открыть электронный документ и убедиться в правильности его адресования;
проверить наличие сопроводительного письма, а также всех названных в документе приложений;
при поступлении электронного документа, содержащего нечитаемую информацию, или при отсутствии указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров направляется запрос о повторной передаче информации в адрес отправителя.
Получение электронных документов должно проверяться в течение рабочего дня периодически с интервалом 10 - 20 минут.
Работник, допущенный к передаче (приему) документов, несет персональную ответственность за соблюдение требований приема-передачи документов по каналам электрической связи.
Абзац седьмой утратил силу.
Запрещается передавать в электронных сообщениях сведения, составляющие государственную тайну, и сведения с грифом "Для служебного пользования".
После подписания документа запрещается внесение каких-либо изменений в его текст.
При передаче на рассмотрение руководителю учреждения или органа УИС поступивших электронных документов, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям учреждения или органа УИС, а также отправке и хранении электронных документов вместе с ними передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью руководителя учреждения или органа УИС.
Контроль доставки отправленных электронных документов возлагается на работника, отправившего электронный документ. Контроль обеспечивается средствами электронной почты.
При отправке электронного документа обязательно указываются следующие реквизиты: адресат, дата документа, регистрационный номер документа, фамилия, инициалы и рабочий телефон работника, отправившего электронный документ.
Регистрация электронного документа аналогична регистрации отправляемого и принимаемого документа на бумажном носителе с занесением в него регистрационного номера документа и даты регистрации.
После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307, N 27, ст. 3474) заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.13. Регистрация документов, поступивших по факсимильной связи
156. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения юридической силы, за исключением документов об освобождении подозреваемых, обвиняемых и осужденных, поступивших из Верховного Суда Российской Федерации, подтвержденных телеграммой категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ".
Документы в адрес учреждений и органов УИС передаются по факсимильным аппаратам.
157. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа. Поэтому обязательна последующая досылка оригинала документа по почте или с нарочным.
Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация является официальным документом, если получена или направлена по ведомственным каналам связи учреждения и органа УИС.
Ответственность за содержание передаваемого по факсимильной связи документа возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.
158. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью;
фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением;
подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
Контроль за использованием факсимильных аппаратов, установленных в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.
По факсимильной связи запрещается передавать документы, написанные с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанные или написанные на красной, серой бумаге, а также напечатанные шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.
На оригинале документа, переданного по факсимильной связи, или принятой факсограммы указываются дата и время передачи (приема), наименование корреспондента (кто направил или кто принял) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью исполнителя.
Принятая факсограмма докладывается руководителю учреждения и органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности) в день ее приема, срочная - немедленно и с указанием передается исполнителю под роспись.
159. Поступающие (отправляемые) факсограммы регистрируются в журнале учета принятых (переданных) факсограмм (приложение N 20).
Для отличия от других входящих документов к регистрационному номеру добавляется буквенный индекс "ф" (факсограмма). Например, входящий N 84ф от 14.02.2011.
5.14. Учет и анализ объемов документооборота
160. Учет объемов документооборота в учреждении или органе УИС ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
161. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в учреждение или орган УИС и создаваемых в нем, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю учреждения или органа УИС (лицу, временно исполняющему его обязанности) в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
162. Под объемом документооборота в учреждении или органе УИС понимается количество документов, поступивших в учреждение или орган УИС и созданных им за определенный период времени (месяц, год).
163. Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
Общий объем документооборота подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным данным, структурным подразделениям.
164. При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество поступающих и создающихся в учреждении или органе УИС документов.
165. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
166. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным.
При учете входящих и исходящих документов сопроводительное письмо и приложения к нему принимаются за один документ.
167. Сведения об объеме документооборота структурные подразделения готовят по установленной форме (приложение N 21).
168. Сведения о документообороте представляются:
службой делопроизводства учреждений, подведомственных территориальным органам ФСИН России, - в службу делопроизводства территориального органа ФСИН России ежеквартально, к 10 июля (за полугодие) и к 15 января (за прошедший год).
службой делопроизводства территориальных органов ФСИН России, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, - в управление делами ФСИН России ежегодно, к 20 июля (за полугодие) и к 20 января (за прошедший год).
5.15. Тиражирование документов
169. Поступающие на тиражирование документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А4.
170. На тиражирование передаются первые экземпляры (подлинники) документов.
171. На тиражированных документах на оборотной стороне последнего листа обязательно делается запись: "Дополнительно размножено и разослано экз.".
172. Тиражирование документов без визы руководителя службы делопроизводства запрещается.
173. Основанием для тиражирования документов является заполненный заказ на выполнение копировально-множительных работ (приложение N 22).