Председатель Комитета финансов Председатель Комитета
Санкт-Петербурга по здравоохранению
Личная подпись А.А.Никонов Личная подпись Ю.А.Щербук
14.04.2004 14.04.2004
2.1.22. Визы согласования документа
Согласование документа оформляется визой согласования документа (далее - виза). Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
Документ визируется исполнителем и при необходимости заинтересованными в издании документа должностными лицами.
Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:
Председатель Жилищного комитета
Личная подпись М.Д.Щербакова
25.02.2004
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Председатель
Жилищного комитета
Личная подпись М.Д.Щербакова
25.02.2004
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
При оформлении виз на отдельном листе указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
2.1.23. Оттиск печати
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Санкт-Петербурга ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством.
Проставление оттисков гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на других документах, указанных в приложении N 3 к Инструкции.
Оттиск негербовой печати проставляется на копиях документов, направляемых за пределы исполнительных органов, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях архивных документов, за исключением архивных документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается символом "М.П.") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.1.24. Отметка о заверении копии
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия, созданная взамен утраченного или поврежденного документа, имеет юридическую силу подлинника и называется дубликатом. Дубликат, как правило, выдается по просьбе заинтересованных организаций, граждан.
На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать.
Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.
При заверении соответствия копии документа подлиннику следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:
Верно
Начальник протокольного сектора Личная подпись Н.Г.Двигалева
26.01.2004
На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в исполнительном органе, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии", например:
Подлинник документа находится
в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
или
Копия с копии.
Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5 х 6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью, например:
┌─────────────────────────────────────┐
│ В данном документе прошито и │
│ пронумеровано 6 (шесть) листов │
│ Верно │
│ Начальник протокольного сектора │
│ Личная подпись Н.Г.Двигалева │
│ "______"_________________2004 │
│ │
│ М.П. │
└─────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────┐
Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеются текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.
2.1.25. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.