д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
ж) помещать в дела факсограммы, телеграммы на общих основаниях;
з) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
и) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);
к) по объему дела постоянного и временного хранения не должны превышать 250 листов, а толщина дел не должна превышать 4 см. При превышении данных объемов заводится второй том;
л) при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
231. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или их сочетании.
232. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы по личному составу формируются в дела по срокам хранения.
233. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законодательных и иных нормативных и правовых актов Российской Федерации.
234. Документы коллегии территориального органа ФСИН России группируются в два дела:
а) протоколы и решения коллегии территориального органа ФСИН России;
б) документы к заседаниям коллегии территориального органа ФСИН России.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
235. Положения, уставы, инструкции, утвержденные приказами (распоряжениями), являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения или инструкции оформлены в качестве самостоятельного документа, или с утверждающим грифом, то их группируют в самостоятельные дела.
236. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2004 год должны быть отнесены к делам 2004 года, хотя они и составлены в 2005 году).
237. Карточки лицевых счетов на выплату денежного содержания и заработной платы группируются в самостоятельные дела по годам заведения и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.
238. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
239. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота учреждения или органа УИС.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например: "Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы".
240. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации для аналогичных документов на бумажном носителе.
241. Дела со дня их заведения до передачи в архив учреждения и органа УИС или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
242. В структурных подразделениях дела размещают в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, сейфах и т.п., чтобы обеспечить их полную сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах, для их учета и быстрого поиска, располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.
243. Дела документального фонда учреждения и органа УИС, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, а также перед передачей в архив учреждения и органа УИС проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации учреждения и органа УИС или его структурного подразделения.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра, обнаруженные недостатки фиксируются в справке.
В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.
244. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карточка учета выдачи документа (дела) (приложение N 27), помещаемая на место выданного дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам на срок не более 30 дней и после его истечения подлежат возврату.
245. Другим организациям, в том числе государственным учреждениям, дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя учреждения или органа УИС.
246. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается карточка учета выдачи документа (дела) (приложение N 27) дела с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.
247. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя учреждения и органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
7.3. Правила оформления номенклатурных дел
248. Номенклатурные дела учреждения и органа УИС оформляются (готовятся к архивному хранению) службой делопроизводства совместно с другими структурными подразделениями после завершения календарного года.
249. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела, постановки на инвентарный учет.
250. Обложка (титульный лист) дела постоянного и временного хранения и по личному составу (приложение N 28) оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) производят, как правило, черной тушью. Допускается оформлять обложки дел черными, фиолетовыми, синими чернилами или пастами, разборчиво, без сокращений. Допускается наклеивать титульный лист на обложку дела, оформленный машинописным или типографским способом.
251. На обложке дела указываются реквизиты: наименование учреждения или органа УИС и структурного подразделения; делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела и номер статьи по Перечню типовых документов. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
а) наименование учреждения или органа УИС - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, учреждение или орган УИС был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под прежним его наименованием пишется и новое наименование;
б) наименование структурного подразделения - записывается в соответствии с утвержденной структурой учреждения или органа УИС;
в) делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
г) заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатур дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
д) дата дела - указываются число, месяц, год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ...год(ы)". Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов.