- работу с проблемными пачками налоговых документов путем формирования в СПОНИ задания для сотрудника филиала ФКУ с описанием выявленных ошибок.
В случае выявления проблем в листовом составе и структуре налоговых документов (отсутствие титульного листа налогового документа, наличие повторяющихся идентичных листов налогового документа, наличие листов налогового документа с различным шаблоном ввода) сотрудник филиала ФКУ средствами системы электронного документооборота направляет запрос в ТОРМ о необходимости пересканирования или принятия мер по уточнению данных налогового документа;
- действия по доопределению информации о налоговых документах аналогичные действиям, указанным в пункте настоящего регламента;
- ввод в СПОНИ значений показателей с электронных образов налоговых документов в соответствии с пунктом 7.6 настоящего регламента;
- организацию работы по вводу в филиале ФКУ на этапе ввода в СЭОД данных налоговых документов, представленных на немашиноориентированных формах;
- контроль сроков обработки налоговых документов, установленных в соответствии с Перечнем налоговых документов.
6.4. Передача Акта изъятия налоговых документов из ФКУ в ТОРМ осуществляются средствами СЭД в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
6.5. Сотрудник филиала ФКУ средствами системы электронного документооборота направляет запрос в ТОРМ о необходимости пересканирования налоговых документов, реестра передачи налоговых документов.
7. Порядок обработки налоговых документов в филиале ФКУ
7.1. Подготовка налоговых документов и пачек конвертов
7.1.1. Налоговые документы филиал ФКУ сортирует в зависимости от категории налогоплательщиков (документы юридических лиц/индивидуальных предпринимателей, физических лиц (3-НДФЛ)), форм (машиноориентированные/не машиноориентированные), по дате поступления документов в НО и по видам бланков (машиноориентированные формы с 2 ШК/без 2ШК) и раскладывает их в разные тары.
7.1.2. В случае выявления налоговых документов, не соответствующих пункту 194 Административного регламента, налоговые документы извлекаются и передаются в НО по Акту изъятия налоговых документов. В Акте указывается основание для возврата налоговых документов. Акт печатается в двух экземплярах. При приеме-передаче налоговых документов сотрудники НО и филиала ФКУ подписывают два экземпляра акта. Один экземпляр акта передается в филиал ФКУ, второй - передается в НО. Подшивка Актов заменяет журнал регистрации актов.
Налоговые документы, подлежащие возврату в НО, передаются в НО по Акту изъятия налоговых документов не позднее ближайшего дня приема-передачи налоговых документов в соответствии с графиком документооборота.
7.1.3. Отсортированные налоговые документы раскладываются сотрудником филиала ФКУ по пачкам объемом не более 150 листов. Включение листов одного налогового документа в разные пачки не допускается.
В случае, если количество листов налогового документа превышает 150 листов, то включению в пачку подлежит только один документ (например, уведомление об участии в иностранных организациях (КНД N 1120411)). Максимальный объем пачки, подлежащей централизованной обработке - 999 листов. Включение листов одного документа в разные пачки не допускается. Документы, содержащие более 999 листов, подлежат обработке в СЭОД, в соответствии с пунктом 8 настоящего регламента.
Для формирования пачек документов сотрудником филиала ФКУ выполняется операция регистрации в СПОНИ. При регистрации пачки вносятся следующие параметры:
- код НО;
- дата поступления в НО;
- дата регистрации в НО;
- дата поступления в ФКУ;
- количество документов в пачке;
- количество листов в пачке;
- тип пачки (документы с 2ШК/без 2ШК);
- категория налогоплательщика.
7.1.4. Формирует и печатает в одном экземпляре сопроводительный лист пачки налоговых документов.
7.1.5. Для зарегистрированных пачек документов сотрудником филиала ФКУ выполняется операция проверки на отсутствие металлических предметов с применением металлодетектора или визуально. Выявленные в пачке металлические предметы удаляются.
7.1.6. Пачки налоговых документов, представленные на машиноориентированных формах без 2ШК (далее - пачки без 2ШК), передаются на участок выполнения операции нанесения регистрационных номеров.
7.1.7. Пачки налоговых документов, представленные на машиноориентированных формах с 2ШК (далее - пачки с 2ШК), передаются на участок выполнения операции сканирования листов пачки.
7.1.8. Пачки конвертов и конверты регистрируются в СПОНИ с последующей передачей в хранилище филиала ФКУ в соответствии с приказом ФНС России от 28.07.2014 N ММВ-7-1/390@.
В случае неверного определения количества конвертов при регистрации в СПОНИ сотрудник филиала ФКУ формирует и печатает Акт изменения количества конвертов в пачке (приложение N 18 к настоящему регламенту). Акт изменения количества конвертов в пачке печатается в 2 (двух) экземплярах. Один экземпляр Акта изменения количества конвертов в пачке остается в филиале ФКУ, второй экземпляр передается в НО в срок не позднее ближайшего дня приема-передачи налоговых документов в соответствии с графиком документооборота. При отсутствии регистрационных номеров на конвертах сотрудник филиала ФКУ формирует и печатает Акт изъятия конвертов из пачки (приложение N 19 к настоящему регламенту). Акт изъятия конвертов из пачки печатается в 2 (двух) экземплярах. Сотрудник филиала ФКУ передает по Акту изъятия конвертов из пачки, изъятые из обработки конверты в НО в срок, не позднее ближайшего дня приема-передачи налоговых документов в соответствии с графиком документооборота.
7.1.9. Налоговые документы, представленные на немашиноориентированных формах, передаются на участок ввода в СЭОД без регистрации в СПОНИ.
7.2. Нанесение регистрационных номеров на листы налоговых документов без 2ШК в филиале ФКУ
7.2.1. Печать регистрационных номеров выполняется сотрудником филиала ФКУ для всех листов пачки. Регистрационный номер в виде штрихового кода символики EAN13 наносится в регистрационную зону листа документа с использованием СПОНИ. Нанесение осуществляется на выделенном для этой операции принтере.
7.2.2. При сбое или замятии листов налоговых документов на принтере, в случае если регистрационный номер неудовлетворительного качества или лист поврежден, вручную наклеивается этикетка с регистрационным номером. Этикетки с регистрационными номерами подготавливаются с использованием СПОНИ в филиале ФКУ заранее.
7.2.3. По факту выполнения операции нанесения регистрационного номера сотрудник филиала ФКУ подписывает сопроводительный лист пачки налоговых документов, после чего пачка передается на участок выполнения операции сканирования листов документов.
7.3. Сканирование листов налоговых документов в филиале ФКУ
7.3.1. Все листы налоговых документов проходят операцию сканирования.
7.3.2. Сканирование выполняется в каталог с именем, совпадающим с регистрационным номером пачки. Каждый лист/сторона листа (в случае двустороннего заполнения документа) сканируется в отдельный файл в формате TIFF с соблюдением требований к образам документов, изложенных в руководстве администратора к СПОНИ (черно-белое изображение с разрешением 300 dpi в формате TIFF, метод сжатия CCIT G.4).
7.3.3. По факту завершения операции сканирования необходимо подтвердить выполнение операции в СПОНИ, после чего в сопроводительном листе пачки налоговых документов делается соответствующая подпись, и пачка передается на участок размещения в хранилище.
7.3.4. При поступлении налоговых документов для выполнения повторного сканирования данная операция выполняется в течение 3 (трех) рабочих часов с момента поступления налоговых документов. По факту выполнения операции повторного сканирования в сопроводительном листе пачки налоговых документов делается соответствующая подпись, после чего пачка передается на участок размещения на хранение.
7.3.5. После подтверждения завершения операции сканирования автоматически выполняется операция распознавания регистрационных и уникальных номеров, кодов формы и блоков 2ШК.
7.3.6. В случае, если система автоматического распознавания не распознала данные, необходимые для идентификации листа, то формируется задание на выполнение операции для пачки с документами без 2ШК - "Доопределение регистрационных номеров и кодов форм листов", для пачки с документами с 2ШК - "Доопределение уникальных номеров и кодов форм листов". Для пачек с полностью идентифицированными регистрационными данными выполняется автоматическая проверка состава и структуры налоговых документов и при отсутствии проблем инициируется ввод данных с учетом дифференцированных сроков обработки налоговых документов, приведенных в Перечне налоговых документов. В противном случае пачка переходит на этап работы с проблемными пачками.
7.4. Работа сотрудников филиалов ФКУ с проблемными пачками
7.4.1. При выявлении проблем в листовом составе и структуре налоговых документов, а именно:
- несоответствие количественных показателей пачки;
- неправильная последовательность листов налогового документа;
- отсутствие титульного листа налогового документа;
- наличие повторяющихся идентичных листов налогового документа;
- неправильная структура документа,
в СПОНИ формируется задание для сотрудника филиала ФКУ с описанием выявленных ошибок.