Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Сидоровой О.А.
Жукову П.К.
Прошу подготовить проект
распоряжения Губернатора
Санкт-Петербурга по данному
вопросу к 24.07.2004
Личная подпись (Расшифровка подписи)
17.05.2004
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Ответственный исполнитель готовит обобщающий ответ адресату, согласовывая его с другими исполнителями.
Резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте либо на отдельном листе формата А6.
2.1.16. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет автор документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем? (о ком?), например:
О создании аттестационной комиссии;
чего? (кого?), например:
Должностная инструкция секретаря-референта.
Допускается отсутствие заголовка к тексту документов, оформленных на бланках формата А5.
Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
2.1.17. Отметка о контроле
Отметка о контроле содержит сведения о постановке документа на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Существуют два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом, индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль".
2.1.18. Правила оформления реквизита "Текст документа" изложены в разделе 3 Инструкции
2.1.19. Отметка о наличии приложения
Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):
Приложение: 1. Положение о Городской комиссии по недвижимости при Правительстве Санкт-Петербурга на 2 л. в 1 экз.
2. Состав Городской комиссии по недвижимости при Правительстве Санкт-Петербурга на 1 л. в 1 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: Договор от 31 марта 2004 г. N 17 и приложения к нему, всего на 25 л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 2 экз.
Если документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только по одному адресу, отметка о приложении имеет следующий вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагаются слова "Приложение N" и указываются наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер.
Приложение N 2
к распоряжению Губернатора
Санкт-Петербурга
от 14.01.2004 N 8-рг
Допускаются слова "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать эти слова, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к распоряжению Губернатора
Санкт-Петербурга
от 14.01.2004 N 8-рг