174. Необходимость тиражирования документов и целесообразность количества копий определяются руководителем структурного подразделения. Подписанный им заказ на производство копировально-множительных работ визируется в службе делопроизводства, затем вместе с документом передается исполнителем для тиражирования.
175. Тиражирование документов производится в порядке очередности их поступления.
176. В первоочередном порядке тиражируются документы за подписью руководителя учреждения и органа УИС (к совещаниям, заседаниям коллегии, приказы (распоряжения) и т.п.) и срочные. Срочность определяется руководителем учреждения и органа УИС, а также руководителем службы делопроизводства.
177. Не производится тиражирование книг, различных справочников, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудно читаемым текстом и мелким шрифтом.
178. Поступающие заказы на выполнение копировально-множительных работ регистрируются в журнале учета заказов (приложение N 23).
179. Тиражированные документы передаются исполнителю под роспись.
180. Контроль за изготовлением копий документов возлагается на службу делопроизводства. Не допускается изготовление копий, превышающих количество, указанное в заказе.
VI. Контроль исполнения документов
181. Контроль исполнения документов (далее - контроль) - совокупность осуществляемых службой делопроизводства и структурными подразделениями процедур по обеспечению своевременного и качественного исполнения поступающих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности учреждений и органов УИС.
К указанным процедурам относятся определение основного исполнителя документа, учет и постановка документа на контроль, своевременное доведение контрольного документа до исполнителя, снятие документа с контроля.
182. Контролю, осуществляемому службой делопроизводства, в обязательном порядке подлежит исполнение поручения руководителя учреждения или органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности) для обеспечения выполнения законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, поручений вышестоящих учреждений и органов УИС, подготовки ответов на предложения, заявления, жалобы граждан и обращения организаций, а также других запросов и обращений, за исключением документов контроль за которыми осуществляет организационно-аналитическое подразделение учреждения и органа УИС.
183. Постановку документов на контроль осуществляет служба делопроизводства при их предварительном рассмотрении с нанесением оттиска красного (синего) цвета штампа "Взято на контроль. Срок _____ г." в правом верхнем углу документа.
184. После рассмотрения руководителем учреждения или органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности) контрольного документа и включения его в контрольную карточку (приложение N 24) или в электронную базу данных, контрольные документы направляются для исполнения в структурные подразделения и учреждения, подведомственные территориальным органам ФСИН России.
185. Служба делопроизводства заводит на каждый контрольный документ контрольную карточку, в которую включаются: входящий номер документа, поступившего в учреждение и орган УИС, его дата, исходящий номер, дата и содержание поручения, срок его исполнения, наименование структурного подразделения-исполнителя и другая информация.
Контрольные карточки контрольных документов систематизируются по группам документов, срокам исполнения и структурным подразделениям.
186. Руководитель структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет исполнителя и контролирует соблюдение установленных сроков. Исполнитель обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок) о результатах исполнения.
При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения сотрудник, ответственный за соблюдение сроков исполнения контрольных документов, обязан передать другому сотруднику по согласованию с непосредственным руководителем все документы, стоящие на контроле.
187. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов несут руководители структурных подразделений и исполнители.
188. Снятие документов с контроля осуществляется службой делопроизводства на основании внесенной в контрольную карточку, электронную базу данных информации об исполнении документа.
189. В дополнение к заполненной контрольной карточке результаты исполнения могут быть представлены в виде письменного ответа, докладной записки или изданием распорядительного документа.
190. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе проставляются отметка о снятии с контроля, подпись лица, подтверждающего снятие с контроля, дата.
191. Если об исполнении документа руководителю учреждения и органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности) доложено в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись (кому доложено, когда, кто докладывал) за подписью руководителя структурного подразделения.
192. Службой делопроизводства еженедельно готовится и направляется заместителям руководителя учреждения или органа УИС перечень контрольных документов, сроки исполнения которых истекают в течение следующей недели.
193. Сроки исполнения поручений устанавливаются законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами (распоряжениями) и поручениями вышестоящих учреждений и органов УИС, исчисляются в календарных днях, с даты поступления документов.
194. В поручениях к конкретному документу руководителем учреждения и органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности) могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов.
195. В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, руководителю учреждения и органа УИС (лицу, временно исполняющим его обязанности), давшему поручение, направляется мотивированная просьба о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.
196. Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.
197. При неисполнении поручения в установленный срок в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, руководителю учреждения и органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности) представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о предлагаемых мерах ответственности, в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.
198. Сроки исполнения документов, поступивших от индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе учреждения и органа УИС, и не должны превышать 30 дней.
199. Приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок их исполнения, а также отменять поручения имеют право только авторы данных документов.
200. Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать службу делопроизводства, которая вносит необходимые изменения в контрольные карточки и в электронную базу данных.
VII. Документальный фонд учреждения и органа УИС
7.1. Разработка и ведение номенклатурных дел
201. Учреждение и орган УИС формируют свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.
Формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства, в том числе путем составления номенклатуры дел учреждения или органа УИС (далее - номенклатура дел), формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив учреждения или органа УИС.
202. Номенклатура дел учреждения и органа УИС - ежегодно оформляемый в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, отражающих всю документационную деятельность учреждения или органа УИС, в том числе его структурных подразделений, а также личные дела, документы, присланные для сведения, и другие.
203. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.
204. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения.
205. Номенклатура дел составляется на основании положения о территориальном органе ФСИН России, устава учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, положения о структурном подразделении и других документов, регламентирующих деятельность учреждения или органа УИС, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности учреждения и органа УИС.
206. В учреждении или органе УИС составляются номенклатура дел структурных подразделений (приложение N 25) и сводная номенклатура дел учреждения и органа УИС (приложение N 26).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с архивом учреждения или органа УИС, службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 1 октября текущего года в службу делопроизводства.
207. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение (в случае изменения задач и функций) в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в службу делопроизводства.
208. Номенклатура дел учреждения или органа УИС составляется службой делопроизводства из номенклатуры дел структурных подразделений.
209. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают архив учреждения или органа УИС и экспертная комиссия учреждения и органа УИС (далее - ЭК учреждения или органа УИС).
210. Номенклатура дел учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, ежегодно согласовывается с управлением делами ФСИН России и один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела*(4).
211. Номенклатура дел территориального органа ФСИН России ежегодно согласовывается с архивом территориального органа ФСИН России и один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
212. Номенклатура дел учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, ежегодно согласовывается со службой делопроизводства и архивом учреждения территориального органа.
213. Номенклатура дел учреждения и органа УИС, подписанная руководителем службы делопроизводства, согласовывается с ЭК учреждения или органа УИС до 20 декабря текущего года, утверждается руководителем учреждения или органа УИС и вводится в действие с 1 января следующего года.
214. После утверждения номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел.