д) визы собираются на оборотной стороне последнего листа телеграммы;
е) после текста телеграммы размещается реквизит "Подпись" с указанием должности, специального звания (классного чина), фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму.
Право подписи телеграммы имеет руководитель учреждения или органа УИС (лицо, временно исполняющее его обязанности);
ж) под реквизитом "Подпись" в левом нижнем углу телеграммы указываются фамилия исполнителя с инициалами и его телефон;
з) телеграмма заверяется печатью или штампом службы делопроизводства.
Изменения в тексте должны быть заверены подписью должностного лица, подписавшего телеграмму.
Разрешение на отправку подписанной телеграммы с отметкой "СРОЧНАЯ" визируется должностным лицом, подписавшим телеграмму, в верхнем поле документа.
4.15. Электронный документ, направляемый по ведомственным каналам связи учреждений и органов УИС
83. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, и оформляется по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях.
В учреждениях и органах УИС создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется директором ФСИН России на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов, утверждается директором ФСИН России по согласованию с Федеральным архивным агентством*(2).
Документы, создаваемые в учреждении или органе УИС и (или) поступившие в учреждение или орган УИС на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
84. Для подтверждения подлинности электронных документов в учреждении или органе УИС используются электронные подписи.
Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота учреждений и органов УИС могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.
Электронные документы исполняются в форматах Open Document для офисных приложений, а также Microsoft Office для создания и обработки документов и PDF для хранения сканированных изображений.
Абзац шестой утратил силу.
При направлении электронного документа более чем в 5 адресов составляется список к рассылке в установленном порядке.
В целях учета и поиска документов в СЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа.
В СЭД могут быть включены дополнительные сведения о документе:
наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа);
отметка о переносе срока исполнения документа;
срок хранения документа;
наименования приложений к электронному документу;
ключевые слова и др.
V. Организация документооборота в учреждениях и органах УИС
85. Движение документов в учреждениях и органах УИС с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образуют документооборот, который состоит из следующих документопотоков:
входящий;
исходящий;
внутренний.
5.1. Доставка документов
86. Доставка документов в учреждениях и органах УИС осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связи.
87. Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской и специальной связью - срочная корреспонденция учреждений и органов УИС и иных организаций; электрической связью - факсимильные и электронные документы.
88. В учреждениях и органах УИС для доставки документов в пределах субъекта Российской Федерации (населенного пункта) в исключительных случаях назначаются специально выделенные работники, которым сдаются пакеты для отправки.
89. Доставка документов осуществляется на специально закрепленных за службой делопроизводства для этих целей автомобилях, которые должны быть оборудованы средствами радиосвязи. Перевозка служебных документов городским и общественным транспортом запрещена.
90. Ответственность за организацию отправки и доставки документов возлагается на руководителя службы делопроизводства. Ответственность за материальное и техническое обеспечение отправки и доставки документов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений учреждения или органа УИС.
91. Доставка (отправка) документов осуществляется по реестру или разносным книгам. Служебные документы адресатам в пределах населенного пункта могут передаваться работниками службы делопроизводства по принадлежности под роспись в реестре через экспедиторов, фельдъегерей, курьеров.
5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
92. Прием и первичная обработка поступающих в учреждения и органы УИС документов осуществляется службой делопроизводства.
93. Поступающие через подразделения фельдъегерской и специальной связи в учреждения или органы УИС документы в рабочее время принимаются работниками службы делопроизводства и регистрируются в журналах учета документов или электронной базе данных, в которые включаются основные реквизиты поступающих документов.
В вечернее время (после 18.00 - в понедельник-четверг, после 17.00 - в пятницу), выходные и нерабочие праздничные дни документы принимаются оперативным дежурным дежурной службы учреждения или органа УИС (далее - оперативный дежурный), регистрируются в журнале учета пакетов (приложение N 13) и по возможности оперативно передаются в службу делопроизводства для регистрации.
94. Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам учреждений и органов УИС, также оперативно передаются ими в службу делопроизводства для регистрации.
Принявший документы, пакеты работник расписывается за их получение в реестре (разносной книге или расписке), где прописью указывает их количество, дату и время их приема и заверяет свою подпись печатью "Для пакетов". Оперативный дежурный, кроме этих данных, в журнале учета пакетов записывает номера документов, указанные на пакетах.
95. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа. Ошибочно доставленные документы возвращаются почтовому учреждению или пересылаются надлежащему отправителю. Оформление заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.
96. В службе делопроизводства вскрываются все пакеты с документами, за исключением пакетов, имеющих пометку "Лично".
97. При вскрытии пакетов проверяется соответствие указанных на них учетных номеров номерам документов, находящихся в пакете; количество документов в приложении с учетными данными о них, указанными в сопроводительном письме, количество экземпляров и листов всех документов.