117. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в соответствующих реквизитах бланка (на внутренних документах, оформляемых не на бланках - после реквизита "Подпись") и на копии, остающейся в деле структурного подразделения.
118. Копия документа с визами согласования и приложениями к нему в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ хранится в деле вместе с документом-ответом), копия отправляемого документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.
5.6. Отправка документов
119. Отправка документов осуществляется службой делопроизводства в следующем порядке.
Документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, направляются фельдъегерской связью.
120. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
121. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
122. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
123. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
124. Документы отправляются в пакетах. На пакетах указываются:
степень срочности, если она имеется на подписанном документе;
адресат, его почтовый адрес и индекс предприятия связи;
номера документов, вложенных в пакет;
почтовый адрес отправителя.
В один пакет могут помещаться несколько документов.
125. В случаях, когда приложения направляются в нескольких пакетах, в первый пакет вкладывается сопроводительное письмо, ставится исходящий номер, а на остальных пакетах ставится пометка "К исх. N ____".
На оборотной стороне сопроводительного письма делается запись о количестве направленных пакетов. Например:
Всего в Ваш адрес направлено пять пакетов к исх. N 10/3-65.
126. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по реестру (спискам), фиксирующему количество отправленных пакетов.
127. Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом.
128. Заказные письма в пакетах передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на пакетах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело службы делопроизводства.
129. Документы массовой рассылки направляются в соответствии со списком к рассылке, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель службы делопроизводства. Список к рассылке, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело структурного подразделения.
5.7. Организация исполнения документов
130. Указания по исполнению документа оформляются на отдельном бланке.
Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Фамилия И.О.
Прошу подготовить проект
ответа к 05.05.2010.
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя структурного подразделения (уполномоченного им работника) и даты.
131. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя учреждения и органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности), заместителей руководителя учреждения и органа УИС, а также руководителя структурного подразделения.
Структурное подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
132. Документы, поступившие в структурное подразделение с поручением руководства учреждения и органа УИС, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
133. Работники структурных подразделений в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений к нему с соблюдением правил, установленных Инструкцией;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае существенной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях - подготовку списка к рассылке документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение);
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
134. Документы, полученные в службе делопроизводства для ознакомления, подлежат возврату в 3-дневный срок, если не согласован иной срок.
5.8. Регистрация организационно-распорядительных документов
135. Приказы (распоряжения), оформленные в соответствии с Инструкцией, после подписания руководителем учреждения и органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности) представляются на регистрацию в службу делопроизводства вместе с указателем расчета-рассылки, подготовленным исполнителем, подписанным руководителем соответствующего структурного подразделения и руководителем службы делопроизводства.
136. Приказы (распоряжения) регистрируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела службой делопроизводства.
137. Издаваемые в учреждениях и органах УИС приказы (распоряжения) регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года в журналах учета издаваемых приказов (распоряжений) (приложение N 17) или в электронной базе данных по виду издания и в день их подписания.
Приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет допускается регистрировать в одном журнале учета издаваемых приказов (распоряжений) или в электронной базе данных.
138. Все поступившие в учреждения и органы УИС копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, приказов (распоряжений) федеральных органов исполнительной власти, Минюста России, ФСИН России регистрируются в службе делопроизводства, докладываются руководителю учреждения и органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности), после рассмотрения возвращаются в службу делопроизводства для исполнения поручений, данных руководителем учреждения и органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности).