В случае изменения данных, изложенных в анкете и автобиографии (вступление в брак, изменение фамилии, рождение ребенка и т.п.), сотрудник сообщает об этом рапортом в кадровый аппарат по месту службы. При существенном изменении биографических данных руководитель кадрового аппарата может принять решение о заполнении новых анкеты и автобиографии. Рапорт, анкета и автобиография также помещаются в третий раздел личного дела.
8.1. В четвертую часть личных дел сотрудников, замещающих должности, установленные Перечнем должностей федеральной государственной службы, при назначении на которые граждане и при замещении которых федеральные государственные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 557 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 21, ст. 2542), и в третью часть сокращенных личных дел служащих, замещающих должности, установленные Указом Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 560 "О представлении гражданами, претендующими на замещение руководящих должностей в государственных корпорациях, фондах и иных организациях, лицами, замещающими руководящие должности в государственных корпорациях, фондах и иных организациях, сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 21, ст. 2545), приобщаются представляемые ими в установленном порядке сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и информация о результатах проверки достоверности и полноты этих сведений.
9. На оборотной стороне титульной обложки личного дела должна быть фотокарточка (анфас) размером 9 x 12 см. Лица, имеющие специальные звания, фотографируются в установленной повседневной форме одежды (без шинели и головного убора). На оборотной стороне фотокарточки записываются фамилия, имя, отчество сотрудника, которые заверяются подписью работника кадрового аппарата или непосредственного начальника. При присвоении очередного специального звания фотокарточка заменяется.
На второй внутренней стороне обложки подклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка и копия военного билета, бланк описи для регистрации хранящихся в нем документов.
Трудовая книжка регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и пересылается вместе с личным делом.
10. Для решения вопросов о приеме на службу, присвоении специального звания, для исчисления выслуги лет, назначения пенсии при увольнении сотрудников из числа лиц, ранее проходивших военную службу в качестве офицеров, прапорщиков, мичманов и военнослужащих сверхсрочной службы или по контракту в качестве солдат, матросов, сержантов и старшин, в военные комиссариаты направляются мотивированные ходатайства, подписанные директором Федеральной службы исполнения наказаний, начальниками учреждений и органов УИС. Срок работы с личными делами военнослужащих в учреждениях и органах УИС не должен превышать одного месяца с момента получения личных дел. По истечении указанного срока личные дела военнообязанных возвращаются в военные комиссариаты в установленном порядке. Перед их отправкой копии послужных списков военнослужащих и документов, связанных с прохождением военной службы в особых условиях (выписки из приказов, справки и другие документы), а также с выплатой единовременного пособия при увольнении с военной службы приобщаются к четвертой части личных дел сотрудников УИС (архивные документы).
11. Оформление, уточнение прохождения службы и выверка личного дела, а также своевременное получение необходимых характеризующих документов и документов об изменении в учетных данных (образовании, местожительстве, семейном положении и др.) сотрудников во всех кадровых аппаратах возлагается на лиц, занимающихся вопросами подбора и расстановки кадров.
12. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящими Правилами, запрещаются. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях лишь с разрешения руководителя учреждения или органа УИС или руководителя кадрового аппарата. Вместо изъятого документа в соответствующую часть личного дела вкладывается справка с указанием причин изъятия документа (в случае изъятия документа в описи соответствующей части делается отметка о местонахождении документа).
Во всех случаях, когда с документа, находящегося в личном деле, снимается копия, на подлинном документе делается пометка, для кого и когда снята.
13. Учет и хранение личных дел организуется кадровым аппаратом. Личные дела подлежат регистрации и сдаче на хранение не позднее 5-дневного срока после издания приказа о назначении на должность.
Учет личных дел производится по инвентарной книге (приложение Д к Правилам оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) УИС). Количество номеров в ней должно соответствовать количеству личных дел, подлежащих хранению. В целях более длительного использования книги под каждым номером предусматривается место для последующих записей. Номер, под которым учтено личное дело, проставляется на лицевой части и корешке обложки личного дела, в служебной карточке сотрудника формы 2. Личные дела хранятся по порядку номеров. В кадровых аппаратах, где на хранении находятся свыше 500 личных дел, ведутся алфавитные карточки личных дел (приложение Е к Правилам оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) УИС). Выдача (высылка) личных дел для временного пользования производится по контрольной карточке личного дела (приложение Ж к Правилам оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) УИС), находящейся в каждом личном деле.
Ежегодно, по состоянию на 1 января текущего года, в течение I квартала проводится проверка наличия личных дел. Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем соответствующего учреждения или органа УИС, в составе не менее 3 человек из числа работников, имеющих прямое отношение к проверяемым секретным документам и допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, по соответствующей форме. По итогам проверки составляется акт проверки наличия личных дел (приложение 3 к Правилам оформления и ведения личных дел сотрудников (сокращенных личных дел служащих) УИС).
14. Сотрудникам, уволенным со службы, из личного дела выдается трудовая книжка, заполненная в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках"***, о чем составляются расписки произвольной формы, которые хранятся в конвертах вместо выданных документов. Одновременно с выдачей документов уволенным сотрудникам, военнообязанным, в военные комиссариаты по месту их жительства высылаются извещения и копии (выписки) приказов об увольнении, заверенные подписью руководителя кадрового аппарата и оттиском гербовой печати учреждения или органа УИС. Уволенный сотрудник предупреждается о необходимости постановки на воинский учет в соответствии с действующим законодательством. Личные дела уволенных сотрудников сдаются на хранение в архивы учреждений и органов УИС.
15. На служащих, допущенных к работе с документами, имеющими грифы "Особой важности", "Совершенно секретно" и "Секретно", кадровые аппараты оформляют и ведут сокращенные личные дела установленной формы. Личные дела этой категории лиц состоят из четырех частей. Послужной список отсутствует.
В личном деле хранятся документы:
в первой части - связанные с их работой в органах внутренних дел и учреждениях и органах УИС (заявление о приеме на работу, характеристики, наградные документы и др.).
в второй части - анкеты, автобиографии и т.п.;
в третьей части - проверок отдельных фактов трудовой деятельности;
в четвертой части (в отдельной папке) - проверок по оперативным учетам и месту жительства.
На оборотной стороне титульной обложки личного дела служащего должна быть его фотография размером 9 х 12 см (без верхней одежды и головного убора). На оборотной стороне фотографии записываются фамилия, имя, отчество, которые заверяются подписью сотрудника кадрового аппарата. Опись документов, находящихся в личном деле, ведется в порядке, установленном пунктом 9 настоящих Правил.
______________________________
* Далее - личное (ые) дело (а).
** Далее - гербовая печать.
*** Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст. 1539; 2004, N 8, ст. 663.
Приложение А
к Правилам
к Правилам
Формат 230 х 330 мм
УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ СИСТЕМА
СЕКРЕТНО
(по заполнении)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО
N _____________
__________________________________________
(фамилия)
__________________________________________
(имя, отчество)
Личный N ____________________
Место для фотографии
9 x 12
ЧАСТЬ 1
Послужной список
Документы, подтверждающие (устанавливающие) стаж
службы или его отдельные периоды
ЧАСТЬ 2
Документы, связанные с прохождением службы:
заявление о приеме на службу в УИС;
заключение о приеме на службу в УИС;
служебный контракт;
представления о присвоении специальных званий;
наградные листы;
аттестации, служебные характеристики и т.п.