Правила, инструкции регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной деятельности и работу конкретных категорий работников.
Инструкции содержат нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке и какими способами и методами осуществляется тот или иной вид деятельности.
Регламенты устанавливают общие правила организации деятельности учреждений и органов УИС по реализации их полномочий и взаимодействия учреждений и органов УИС с иными органами власти.
4.6. Гриф утверждения
53. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, специального звания (классного чина), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ГУФСИН России
по Пермскому краю
генерал-майор внутренней службы
Подпись И.О.Фамилия
Дата
54. Гриф УТВЕРЖДАЮ может использоваться для придания юридической силы следующим организационно-распорядительным документам:
а) планам, графикам работы, повесткам заседаний комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов;
б) должностным инструкциям сотрудников и должностным регламентам федеральных государственных гражданских служащих УИС;
в) финансово-хозяйственным документам: сметам, счетам, ведомостям, балансам, отчетам, альбомам учетной документации, актам передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, актам списания имущества, актам ревизий, проверок и инвентаризации;
г) архивным документам: описям дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, актам передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, актам уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др.;
д) планам работы структурных подразделений;
е) иным документам по согласованию с руководителем учреждения и органа УИС.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 8.
Личная подпись должностного лица учреждения и органа УИС в грифе утверждения при необходимости может заверяться в службе делопроизводства печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
4.7. Протоколы
55. Протокол заседания (совещания) - документ информационно-распорядительного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.
56. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
57. Протоколом оформляются решения, принятые на заседаниях коллегий территориальных органов ФСИН России, совещаниях при руководителе учреждения и органа УИС, заместителе руководителя учреждения и органа УИС, руководителей структурных подразделений, иных совещаниях (приложение N 9).
58. Протокол заседания (совещания) оформляет секретарь заседания (совещания) (ответственный за проведение заседания (совещания) работник) на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.
59. Протокол имеет следующие реквизиты:
а) вид документа - протокол, слово печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом Times New Roman N 15 и выравнивается по центру;
б) вид заседания (совещания) - печатается на следующей строке после предыдущего реквизита полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
в) дата протокола оформляется словесно-цифровым способом в соответствии с подпунктом "б" пункта 49 Инструкции и печатается через 1 межстрочный интервал после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания (совещания);
г) место проведения заседания (совещания) - печатается по левой границе текстового поля полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания);
д) номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера, может включать буквенные индексы. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии территориального органа ФСИН России, протоколы совещаний при руководителе учреждения или органа УИС, протоколы совещаний у заместителя руководителя учреждения и органа УИС, протоколы совещаний при руководителе структурного подразделения;
е) подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает в себя наименование должности лица, председательствующего на заседании (совещании), специальное звание (классный чин), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности и специальное звание (классный чин) печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравниваются по левому краю.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки специального звания (классного чина) с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подпись секретаря заседания (совещания) включают в себя слова "Секретарь заседания (совещания)", его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Слова "Секретарь заседания (совещания)" отделяются от строки "специальное звание (классный чин) председательствующего на заседании (совещании)" 3 межстрочными интервалами и выравниваются по левому краю. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
60. В учреждениях и органах УИС протоколы могут издаваться в полной, а также в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст основной части протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
60.1. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются должность, специальное звание (классный чин) фамилия и инициалы председателя заседания (совещания), фамилии и инициалы секретаря заседания (совещания) и присутствовавших на заседании (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители других организаций указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали - Выступили - Постановили (Решили).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".
Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании); при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Документы для обсуждения представляются структурными подразделениями, на которые возложена обязанность по их подготовке, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы заседания (совещания) учреждения и органа УИС, секретарю заседания (совещания) (ответственному за проведение заседания (совещания) работнику). Справки подписывают руководители структурных подразделений-исполнителей.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), а также представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
60.2. Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются должность, специальное звание (классный чин) фамилия и инициалы председателя заседания (совещания), фамилии и инициалы секретаря заседания (совещания) и присутствовавших на заседании (совещании).
Слова "Председатель", "Секретарь" и "Присутствовали" печатаются от границы левого поля полужирным шрифтом, подчеркиваются, в конце ставится двоеточие.