139. Поступившие копии нормативных правовых актов регистрируются в журналах учета поступающих правовых актов (приложение N 18) или в электронной базе данных.
На каждом экземпляре поступившей копии нормативного правового акта и не сброшюрованного с ним приложения ставится штамп, в котором указываются порядковый учетный номер нормативного правового акта по журналу учету поступающих правовых актов и дата поступления.
140. Ознакомление с приказами (распоряжениями) учреждения или органа УИС, копиями поступивших нормативных правовых актов производится под роспись на листе ознакомления (приложение N 15), как правило, по письменному поручению руководителя учреждения или органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности) или должностного лица, которому они были адресованы. Листы ознакомления хранятся вместе с приказами (распоряжениями), копиями нормативных правовых актов.
141. Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с пунктом 66 Инструкции, заверенными печатью службы делопроизводства, направляются в соответствии со списком к рассылке адресатам. Подлинник указателя расчета-рассылки помещается в соответствующее номенклатурное дело вместе с подлинником приказа (распоряжения).
142. Поступающие копии приказов и распоряжений после их регистрации в журнале учета поступающих правовых актов хранятся по годам и видам издания в папках, регистрах или скоросшивателях с составлением внутренних описей.
5.9. Регистрация доверенностей и договоров
143. Доверенность на право совершения действий от имени учреждения или органа УИС, представления интересов в государственных, общественных и судебных органах, оформленная в соответствии с пунктом 80 Инструкции, регистрируется в службе делопроизводства.
144. Зарегистрированный оригинал и копия доверенности выдаются под роспись представителю. Копия зарегистрированной доверенности помещается в номенклатурное дело соответствующего структурного подразделения.
145. Договоры, оформленные в соответствии с пунктом 70 Инструкции, регистрируются юридической службой учреждения или органа УИС.
Ответственность за своевременность представления договоров на регистрацию возлагается на структурное подразделение - инициатора размещения заказа либо на подразделение тылового обеспечения учреждения или органа УИС.
Ответственность за соблюдение сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации, для постановки договоров на учет в территориальном органе Федерального казначейства и внесения в реестр государственных контрактов возлагается на структурное подразделение - инициатора размещения заказа.
146. Договоры регистрируются в журнале регистрации договоров (приложение N 19).
Регистрация договоров осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале регистрации договоров. При регистрации на договоре ставятся номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации договоров. Подпись руководителя учреждения или органа УИС (лица, времено исполняющего его обязанности), заместителя руководителя учреждения и органа УИС (при наличии доверенности) на договоре заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в службе делопроизводства.
Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело структурного подразделения, ответственного за хранение договоров, остальные экземпляры направляются сторонам договора.
Копии договора, заверенные печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, направляются адресатам в соответствии со списком к рассылке, составленным структурным подразделением - инициатором размещения заказа. Список к рассылке помещается в номенклатурное дело структурного подразделения вместе с соответствующим договором.
5.10. Обработка документов в структурных подразделениях
147. Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями о структурных подразделениях, а также должностными инструкциями и регламентами конкретных работников.
148. К процедурам обработки документов в структурных подразделениях относятся:
получение в службе делопроизводства под роспись организационно-распорядительных и иных документов, адресованных в структурное подразделение;
учет документов (входящие, исходящие и внутренние документы учитываются отдельно в журналах учета документов);
представление документов руководителю структурного подразделения;
своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до работников;
контроль исполнения документов и поручений руководителя структурного подразделения;
подготовка и ведение номенклатуры дел структурного подразделения;
оформление номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т.д.);
отправка документов, подготовленных структурным подразделением через службу делопроизводства.
149. Поступивший в учреждение или орган УИС документ в структурных подразделениях учитывается по входящему регистрационному номеру, присвоенному ему в службе делопроизводства.
150. Устанавливается следующий обязательный перечень учитываемых в журналах учета документов или в электронной базе данных реквизитов документов:
регистрационный номер документа, присвоенный ему в учреждении или органе УИС;
корреспондент;
наименование документа;
дата документа;
исходящий номер документа;
краткое содержание документа;
наличие приложений;
указание по исполнению документа (исполнитель, содержание указания, срок исполнения, автор указания, дата подписи указания);
роспись в получении документа;
отметка об исполнении.
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
ход исполнения;
перенос сроков исполнения.
5.11. Регистрация телеграмм
151. Все поступившие телеграммы подразделением связи передаются в службу делопроизводства для их регистрации в журнале учета входящих документов (приложение N 14) или в электронной базе данных, после чего передаются руководителю учреждения или органа УИС.
Исходящие телеграммы регистрируются в журнале учета исходящих документов (приложение N 16) или в электронной базе данных и хранятся в номенклатурных делах структурных подразделений на общих основаниях.
К порядковому номеру добавляется буквенный индекс "т". Например: исх.N 21/ТО/1-18т.
152. Сформированное дело (том дела) с первыми экземплярами телеграмм для их дальнейшего хранения передаются телеграфистом (оператором) по подчиненности в подразделение связи.
153. Запрещается передача по ведомственной сети связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования".
5.12. Прием, обработка и отправка электронных документов
154. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в электронной базе данных. Система электронного документооборота УИС должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации*(3).
155. При приеме электронных документов по каналам электрической связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: