации по справочнику выбирается соответствующая категория:
1. выдача технических условий
2. согласование проектов переустройства/перепланировки
6.3.3.2. В заявке на выдачу Акта БПиЭО:
– ФИО собственника,
– адрес объекта,
– наименование УК, обслуживающей здание,
– категория заявки – текущая заявка,
– дата регистрации заявления,
– ген.подрядная организация,
– подрядная организация
– согласно классификации по справочнику выбирается соответствующая категория:
– выдача акта БПиЭО
6.3.3.3. К заявке прикладываются:
– в электронном виде все документы, имеющие отношение к заявлению. Прикладываются отдельно Заявление, Проект. Прочая отсканированная документация, включая Задание на выполнение работ, Акт приема-передачи документации прикладывается одним отдельным файлом.
6.3.4. Заявка на выдачу ТУ/Заключения направляется на исполнение менеджеру по работе с платными заявками УТЭ, а также дополнительно Управляющему технической эксплуатацией конструкций зданий (далее - Управляющему конструкцией зданий), Управляющему технической эксплуатацией инженерных систем жилых зданий (далее – Управляющему инженерными системами зданий).
6.3.5. Заявка на выдачу Акта БПиЭО направляется на исполнение главному энергетику, а также дополнительно Управляющему конструкцией зданий.
6.3.6. Фиксированием начала срока выполнения заявки является день создания и направления заявки менеджеру по работе с платными заявками в случае создания ее до 14.00, или день, следующий за днем создания и направления заявки менеджеру по работе с платными заявками, в случае создания ее после 14.00.
6.3.7. Менеджер по работе с платными заявками анализирует поступившую заявку от специалиста по работе с клиентами РИЦ и направляет ее в адрес исполнителя по виду работ (далее-Исполнитель) (исполнитель определяется менеджером по работе с платными заявками согласно области выполняемых работ по заявке, компетенции исполнителя).
6.4. Работа по заявке
6.4.1. Выдача ТУ
6.4.1.1. В рамках работы с заявкой Исполнителем учитываются:
– полнота и соответствие предоставленной сопроводительной документации,
– безопасность и не ухудшение эксплуатационных характеристик всего МКД/объекта после проведения работ.
При недостатке информации (документов) по заявке Исполнитель незамедлительно информирует об этом специалиста по работе с клиентами РИЦ. Специалист по работе с клиентами связывается с Собственником по телефону, указанному в Заявлении и уведомляет о необходимости предоставить недостающую информацию, документацию.