Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Например:
А.А.Петров
276 45 67
2.1.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
Отправлен факс 05.05.2004
В дело N 07-139
Личная подпись
05.05.2004
или
Издан приказ от 01.04.2004 N 12
"О создании экспертной комиссии"
В дело N 07-150
Личная подпись
12.04.2004
2.1.27. Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа.
В отметку о поступлении документа в организацию входят порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты.
2.1.28. Идентификатор электронной копии документа
Идентификатором электронной копии документа является колонтитул в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
2.2. Виды бланков документов, их изготовление и использование
2.2.1. Бланк документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используется состав реквизитов документов согласно приложению N 4 к Инструкции.
2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).
Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения).
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.
На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом.
2.2.3. Бланки каждого вида изготавливаются с применением как углового, так и продольного расположения реквизитов согласно приложениям N 5, 6 к Инструкции.
При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.
2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. Для учета бланков на них могут проставляться типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка.
2.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга (далее - гербовые бланки)
2.3.1. Образцы гербовых бланков документов исполнительных органов и структурных подразделений исполнительных органов разрабатываются Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и утверждаются Правительством Санкт-Петербурга.
Гербовые бланки писем Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга являются полиграфической продукцией строгой отчетности, на них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.
2.3.2. Выдача гербовых бланков писем Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга осуществляется машинописным бюро отдела документационного обеспечения Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - машбюро). Бланки постановлений и распоряжений Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга не выдаются. Окончательный вариант этих документов печатается на номерных бланках только в машбюро. Для оперативного выполнения машинописных работ к документам, имеющим объем более двух листов, лицом, ответственным за согласование проекта правового акта, должна быть приложена дискета с текстом данного документа.
2.3.3. Учет гербовых бланков документов в исполнительных органах ведется раздельно по видам бланков в журналах учета гербовых бланков.
Гербовые бланки хранятся в сейфах или надежно запираемых шкафах у лиц, ответственных за учет, использование и хранение гербовых бланков.
2.3.4. Испорченные гербовые бланки хранятся до конца текущего года в исполнительных органах, после чего подлежат уничтожению. Об уничтожении испорченных бланков составляется акт по форме согласно приложению N 7.
3. Текст документа
3.1. Общие требования к составлению текста документа
Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.
Документы, направляемые за рубеж, могут составляться на языке страны адресата.
Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, содержащих ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок (при необходимости).
Например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов" ...
В тексте документа инициалы располагаются после фамилии.
Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.
В документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст документа излагается от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).