Если автором документа является структурное подразделение или должностное лицо, его наименование указывается и располагается ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. В случае оформления совместных документов наименования организаций располагаются на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагается ниже наименования вышестоящей организации.
2.1.7. Справочные данные об организации
Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
2.1.8. Наименование вида документа
Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено Уставом Санкт-Петербурга и законами Санкт-Петербурга и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
2.1.9. Дата документа
Датой документа является дата его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее - подписание).
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа число проставляется непосредственно при подписании.
Датой документа является дата его подписания или утверждения (для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события).
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2004 г. следует оформлять 05.01.2004.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2004 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.01.05.
Оформление даты зависит от характера документа: в нормативных документах, устанавливающих права и обязанности граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 14 марта 2004 г., а в остальных случаях - цифровой, например: 14.03.2004.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
2.1.10. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел.
Регистрации подлежат все создающиеся в исполнительных органах документы, а также документы, поступающие от других организаций и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, согласно приложению N 1 к Инструкции).
Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.1.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.
2.1.12. Место составления или издания документа
Место составления или издания документа (далее - место издания) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".
Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Администрация Губернатора Санкт-Петербурга", но указывается, если документ был издан в другом месте.
Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями.
2.1.13. Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Администрация Губернатора
Санкт-Петербурга
Секретариат
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Председателю
Законодательного Собрания
Санкт-Петербурга
В.А.Тюльпанову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Санкт-Петербурга
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.
При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725 (далее - Правила), а также Реестром названий объектов городской среды Санкт-Петербурга, введенным в действие распоряжением губернатора Санкт-Петербурга от 01.11.1999 N 1144-р.
В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об организации"):
наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);