И.О. Фамилия
Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных учреждений и органов УИС, иных организаций, то их следует указывать обобщенно.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в ФСИН России, органы государственной власти субъекта Российской Федерации, территориальные подразделения федеральных органов исполнительной власти и т.п.
При адресовании служебного письма в иную организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании служебного письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Фамилия И.О.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Тульская обл., 301264
При адресовании документа должностному лицу учреждения или органа УИС, иной организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем службы делопроизводства.
в) Дата.
Дата служебного письма, как правило, оформляется в день его подписания при регистрации службой делопроизводства.
Дату служебного письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Дата в соответствующем реквизите бланка оформляется цифровым способом:
____ 12.05.2010 N ____
На N 538 от 15.04.2010
В тексте служебных писем даты также печатаются цифровым способом, причем сначала дата, затем номер, например: от 12.05.2009 N 609.
Допускается написание дат словесно-цифровым способом, например, от 12 мая 2009 г. N 609.
По всему тексту служебного письма должно быть единообразное написание дат - или цифровым способом, или словесно-цифровым.
Не допускаются разрыв даты в словесно-цифровом способе и перенос на другую строку (28/декабря/2009 г.), знака N и самого номера (знак N на одной строке, сам номер - на другой).
г) Регистрационный номер.
Регистрационный номер служебного письма после его подписания состоит из цифровых индексов, указывающих на учреждение или орган УИС, его подготовившее, порядковый номер документа.
Например, N 2/ТО/1-55, где: 2/ТО/1 - индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, которым подготовлено письмо; 55 - порядковый номер документа.
д) Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также при необходимости в вводной части текста служебного письма.
е) Заголовок.
Заголовок к тексту служебного письма должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы: "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене..." и т.д.
Заголовок составляется ко всем служебным письмам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок располагается под угловым штампом служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен быть выполнен единым шрифтом с текстом служебного письма.
ж) Текст.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части служебного письма, над подписью.
Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами (если имеются слова "Уважаемый...!", то от заголовка до этих слов и от них до текста по 2 межстрочных интервала).
Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем отчет по форме ..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("УФСИН России по Псковской области не считает возможным....", "УФСИН России по Орловской области предлагает рассмотреть возможность..."), на бланке письма - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о ....", "Считаю возможным принять участие в ...").
Текст служебного письма излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующим критериями:
официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;
конкретность адресата, однозначность, целесообразность
и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование;
логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки.
з) Приложение.
Реквизит "Приложение" отделяется от текста служебного письма 2 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается с абзаца, без подчеркивания, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.
Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
При отсутствии в тексте служебного письма наименования прилагаемых документов они обязательно указываются в реквизите "Приложение", затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Отчет " "
на 7 л. в 2 экз.
2. Пояснительная записка к отчету на 3 л.
В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. только в первый адрес.