5) карточка пономерного учета сотрудника формы N 4 (приложение N 6 к Инструкции), которая предназначена для организации учета сотрудников, имеющих специальные звания рядового и начальствующего состава, в целях ведения справочно-поисковой работы;
6) карточка сотрудника, имеющего специальное звание высшего начальствующего состава, формы N 5 (приложение N 7 к Инструкции), на основании которой в управлении кадров ФСИН России формируется картотека лиц, имеющих специальные звания от генерал-майора внутренней службы и выше;
7) карточка сотрудника, награжденного высшими государственными наградами Российской Федерации, формы N 7 (приложение N 8 к Инструкции), которая предназначена для учета и организации работы с сотрудниками, имеющими звание Героя Российской Федерации;
8) сокращенное личное дело, которое ведется на служащих, допущенных к особой важности, совершенно секретным и секретным документам и работам.
9. Заполнение документов персонального учета производится аккуратно, перьевой или гелиевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой) черного, синего или фиолетового цвета либо на печатающих устройствах, в том числе пишущих машинках. Сокращения допускаются в исключительных случаях, если они носят общепринятый характер и толкуются однозначно. Не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств, названий регионов, населенных пунктов, улиц, учреждений и органов УИС.
10. Документами количественного (статистического) учета кадров являются действующие формы статистической отчетности по различным аспектам работы с кадрами УИС.
11. Форма, порядок и сроки представления документов персонального и количественного учета в учреждениях и органах УИС определяются Табелем отчетности по кадрам УИС.
V. Основные требования, предъявляемые к учету кадров УИС
12. Учет кадров УИС должен:
вестись постоянно по формам и правилам, установленным настоящей Инструкцией;
своевременно, достоверно и полно отражать штатную и списочную численность кадров УИС, а также количественные и качественные изменения по каждому учреждению и органу УИС в целом и персонально по каждому сотруднику и служащему.
13. Ответственность за организацию и состояние учета кадров УИС возлагается на руководителей кадровых аппаратов и руководителей учреждений и органов УИС.
14. Должностные лица, указанные в п. 13 настоящей Инструкции, обязаны:
1) организовать учет кадров УИС в соответствии с требованиями Инструкции и Табеля отчетности по кадрам УИС, а также периодически лично контролировать его состояние как в возглавляемых ими аппаратах, так и в подведомственных учреждениях и органах УИС;
2) своевременно представлять сведения по кадрам, предусмотренные Табелем отчетности по кадрам УИС, а также проводить занятия (сборы) по профессиональной подготовке с работниками, непосредственно ведущими учет кадров;
3) обеспечивать сохранность документов по учету кадров и конфиденциальность содержащихся в них сведений;
4) обеспечить защиту прав и свобод сотрудников и служащих УИС при обработке их персональных данных.
VI. Присвоение личных номеров
15. Всем сотрудникам УИС, имеющим специальные звания рядового и начальствующего состава, присваиваются личные номера.
Личный номер состоит из заглавной буквы русского алфавита, обозначающей серию, и шестизначного числа.
1) Присвоение личных номеров лицам среднего, старшего и высшего начальствующего состава производится одновременно с присвоением первого специального звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава или при зачислении в кадры УИС.
2) Кадровые аппараты при оформлении документов на присвоение первого специального звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава или при зачислении в кадры УИС граждан, ранее проходивших службу в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах внутренних дел и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральной службе железнодорожных войск Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, иную военную службу и службу, приравненную к ней, заполняют алфавитную карточку по форме N 1 (приложение N 3 к Инструкции), карточку пономерного учета по форме N 4 (приложение N 6 к Инструкции) и вместе с представлением к присвоению первого специального звания (зачислению в кадры УИС) высылают в УК ФСИН России.
За лицами, проходившими службу (военную службу) в вышеперечисленных федеральных органах исполнительной власти, личные номера, присвоенные им в тот период, не сохраняются.
Лицам, имевшим специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава и уволенным из учреждений и органов УИС, при их зачислении вновь в кадры УИС присваиваются личные номера, под которыми они ранее состояли на службе в УИС. В случае, если указанные лица имели жетоны с личными номерами*(9) старого образца, то при их зачислении вновь в кадры УИС присвоение личных номеров производится в порядке, установленном настоящей Инструкцией для лиц, вновь принимаемых на службу.
3) Присвоение личных номеров лицам рядового и младшего начальствующего состава производится приказами руководителей соответствующих учреждений и органов УИС.
Курсантам и слушателям очных отделений образовательных учреждений ФСИН России личные номера присваиваются приказом образовательного учреждения одновременно с зачислением на учебу.
Выдача жетонов этой категории лиц производится кадровыми аппаратами на основании приказа о назначении на должность (зачислении на учебу).
4) На лиц рядового и младшего начальствующего состава, в 3-дневный срок с момента выдачи им жетонов заполняются карточки пономерного учета (форма N 4), которые направляются в кадровый аппарат соответствующего учреждения и органа УИС для формирования картотеки пономерного учета этой категории лиц.
5) Личные номера, присвоенные сотрудникам, имеющим специальные звания рядового и начальствующего состава, указываются в документах их личных дел (послужном списке, представлениях к присвоению специальных званий и т.п.), документах денежного и вещевого довольствия, приказах по личному составу и т.д.
6) Сотрудникам, имеющим специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава, жетоны вручаются одновременно с объявлением приказа о присвоении первого специального звания (зачислении в кадры УИС).
7) При увольнении сотрудников, имеющих специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава, жетоны сдаются ими в кадровые аппараты по месту службы для приобщения к документам личных дел увольняемых.
8) При увольнении лиц рядового и младшего начальствующего состава из учреждений и органов УИС, присвоении им специальных званий среднего начальствующего состава, откомандировании их для прохождения службы в другой регион (субъект Российской Федерации) жетон сдается в кадровый аппарат. В дальнейшем в зависимости от фактического состояния жетона руководитель кадрового аппарата может принять решение о его повторной выдаче, списании для уничтожения по акту или приобщении к личному делу.
В случае повторной выдачи жетона на лицо, его получившее, вновь заполняется карточка пономерного учета. Новая карточка хранится вместе с карточками других лиц, которым ранее присваивался личный номер.
16. Личные номера штампуются на металлической пластине овальной формы (приложение N 9 к Инструкции). Изготовление жетонов производится по заявкам кадровых аппаратов за счет средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание учреждений и органов УИС.
17. В кадровых аппаратах жетоны учитываются по установленной форме (приложение N 10 к Инструкции).
18. Сотрудники, получившие жетоны, расписываются за их получение в журнале учета сотрудников, получивших жетоны (приложение N 11 к Инструкции). Жетоны перечисляются в журнале в порядке возрастания номеров каждой серии. Журнал хранится в кадровом аппарате.
19. Жетоны, пришедшие в негодность, сдаются в кадровые аппараты. Утрата (порча) жетона является нарушением служебной дисциплины, и сотрудник, допустивший его утрату (порчу), привлекается к дисциплинарной ответственности. Взамен утраченного (испорченного) жетона кадровым аппаратом выдается дубликат жетона с тем же номером.
20. Заявки на изготовление дубликатов жетонов составляются кадровыми аппаратами на основании рапортов сотрудников, допустивших утрату (порчу) жетона.
21. Учреждения и органы УИС изготавливают жетоны самостоятельно. Учет и распределение личных номеров производятся в централизованном порядке.
______________________________
*(1) Далее - Инструкция.
*(2) Далее - ЦА.
*(3) Далее - учреждения и органы УИС.
*(4) Далее - УИС.
*(5) Далее - сотрудники.
*(6) Далее - служащие.
*(7) Далее - УК ФСИН России.
*(8) Далее - кадровый аппарат.
*(9) Далее - жетон (ы).
Приложение N 1
к Инструкции по учету кадров УИС
к Инструкции по учету кадров УИС