порядковый номер дела (тома, части) по описи;
делопроизводственный индекс дела (тома, части);
заголовок (наименование) дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
Перед внесением заголовков (наименований) дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
290. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки (наименования) дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером;
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом учреждения или органа УИС;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками (наименованиями) пишется полностью заголовок (наименование) первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок (наименование) воспроизводится полностью);
многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется заголовок (наименование) только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то его необходимо повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".
291. В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
292. Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
293. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.
Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив учреждения или органа УИС, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
7.5. Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения
294. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов проводится в учреждении или органе УИС при подготовке номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив учреждения и органа УИС.
295. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в учреждении или органе УИС создается постоянно действующая ЭК учреждения или органа УИС. Положение и состав ЭК учреждения или органа УИС утверждаются приказом учреждения или органа УИС.
296. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК учреждения и органа УИС под методическим руководством архива учреждения и органа УИС.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.
297. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения или органа УИС; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
298. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечня управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности учреждений и органов УИС, с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел.
299. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 32), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 33).
300. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела учреждения или органа УИС подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
7.6. Подготовка и порядок передачи документов и дел на архивное хранение
301. Документы, образующиеся в процессе деятельности учреждения и органа УИС, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и находятся в учреждении и органе УИС на временном и депозитарном хранении до их передачи на постоянное хранение в Государственные архивы субъектов Российской Федерации.
302. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела осуществляет архив учреждения или органа УИС.
303. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
304. Дела передаются в архив учреждения или органа УИС с соблюдением следующих условий:
в архив учреждения или органа УИС передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;
передача дел в архив учреждения или органа УИС производится по утвержденным описям дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 32).
305. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив учреждения и органа УИС не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
306. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив учреждения или органа УИС не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).
307. Передача дел в архив учреждения или органа УИС осуществляется по графику, составленному архивом учреждения или органа УИС, согласованному с руководителем службы делопроизводства и утвержденному распоряжением учреждения или органа УИС.
Прием дел производится работником архива учреждения или органа УИС в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива учреждения или органа УИС и работника, передавшего дела).
Поступившие из учреждений и органов УИС электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
308. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив учреждения или органа УИС работниками структурных подразделений (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив учреждения или органа УИС несет структурное подразделение, передающее документы).
309. Порядок приема-передачи документов и дел учреждений или органов УИС при их реорганизации или ликвидации определяются законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
При ликвидации учреждения или органа УИС работники учреждения или органа УИС в период проведения ликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в архив учреждения или органа УИС независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
В состав ликвидационной комиссии должен входить работник архива учреждения или органа УИС.
310. Ответственность за организацию подготовки приема-передачи документов и дел учреждения или органа УИС при реорганизации или ликвидации учреждения или органа УИС несет руководитель учреждения или органа УИС.