основание (реквизиты распорядительного документа);
состав комиссии (наименование комиссии, должности, специальные звания (классные чины), фамилия и инициалы председателя, далее в алфавитном порядке - фамилии и инициалы членов комиссии);
присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие работники, не включенные в состав комиссии, то указываются их должности, специальные звания (классные чины), фамилии и инициалы).
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
На обороте последнего листа документа указываются количество экземпляров акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены.
Дата акта должна соответствовать дню факта или события, отраженного в нем.
Члены комиссии, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с указанием о своем несогласии и излагают свое мнение на отдельном листе - приложении.
Акт является основанием для подготовки структурными подразделениями соответствующих организационно-распорядительных документов.
После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием под роспись должностных лиц, к деятельности которых он относится.
75. Обзор является разновидностью справки и составляется в целях информирования учреждений и органов УИС, а также других организаций о положении дел или итогах деятельности за конкретный период времени.
Обзор составляется на соответствующем бланке структурным подразделением по курируемому направлению служебной деятельности и подписывается руководителем учреждения или органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности).
76. Справка оформляется в целях служебного информирования по поручению руководства учреждения и органа УИС.
Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание.
Справка может иметь несколько разделов, пояснения и сноски, приложения в виде схем, таблиц.
Реквизит "Подпись" в справке отсутствует, в конце может указываться структурное подразделение (должностное лицо), подготовившее справку.
77. Заключение содержит мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу.
Заключение оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. В заголовке заключения указывается наименование документа или вопросе, во исполнение которого оно подготовлено.
Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается общая оценка вопросов или документа и предложения по документу в целом, во второй - конкретные выводы по существу каждого рассмотренного вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на пункты.
Заключение подписывают должностное лицо и члены комиссии, утверждает руководитель учреждения или органа УИС (лицо, временно исполняющее его обязанности).
78. В рапорте (заявлении) фиксируется информация как служебного, так и личного характера (о нарушении служебной дисциплины, о происшествии, о предоставлении отпуска и т.п.).
Рапорт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, заголовка не имеет, текст должен быть лаконичным. Суть ходатайства, информации либо просьбы, содержащейся в рапорте (заявлении), целесообразно использовать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы.
Слово "Рапорт" (Заявление) пишется (печатается) с заглавной буквы, вразрядку, точка в конце не ставится.
79. Предписание выдается руководителем учреждения или органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности) подчиненным работникам для удостоверения предоставленных им служебных прав и возложенных на них обязанностей по отдельным направлениям деятельности (предписание на право проверки службы, режима секретности, организации и ведения делопроизводства, организации конвоирования осужденных и т.п.). Предписание оформляется на соответствующем бланке (приложение N 10).
Предписание подписывается руководителем учреждения или органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности) и заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
80. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени учреждения или органа УИС, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на бланке письма учреждения или органа УИС.
Оформление доверенности в учреждении или органе УИС осуществляется в соответствии со статьями 186, 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.
Доверенность на право заключения договоров, совершения иных действий от имени учреждения или органа УИС, представления интересов учреждения или органа УИС в различных государственных, общественных и судебных органах оформляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
полное наименование учреждения или органа УИС;
фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
данные об основаниях, подтверждающих полномочия руководителя учреждения или органа УИС (лица, временно исполняющего его обязанности);
содержание доверенных полномочий;
срок действия доверенности.
Доверенность подписывает руководитель учреждения или органа УИС (лицо, временно исполняющее его обязанности), регистрируется и заверяется в службе делопроизводства печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
4.13. Телеграмма, направляемая по почтовой связи
81. Телеграмма, направляемая по почтовой связи, оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в 2 экземплярах (оригинал передается в почтовое отделение, копия с подписями визирующих лиц помещается в номенклатурное дело структурного подразделения) следующим образом:
а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы, Например: СРОЧНАЯ;
б) перед текстом центрованно размещается реквизит "Наименование документа" - ТЕЛЕГРАММА;
в) после наименования помещается реквизит "Адресат" с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), индекса предприятия связи (приложение N 11). Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;
г) текст телеграммы оформляется как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами);
д) визы собираются на лицевой стороне 2 экземпляра;
е) после текста телеграммы размещается реквизит "Подписью с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.
Телеграммы подписывает руководитель учреждения или органа УИС (лицо, временно исполняющее его обязанности).
ж) первый экземпляр телеграммы заверяется в службе делопроизводства печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
4.14. Телеграмма, направляемая по ведомственным каналам связи учреждений и органов УИС
82. Телеграмма, направляемая по ведомственным каналам связи учреждений и органов УИС, оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в одном экземпляре (для подразделения связи снимается копия с подписанной телеграммы, оригинал помещается в номенклатурное дело) следующим образом:
а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы. Например: СРОЧНАЯ;
б) под категорией телеграммы размещается реквизит "Наименование документа" - ТЕЛЕГРАММА;
в) после наименования документа помещается реквизит "Адресат" с обязательным указанием города, наименования конкретного учреждения или органа УИС, фамилии его руководителя, при направлении другим организациям номера его абонентского телеграфа. При направлении телеграммы в несколько адресов адресная часть текста при количестве 5 адресатов пишется в телеграмме, свыше 5 - составляется рассылочная ведомость (в этом случае в реквизите "Адресат" указывается общее наименование учреждений и органов УИС) (приложение N 12);
г) текст телеграммы оформляется, как служебное письмо (с абзацами, предлогами, знаками препинания, только прописными буквами);