Многострочные наименования должностей присутствующих из других организаций указываются через 1 межстрочный интервал.
Председатель: Начальник УФСИН России по Орловской области
полковник внутренней службы Иванов В.В.
Секретарь: Петрова Т.Н.
Присутствовали Антонов П.Н., Семенов С.Б., Ивашов В.В.,
Кошелев П.К., Лапин В.К., Майоров А.А.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения с указанием срока их выполнения.
Вопросы нумеруются римскими цифрами, начинаются с предлогов "О", "Об", печатаются центрованно полужирным шрифтом размером шрифта N 14 и отделяются чертой полужирного шрифта ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала.
Под чертой указываются фамилии и инициалы выступивших при обсуждении данного вопроса, в алфавитном порядке.
Затем указывается принятое по вопросу решение с указанием срока его исполнения.
60.3. Протоколы заседаний (совещаний) при руководителе учреждения и органа УИС, заместителях руководителя учреждения и органа УИС готовятся в течение суток после окончания заседания (совещания), если председателем заседания (совещания) не установлен иной срок.
60.4. Протокол подписывают председатель заседания (совещания) и секретарь заседания (совещания).
Утвержденный протокол в течение суток секретарем заседания (совещания) (ответственным за проведение заседания (совещания) работником) тиражируется и рассылается заместителям руководителя учреждения или органа УИС, руководителям структурных подразделений, указанным в протоколе, а также по решению председателя заседания (совещания) заинтересованным государственным учреждениям и иным организациям.
Подлинник протокола помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел учреждения или органа УИС.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к той теме повестки дня, по которой готовят выписку.
Выписка воспроизводит все реквизиты протокола, вводную часть текста, тему повестки дня, по которой готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение темы и принятое решение.
Выписку из протокола подписывает секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова "Верно", должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется подписью руководителя организации и Гербовой печатью.
4.8. Служебная переписка
61. В учреждениях и органах УИС используются различные виды официальных документов информационно-справочного характера для обмена информацией в деятельности государственных учреждений, иных организаций и граждан.
62. В зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электрической связи документы подразделяются на следующие виды: служебное письмо, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма.
Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по фельдъегерской, почтовой связи.
Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Электронное письмо (электронное сообщение) документ информационно-справочного характера, передаваемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.
Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
63. Служебное письмо используется для оперативной связи между учреждениями и органами УИС и другими организациями, по своему содержанию может быть инициативным (запрос, разъяснение) либо в виде ответа.
64. Виды служебных писем:
ответы о выполнении поручений директора ФСИН России, первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, руководителя территориального органа ФСИН России;
ответы на запросы других организаций и граждан;
ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции учреждения и органа УИС;
инициативные документы, в том числе информационные письма для учреждений, подведомственных территориальному органу ФСИН России;
другие документы.
4.9. Реквизиты служебных писем
65. Служебные письма имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:
а) Бланк.
Служебные письма в учреждениях и органах УИС оформляются на бланках формата А4 (210х297 мм) шрифтом Times New Roman N 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции.
Шрифт в письме (адресат, заголовок, текст, подпись) должен быть единым по размеру.
б) Адресат.
При оформлении адресата служебного письма 1-я строка располагается на бланке на уровне слов "Главное управление", "Управление". Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют вышестоящим органам и подведомственным учреждениям, иным организациям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
В состав реквизита "Адресат" входят: наименование учреждения или органа УИС, иной организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если служебное письмо направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный список к рассылке, или гражданину, исполнитель документа указывает в реквизите "Адресат" полный почтовый адрес получателя.
Наименование учреждения или органа УИС, иной организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
При направлении служебного письма в учреждение или орган УИС, иную организацию наименование пишется в именительном падеже, например:
Территориальное управление
Росимущества
по Амурской области
ул. Ленина, д. 1,
г. Благовещенск, 101000
При направлении служебного письма должностному лицу наименование учреждения или органа УИС, иной организации указывается в родительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже, например:
Начальнику УФСИН России
по Орловской области
специальное звание (классный чин)