98. При отсутствии в пакете указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, другой - приобщается к поступившему документу, третий - отсылается отправителю. Документы с некомплектными приложениями без регистрации также возвращаются отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, специальное звание (классный чин), фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают руководитель службы делопроизводства (лицо, временно исполняющее его обязанности) и лицо, вскрывшее указанный пакет.
При получении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде".
99. Пакеты с пометкой "Лично" вскрываются лично адресатом, который обязан проверить соответствие номеров, проставленных на пакете, номерам, указанным на документах. Документы после их рассмотрения подлежат немедленной передаче в службу делопроизводства для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с установленным Инструкцией порядком.
100. Пакеты от поступающих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях данные пакеты для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адресе отправителя, если они отсутствуют в самом документе, а также пакеты, поступившие из судебных органов, прикрепляются к документам и передаются в структурные подразделения.
5.3. Регистрация поступающих документов
101. Все поступившие документы независимо от способа их доставки (за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной централизованной регистрации в день поступления службой делопроизводства. Поступившие документы регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале учета входящих документов (приложение N 14) или в электронной базе данных, в которые включаются основные реквизиты поступающих документов.
В случае поступления документов в нерабочий день они регистрируются на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно, обращения граждан и др. - в течение трех дней.
102. Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который оформляется службой делопроизводства.
Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу, с обязательным указанием количества листов документа и приложения к нему. В указанный оттиск от руки вписываются дата регистрации документа и его регистрационный номер.
Если при регистрации поступивших документов в электронной базе данных используется технология штрих-кодирования, то на документе помещается наклейка с уникальным штрих-кодом, включающим регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др.
При регистрации документа, поступившего в пакете с пометкой "Лично", в журнале учета входящих документов или в электронной базе данных делается запись "Пакет с пометкой "Лично".
103. На документах, подлежащих возврату, регистрационный штамп и номер ставятся на обороте последнего листа основного документа.
104. При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется отдельным номером.
105. Поручения руководителя учреждения и органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности), заместителей руководителя учреждения и органа УИС в течение дня направляются адресатам.
106. Зарегистрированные и предварительно рассмотренные документы для вынесения указания по их исполнению направляются:
руководителю службы делопроизводства для доклада руководителю учреждения и органа УИС;
заместителям руководителя учреждения и органа УИС по направлениям деятельности;
в структурные подразделения.
107. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем используются обязательные сведения о документах:
1) Адресант.
2) Адресат.
3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4) Вид документа.
5) Дата документа.
6) Регистрационный номер документа.
7) Дата поступления документа.
8) Входящий номер документа.
9) Исходящий номер и дата документа.
10) Наименование либо аннотация документа.
11) Индекс дела.
12) Сведения о переадресации документа.
13) Количество листов основного документа.
14) Количество приложений к документу.
15) Общее количество листов приложений.
16) Указания по исполнению документа.
17) Должность, фамилия и инициалы исполнителя.
18) Отметка о конфиденциальности.
Состав обязательных реквизитов при регистрации документа в зависимости от характера и задач использования информации может дополняться другими реквизитами регистрации: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору, ключевые слова; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
108. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения, например: пригласительные, поздравительные письма, билеты, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и др.
5.4. Порядок рассмотрения документов руководством учреждения и органа УИС и доведение документов до исполнителей
109. Документы руководителю учреждения и органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности), заместителям руководителя учреждения и органа УИС передаются на рассмотрение только после их регистрации.
110. Проекты указаний руководителя учреждения и органа (лица, временно исполняющего его обязанности), заместителей руководителя учреждения и органа УИС оформляются службой делопроизводства.
111. После рассмотрения руководителем учреждения и органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности), заместителями руководителя учреждения и органа УИС документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа в электронную базу данных.
112. Служба делопроизводства направляет структурным подразделениям рассмотренные документы, в соответствии с указаниями по их исполнению. Подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, а соисполнителям - копии документов в бумажном или в электронном виде.
113. Для ознакомления руководителей структурных подразделений и их работников с полученным документом используется лист ознакомления (приложение N 15).
5.5. Регистрация отправляемых документов
114. Регистрация отправляемых документов осуществляется службой делопроизводства в журнале учета исходящих документов (приложение N 16) или в электронной базе данных.
115. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления и комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
116. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.