 | |
| 902 × 355 пикс. Открыть в новом окне | |
Рис.2.
- «Организация»;
- «Период», при этом указав период проведения сверки, определенный в основании;
- «Контрагент», заполнив наименование контрагента;
- «Договор», при этом указав договор, определенный в основании по п.6.2.1. СТО.
 | |
| 817 × 587 пикс. Открыть в новом окне | |
Рис.3.
б) сопроводительное письмо в закладке «печать» (или реестр ПУД, не отраженных в учете)
- если основанием проведения сверки являлся акт сверки контрагента - и по данным учета согласно пп.а п. 4.2.2. задолженность соответствует данным акта сверки контрагента (расхождения отсутствуют), то исполнитель ставит визу в карточке акта сверки «Задолженность подтверждена» и направляет карточку акта сверки через функцию «Обработать-отправить на доработку» в ДОУ на подписание ЕИО Заказчика и передачу контрагенту согласно п.4.2.5. данной Инструкции.
- если основанием проведения сверки являлся акт сверки контрагента - и по данным учета согласно пп.а п. 4.2.2. задолженность не соответствует данным акта сверки контрагента (имеются расхождения), то исполнитель должен найти расхождение, при этом акт сверки по данным контрагента не подлежит подписанию, о чем Исполнитель уведомляет Заказчика в карточке документа «Акт сверки» посредством предоставления реестра неотраженных ПУД согласно пп.б п.4.2.2. данной Инструкции.
4.2.3. Сформированный «Акт сверки взаиморасчетов» и/или сопроводительное письмо (реест неотраженных ПУД) выгрузить в ИС в базу ПУД по кнопке «Выгрузить в Лотус» (рис.4.), при этом:
а) нажать кнопку «подменю печати», выбрать (поставить флаг): акт сверки и сопроводительное письмо к акту сверки в соответствии с формой (А, Б, В), представленной в отчете «Акт сверки взаиморасчетов».
б) в табличной части заполнить поля:
- «Физ лицо», при этом указав, с помощью функции «Добавить», физических лиц, определенных в полях «Представитель организации», «Ответственный (Исполнитель)».
- «Включить», при этом поставив отметку напротив всех указанных физических лиц в поле «Физ лицо», при этом отчет «Акт сверки взаиморасчетов» отправляется на согласование отмеченным физическим лицам, с уведомлением «Завизируйте документ: Акт сверки взаиморасчетов от [число, месяц, год] (база ПУД)» в ИС.
 | |
| 820 × 594 пикс. Открыть в новом окне | |
Рис.4.
4.2.4. Согласовать отчет «Акт сверки взаиморасчетов» и/или сопроводительное письмо (реестр неотраженных ПУД) в ИС в БД ПУД с помощью функций «Согласовать», при этом ЕИО Заказчика должен поставить:
а) визу «Подписал» (отчет считается согласованным при наличии положительных виз всех лиц, указанных в п. 4.2.3).
б) визу «Отказал», с указанием мотивированной причины отказа, при этом отчет поступает в ИС сотруднику отдела автоматизации, после чего последний должен устранить замечания в пределах своих компетенций в течение 1 (одного) рабочего дня и отправить отчет «Акт сверки взаиморасчетов» на повторное согласование посредством функций «Согласовать», либо установить статус «Отклоненный» посредством функции «Обработать» в карточке отчета, при этом задолженность считать неподтвержденной, с возложением на согласующего ответственности за негативные последствия в пределах возложенных функциональных обязанностей.
4.2.5. Отправить согласованный «Акт сверки взаиморасчетов» с сопроводительным письмом или только сопроводительное письмо (или реестр не отраженных ПУД) через функцию «Обработать-отправить на доработку» в ДОУ на подписание ЕИО Заказчика и передачу контрагенту. Отправка осуществляется любым способом (почтой, курьером, нарочно), указанным ЕИО Заказчика в карточке акта сверки.
4.2.6. После получения в ИС от сотрудника ДОУ подписанного контрагентом экземпляра отчета «Акт сверки взаиморасчетов», в карточке этого отчета с помощью функции «Обработать» установить статус отчета «Проведенный», при этом задолженность считать подтвержденной, в противном случае задолженность считается неподтвержденной.
4.3. Предоставление акта сверки с участником ИС:
4.3.1. Провести действия аналогичные п.4.2.1.- 4.2.2. данной Инструкции;
4.3.2. Выявить расхождения и направить на устранение:
а) сотруднику отдела сопровождения, если ПУД на стадии в «В отделе учета и отчетности» или расхождения образовались в результате ошибки отражения ФХЖ (по сумме, по договору):
- в режиме онлайн (посредством телефонного звонка), если сумма расхождений не существенная (в пределах 100 рублей по взаиморасчетам за период)
- посредством СЗ в ИС, если сумма расхождений существенная (более 100 рублей по взаиморасчетам за период), при этом установить дату контроля 2 дня с момента отправки сотруднику отдела сопровождения. Если расхождения не устранены исполнитель должен направить СЗ повторно сотруднику отдела сопровождения, если по истечению 3-х рабочих дней расхождения не устранены, Исполнитель уведомляет начальника отдела сопровождения посредством «Обработать – направить на рассмотрение». Акт сверки выгружается в ИС на подпись ЭЦП или на бумажном носителе (при необходимости) только после устранения расхождений, в порядке, предусмотренном п.4.3.3. данного СТО.
б) Заказчику, если ПУД на стадии «На доработке», «На согласовании», «На рассмотрении», при этом причина расхождений по данному ПУД в действиях или их отсутствии со стороны Заказчика. Исполнитель должен обозначить расхождения в заявке, дать рекомендации по устранению (согласовать, подписать, доработать) и направить Заказчику.
- Если по истечению 3-х рабочих дней расхождения не устранены, то акт сверки не может быть выгружен на подписание, о чем Исполнитель уведомляет Заказчика в заявке путем добавления комментария. Акт сверки выгружается в ИС на подпись ЭЦП или на бумажном носителе (при необходимости) только после устранения расхождений, в порядке, предусмотренном п.4.3.3. данного СТО.
4.3.3. Исполнитель, с момента получения в ИС от Заказчика или от сотрудника отдела сопровождения информации об устранении расхождений по телефону (если сумма не существенная) или в ИС (если сумма расхождений существенная), должен:
- сформировать результат (акт сверки без расхождений) в порядке, предусмотренном п.4.3.2.
- выгрузить по кнопке «Выгрузить в Лотус», при этом в табличной части заполнив поля:
- «Физ лицо», при этом указав, с помощью функции «Добавить», физических лиц, определенных в полях «Представитель организации», «Представитель контрагента» (со стороны Организации и Участника ИС), «Ответственный (Исполнитель)».
- «Включить», при этом поставив отметку напротив всех указанных физических лиц в поле «Физ лицо», с целью отправления отчета «Акт сверки взаиморасчетов» на согласование, подписание ЭЦП отмеченным физическим лицам с уведомлением в ИС «Завизируйте документ: Акт сверки взаиморасчетов от [число, месяц, год] (база ПУД)».
4.3.4. Согласовать и подписать ЭЦП отчет «Акт сверки взаиморасчетов» в ИС в БД ПУД с помощью функций «Согласовать», «Подписать ЭЦП», при этом документ считается подписанным после наличия всех подписей физических лиц, определенных в п. 4.3.3. При наличии отрицательных результатов либо отсутствии результата согласования осуществить действия согласно положениям п. 4.3.4. (б).
4.3.5. Установить статус «Проведенный» посредством функции «Обработать» в карточке подписанного отчета «Акт сверки взаиморасчетов», при этом задолженность считать подтвержденной.
4.3.6. Исполнитель, с момента выгрузки акта сверки в ИС согласно п. 4.2.3., п.4.3.3. настоящей Инструкции должен указать ссылку на карточку акта сверки в заявке, указанной в п. 4.1.1, и уведомить Заказчика об исполнении заявки посредством функции «Обработать» - «Сообщить об исполнении», при этом заявка автоматически приобретает статус «Исполнена».
4.4. Проведение контрольного мероприятия по статусам карточек «Акт сверки»:
Исполнитель ежеквартально в последний рабочий день квартала проводит контрольное мероприятие по статусам карточек «Акт сверки», при этом:
- если акт сверки находится в статусе «на согласовании», «на рассмотрении» более 90 дней, то исполнитель переводит карточку акта сверки в статус «Отклоненный» посредством функции «Обработать».
- если акт сверки находится в статусе «подписан, передан в бухгалтерию», то исполнитель переводит карточку акта сверки в статус «Проведенный» посредством функции «Обработать».
- если акт сверки находится в статусе «на подписании» более 90 дней, то исполнитель переводит карточку акта сверки в статус «Отклоненный» посредством функции «Обработать».
4.5. Контрольная проверка взаиморасчетов между участниками ИС:
Исполнитель, в рамках СТО СМК Пользовательская инструкция к программному обеспечению «Календарь учетных работ для подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности» перед каждой промежуточной отчетной датой в рамках 4 этапа закрытия периода согласно СТО СМК Закрытие периода, должен провести контрольные мероприятия по сверке взаимных расчетов между участниками ИС с момента получения задачи в учетной системе 1с:Бухгалтерия (рис.5):
 | |
| 666 × 35 пикс. Открыть в новом окне | |
Рис.5.
4.5.1. Сформировать Отчет по сверке посредством инструмента контроля в программе 1с:Бухгалтерия предприятия, при этом:
а) на закладке «этап 1»: