В целях совершенствования организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга:
1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - Типовая инструкция) и ввести ее в действие с 01.08.2004.
2. Исполнительным органам государственной власти Санкт-Петербурга до 01.12.2004 на основе Типовой инструкции разработать, утвердить инструкции по делопроизводству в соответствующих исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга и согласовать их с Архивным комитетом Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Лобко В.Н.
| Губернатор Санкт-Петербурга | В.И.Матвиенко |
Утверждена
распоряжением Правительства
Санкт-Петербурга
от 30 июля 2004 г. N 76-рп
Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга
1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) устанавливает общие правила работы со служебной документацией в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - исполнительные органы).
1.2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами и письмами граждан, контролю за их рассмотрением и исполнением, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов и писем граждан к дальнейшему хранению и использованию в исполнительных органах.
1.3. Методическое руководство исполнительными органами и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляют Администрация Губернатора Санкт-Петербурга и Архивный комитет Санкт-Петербурга и Ленинградской области в соответствии с их компетенцией.
1.4. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, писем и устных обращений граждан, контроль за ходом исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).
1.5. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.
1.6. Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей.
1.7. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.8. Работники исполнительных органов несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, немедленно докладывают руководителю исполнительного органа или его заместителю об утрате документов.
1.9. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию руководителя исполнительного органа или его заместителя.
1.10. Исключен.
1.11. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкцией, осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга.
2. Общие требования к оформлению документов
Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в исполнительных органах, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности исполнительных органов, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, а также в соответствии с Инструкцией.
2.1. Требования к оформлению реквизитов документов
2.1.1. Герб Санкт-Петербурга
На бланках документов, подготавливаемых в исполнительных органах, воспроизводится герб субъекта Российской Федерации города федерального значения Санкт-Петербурга (далее - герб Санкт-Петербурга) в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.
2.1.2. Код организации
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (далее - ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (далее - ОКОГУ). Данный реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
2.1.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.1.4. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.1.5. Код формы документа
Код формы документа, входящего в состав унифицированной системы документации, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - ОКУД).
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
В ОКУД представлены следующие наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов:
организационно-распорядительная документация;
банковская документация;
финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
отчетно-статистическая документация;
учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;
документация по труду;
документация Пенсионного фонда Российской Федерации;
внешнеторговая документация.
2.1.6. Наименование организации
Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть Губернатор Санкт-Петербурга, вице-губернаторы Санкт-Петербурга, исполнительные органы, структурные подразделения исполнительных органов, должностные лица.
Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в положении об исполнительном органе. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.